Gepersonaliseerde e-mails: veel mails in een paar kliks

Door: theske-slijkerman | 21 april 2018 09:28

How To

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Pagina 2: verder aanpassen

05 Persoon of gezin

Tot nu toe laten we iedere e-mail beginnen met ‘Beste’, gevolgd door de voornaam. Je kunt een stap verder gaan en sommige mensen aanspreken in de vorm van ‘Beste Sanne’ en anderen als ‘Beste familie Jansen’. Hiervoor voeg je aan je Excel-lijst twee kolommen toe voor de manier waarop je de mensen aanspreekt. Noem kolom E Aanspreken met en typ en de cellen hoe je de mensen wilt aanspreken. Wij kiezen voor de voornaam (dan typ je de voornaam) ofwel familie.

Boven kolom F zet je het kopje Aanhef. We laten het ‘berekenen’ van de aanhef aan een formule over. Zet in cel F2 de formule:

=ALS(E2="familie";"Beste "&E2&" "&ALS(B2<>"";B2&" ";"")&C2;"Beste "&E2)

Deze formule plakt met het teken & een paar stukjes tekst aan elkaar.

> De formule kijkt of in E2 ‘familie’ staat.

> Is dat wel het geval, dan geeft het de tekst ‘Beste ’ gevolgd door het woord in cel E2 (familie) en weer een spatie.

> Het kijkt of er een tussenvoegsel aanwezig is in cel B2 en neemt dat dan over met een spatie erbij.

> Vervolgens plakt het de achternaam erachter.

> Staat er in cel E2 géén ‘familie’, dan is de uitkomst het woord ‘Beste ’ gevolgd door de voornaam die in E2 getypt is.

Kopieer deze formule omlaag naar alle andere geadresseerden. Bij het opgeven van de velden bij het samenvoegen in Word, zorg je nu dat je de hele regel van de aanhef leeg maakt, en je hier het veld «Aanhef» invoegt (in plaats van «Voornaam»).

05 Wil je verschil maken in de aanhef, dan stel je dat in de Excel-lijst in.

Tijd aanpassen

We gaan de e-mail nog iets verder personaliseren, we kunnen er namelijk voor zorgen dat de familieleden alleen voor de middag uitgenodigd worden, en onze vrienden alleen voor de avond.

We maken twee nieuwe kolommen aan in ons Excelbestand. Kolom G geven we de titel Middag/avond en kolom H krijgt de titel Tijd. In kolom G voer je nu bij iedere genodigde in of hij voor de middag of de avond is uitgenodigd. Onder Tijd gaan we een formule gebruiken die de juiste zin in het Word-bestand gaat plaatsen:

=ALS(G2="middag";"Om 12.00 uur nodigen we alle familieleden uit voor een rondleiding met lekkere lunch.";"Om 20.00 uur leiden we alle vrienden rond onder het genot van een borrel.")

We lichten de formule weer toe.

> De formule kijkt of in G2 het woord ‘middag’ staat.

> Is dat wél het geval, dan zorgt het voor de tekst met de uitnodiging voor de lunch om 12.00 uur.

> Staat er in G2 níet het woord ‘middag’, dan volgt de tekst met de uitnodiging voor de borrel om 20.00 uur.

Ga nu terug naar het bericht in Word, verwijder de zinnen over de tijd en voeg hier het veld «Tijd» in. Klik je nu door de verschillende e-mails heen, dan zie je dat de e-mail aan jouw wensen wordt aangepast.

06 Je zorgt weer voor een formule om dit keer de juiste tijd in de mail te plaatsen.

Hetzelfde bericht rondsturen

Hoeft er geen persoonlijke aanhef boven de mail? Dan kun je snel hetzelfde bericht naar veel mensen sturen op deze manier: heb je de e-mailadressen in Excel, selecteer dan de hele serie en kies Kopiëren (of druk op Ctrl+C). Maak een nieuw bericht aan in Outlook. Het staat wel zo netjes als de geadresseerden elkaars naam niet zien, dus je kiest voor Opties en BCC weergeven. Klik in het vak BCC en plak daar de gekopieerde adressen (druk op Ctrl+V). Je ziet de adressen eerst onder elkaar, maar even later zet Outlook ze naast elkaar met een puntkomma ertussen. Zet bij Aan uw eigen adres. Zo stuur je aan iedereen hetzelfde bericht.

Schakelen met Alt+Tab

Als je drie programma’s open hebt, schakel je snel heen en weer met de volgende sneltoets. Houd de toets Alt ingedrukt en druk op de Tab-toets; je ziet de geopende programma’s in het klein. Druk zo vaak op de Tab-toets tot het juiste programma gemarkeerd is, laat de toetsen los en dat programma komt vol in beeld.

0 Reactie(s) op: Gepersonaliseerde e-mails: veel mails in een paar kliks

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.