Gescande documenten beheren met Mayan EDMS

© PXimport

Gescande documenten beheren met Mayan EDMS

Geplaatst: 18 juli 2017 - 09:33

Aangepast: 14 december 2022 - 11:41

Redactie ID.nl

Het goed beheren van je documenten is niet eenvoudig. Met Mayan EDMS krijg je de mogelijkheden om het goed aan te pakken, met documentversies, workflows, labels, indexes en automatische OCR. Gescande documenten beheren met Mayan EDMS doe je zo.

Het beheren van je gescande documenten is op zich niet zo’n lastige taak, maar het vereist wel behoorlijk wat inspanning. Je moet eerst het document scannen, binnenhalen via e-mail, vanaf een gedeelde netwerklocatie of vanaf je eigen schijf en dan ergens opslaan, zodanig dat je het ook nog ooit terug kunt vinden. Bij dat laatste heeft iedereen ook nog eens zijn eigen systeem, wat kan zorgen voor verwarring als je documenten wilt delen thuis of op het werk. Met Mayan EDMS kun je je gescande documenten beheren en ze automatisch laten omzetten naar tekst.

01 Omgeving voorbereiden

Mayan EDMS is een webapplicatie. Je kunt het direct in het besturingssysteem draaien. Dan heb je Linux of macOS nodig en een aantal commando’s. Daar gaan wij mee aan de slag zo direct. Je kunt Mayan ook als Docker-image verkrijgen en op die manier draaien, wat het geschikt maakt voor een aantal NAS’en en ook voor Windows 10. Je kunt het ook opzetten in Ubuntu Bash for Windows 10, maar houd er wel rekening mee dat als je Ubuntu-bash sluit, alle achtergrondservices van Ubuntu er ook mee ophouden.

Voor Ubuntu installeer je de volgende vereisten alvast:

sudo apt install libjpeg-dev libmagic1 libpng-dev libreoffice libtiff-dev gcc ghostscript gpgv python-dev python-virtualenv tesseract-ocr poppler-utils -y

Media has no description

© PXimport

02 Testomgeving

Om Mayan te installeren, is het een goed idee om eerst een virtuele omgeving aan te maken in Python. Dat doe je met:

virtualenv venv
source venv/bin/activate

Het tweede commando maakt deze virtuele omgeving van Python actief. Daarin kunnen we nu Mayan installeren:

pip install mayan-edms

Zodra de installatie is voltooid, is het nodig om het programma te initialiseren:

mayan-edms.py initialsetup
mayan-edms.py runserver 0.0.0.0:8000

Als alles goed gaat, is de server nu actief. Je kunt nu een browser openen en ermee aan de slag gaan.

Media has no description

© PXimport

03 Configuratie

Als je nu een browser opent en naar http://localhost:8000 gaat, verschijnt de inlogpagina van Mayan. Als je er vanaf een andere pc bij wilt, ga je naar http://<ip-adres-van-server>:8000. Erboven staat je gebruikersnaam en wachtwoord waarmee je kunt inloggen. De eerste actie die we moeten ondernemen, is om je wachtwoord te wijzigen. Daarvoor klik je na het inloggen rechts op je gebruikersnaam en klik je op Acties / Wachtwoord wijzigen. Plak je oude wachtwoord van zojuist en vul een nieuwe in.

Media has no description

© PXimport

04 Eerste document uploaden

Laten we nu ons eerste document uploaden en omzetten in tekst. Daarvoor ga je terug naar de hoofdpagina door te klikken op Mayan EDMS. Klik dan op de knop Nieuw document. Kies als eerste in welke categorie je het wilt plaatsen en klik op Volgende stap. Je kunt dan labels toevoegen aan het document, zodat je het later eenvoudig terug kunt vinden. Dat kunnen alleen bestaande labels zijn, dus die maken we zo meteen aan. Klik weer op Volgende stap en upload iets wat je gescand hebt. Dat kan een pdf, afbeelding, Office-document, tekstbestand of zelfs een zip zijn. Voor die laatste vink je dan wel de optie Uitpakken gecomprimeerde bestanden aan zodat die worden uitgepakt. Het document is daarna direct geüpload. Je kunt dan weer teruggaan naar de hoofdpagina en dan naar Alle documenten waar het document dan in de lijst staat.

Media has no description

© PXimport

Je hoeft er alleen op te klikken en het document is omgezet naar tekst.

-

05 Documentopties

Als je een document opent, zie je rechts een reeks opties voor het document. Zo kun je het bijvoorbeeld In/Uitchecken. Als je een document uitcheckt, voorkom je dat anderen wijzigingen kunnen maken. Het is bedoeld om bewerkingsconflicten te voorkomen voor als je zelf wijzigingen wilt gaan maken. Een andere optie is OCR, waarmee je het gescande document omzet naar tekst. Je hoeft er alleen op te klikken en het document is omgezet naar tekst. Op de pagina Commentaar zie je welk commentaar er allemaal is achtergelaten. Via Acties rechtsboven kun je nieuw commentaar toevoegen. Via die optie kun je ook de eigenschappen van het document bewerken, zoals de taal aanpassen, maar je kunt zo ook het document e-mailen, afdrukken of verwijderen.

Media has no description

© PXimport

E-mail instellen

Om e-mail vanuit Mayan te versturen, is het nodig om de gegevens van je SMTP-mailserver in te vullen. Daarvoor open je een terminal en bewerk je het bestand venv/lib/python2.7/site-packages/mayan/settings/local.py met bijvoorbeeld nano. Voeg dan het volgende toe aan het bestand:

EMAIL_HOST = ‘smtp.gmail.com’
EMAIL_PORT = 587
EMAIL_HOST_USER = ‘gebruikersnaam’
EMAIL_HOST_PASSWORD = ‘wachtwoord’
EMAIL_USE_TLS = True

Vul de juiste gegevens in van de e-mailprovider die je wilt gebruiken. Je kunt hier bestaande e-mailproviders gebruiken, zolang je er maar een account hebt. Sla het bestand op in nano met Ctrl + X / Y en start je server opnieuw op.

Media has no description

© PXimport

06 Mappen & tags

Het is handig om wat orde aan te brengen in de chaos. Daarvoor maak je in Mayan gebruik van mappen. Klik bovenin in het menu op de optie Mappen. Je kunt dan via de knop Acties kiezen voor Maak map. Vul een label in en sla de map op. Je kunt naast mappen ook labels, genaamd Tags, aanmaken waarmee je documenten eenvoudig terug kunt vinden.

Media has no description

© PXimport

07 Instellingen

Om de instellingen van Mayan te wijzigen, klik je op je gebruikersnaam en ga je in het menu rechts naar Setup. Met de knop Gebruikers voeg je een nieuwe gebruiker toe. Alleen een gebruikersnaam is verplicht. Klik dan op Verstuur en vul een wachtwoord in voor die gebruiker. Op de pagina Gebruikersrollen kun je nieuwe rollen toevoegen via Acties. Daarna ga je naar Permissies gebruikersrollen en kun je instellen wat gebruikers met die rol allemaal mogen doen in het systeem. Met de knop Leden voeg je gebruikers aan die rol toe. Groepen zijn alleen bedoeld om gebruikers te organiseren. Je kunt een groep in zijn geheel een rol geven bij Gebruikersrollen. Verder zijn er nog Smart links, voor referenties tussen documenten in andere indexes, en Workflows, waarmee je staten en transities kunt definiëren en die kunt koppelen aan een documentsoort, zodat je de staat van documenten kunt volgen. Een workflow kan bijvoorbeeld bestaan uit de staten concept, definitief en ondertekend.

Media has no description

© PXimport

08 Documenten

Bij Documentsoorten in Set-up kun je type documenten toevoegen, bijvoorbeeld facturen, offertes of brieven. Nadat je een documentsoort hebt aangemaakt, kun je er metadata aan hangen, die handmatig ingevuld dient te worden. Daarvoor klik je op Metadatasoorten en maak je via het Acties-menu een nieuw veld aan. Voer een naam en label in voor de metadata die je wilt opslaan, bijvoorbeeld het productjaar. Vul bij naam in product_year en bij label Productjaar. Bij Verstekwaarde vul je de standaardwaarde in voor als er niets ingevoerd wordt voor de metadata. Je kunt die ook leeg laten. Als je hem wel invult, zet je waarde dan tussen aanhalingstekens. Je kunt ook ingebouwde Python-variabelen gebruiken als je daar bekend mee bent, zoals current_date() voor de datum van vandaag. Bij Opzoeken kun je ervoor kiezen om gebruikers een vaste lijst van waardes te geven. Stel je wilt ze laten kiezen uit een jaar, dan vul je het volgende in:

‘2015’, ‘2016’, ‘2017’

Onderaan kun je nog een Validator en een Parser kiezen. Als je een datum toevoegt, kies je uit de lijst het betreffende veld: Date voor alleen een datum, Time voor alleen de tijd of DateTime voor datum en tijd. Mayan zorgt dan dat de data geldig is. Klik op Verstuur als je klaar bent. Terug bij Documentsoorten kun je de metadata toevoegen als optioneel of verplicht met de knoppen Optionele metadata of Vereiste metadata. Zodra je een document uploadt, kun je dan die metadata van het document invullen.

Media has no description

© PXimport

09 Indexeringen

Indexeringen zijn een automatische manier om documenten te organiseren op basis van bepaalde eigenschappen. Stel je hebt een productoverzicht, dan kun je daar bijvoorbeeld als metadata het productjaar invullen. Vervolgens maak je bijvoorbeeld een index genaamd Productoverzichten per jaar, zodat je eenvoudig dat overzicht op kunt roepen. Om een nieuwe index aan te maken, klik je op je gebruikersnaam en ga je naar Setup. Ga dan naar Indexeringen / Acties / Indexering aanmaken. Voer een label, oftewel naam, in voor je index en voer een slug in. De slug is je label met kleine letters en koppeltekens in plaats van eventuele spaties. Is je label bijvoorbeeld Productoverzichten per jaar, dan is je slug productoverzichten-per-jaar. Klik op Verstuur. Klik dan op Documentsoorten om je index aan een specifiek documenttype te koppelen, bijvoorbeeld productoverzichten. Klik als laatste op Sjabloon boomstructuur / Nieuwe node. Vul hier in: {{ document.metadata_value_of.product_year }}. We hadden net al het productjaar als metadata toegevoegd. Als je dan naar de Indexeringen gaat in het menu en klikt op je index, zie je de productjaren.

Media has no description

© PXimport

10 Documentbronnen

We zijn nu aangekomen bij misschien wel het belangrijkste gedeelte: hoe krijg je je documenten in Mayan EDMS. Daarvoor klik je bij Set-up op Documentbronnen. Je hebt hier een aantal mogelijkheden, ongeacht of je nu een moderne netwerkscanner of een oudere standalone-scanner gebruikt. Je hebt de keuze uit een aantal bronnen: je kunt een map in de gaten houden. Dat kan een netwerkmap of lokale map zijn. Daarvoor kies je voor de optie Add new watch folder als het gaat om een lokale map, waarbij bestanden in die map automatisch worden toegevoegd aan Mayan. Handig is om hier bijvoorbeeld je Dropbox-map of die van een andere cloudservice te kiezen, zodat je altijd documenten kunt toevoegen aan Mayan. Je kunt bij het toevoegen kiezen voor het scaninterval en de documentsoort. Ook kun je kiezen of samengeperste bestanden uitgepakt moeten worden. Vul onderaan het pad in van de map die in de gaten moet worden gehouden. Een andere optie is Add new staging folder als het gaat om een netwerkmap. Zorg ervoor dat je de netwerkmap dan wel koppelt aan de server waar Mayan draait en het pad ernaartoe invult bij Mappad.

Media has no description

© PXimport

Je kunt Mayan koppelen aan een e-mailaccount, bijvoorbeeld voor netwerkscanners die de scans als bijlage mailen.

-

11 E-mail

Je kunt Mayan koppelen aan een e-mailaccount, dat is handig voor netwerkscanners die het gescande als bijlage mailen. De inhoud van de mail en eventuele bijlagen worden dan automatisch als document toegevoegd. Voordat we hiermee doorgaan, is het als eerste nodig dat je al wat metadatatypen hebt toegevoegd (zie stap 9). Heb je dat gedaan, klik dan op Acties / Voeg nieuwe IMAP-email toe bij Documentbronnen. Voer een naam in voor deze server, bijvoorbeeld Zoho. Kies een interval hoe vaak gescand wilt worden. Voor testdoeleinden vul je hier 5 in. Als het eenmaal werkt, vul je hier beter een wat hoger getal in zoals 60 of 180. Kies dan de documentsoort. Je kunt die laten staan op Default, maar als je bijvoorbeeld facturen wilt importeren, dan maak je een documentsoort aan genaamd Facturen en kies je die hier. Vul dan je serverinstellingen in van de e-mailserver die je wilt gebruiken. De Metadata attachment name kun je zo laten. Vink de optie Store email body aan als je de inhoud van de mail ook wilt opslaan. Als je deze uitvinkt, worden alleen de bijlages opgeslagen. Voor een netwerkprinter heb je het liefst alleen de bijlages. Kies dan de Mailbox waar de documenten terechtkomen. Kies zelf een map waar je mails aankomen en maak dan een filter aan in je mailclient zodat ze daar terechtkomen. Klik op Opslaan om de wijzigingen actief te maken.

Media has no description

© PXimport

12 Interval

Mayan EDMS maakt gebruik van Celery om op specifieke intervallen taken uit te voeren, zoals regelmatig inloggen op je e-mail en het controleren van de in de gaten gehouden map. Die heeft een zogenaamde broker nodig. Standaard maakt Mayan gebruik van RabbitMQ. Op Ubuntu installeer je dat met sudo apt install rabbitmq-server. Daarna start je RabbitMQ met sudo rabbitmq-server. Laat die draaien. Start dan de taken van Mayan door een nieuwe terminal te openen en ook hier de virtual environment van net te activeren en dan direct Celery te starten:

source venv/bin/activate
mayan-edms.py celery -A mayan worker -l DEBUG -Ofair -B

Je ziet dan na een tijdje vanzelf de taken verschijnen met de logs waarmee Mayan inlogt in je mail en de watched folder controleert en verwerkt.

Media has no description

© PXimport

Mayan in productie

Tot nu toe hebben we Mayan EDMS in een testomgeving gebruikt. Als je het in productie wilt gebruiken, heb je een aantal opties. De eenvoudigste manier is om het via Docker uit te voeren. Dan heb je in een keer een productieomgeving. Dat doe je met de volgende commando’s:

docker run --name postgres -e POSTGRES_DB=mayan -e POSTGRES_USER=mayan -e POSTGRES_PASSWORD=mysecretpassword -v /var/lib/postgresql/data -d postgres
docker run --name redis -d redis
docker run --name mayan-edms -p 80:80 --link postgres:postgres --link redis:redis -e POSTGRES_DB=mayan -e POSTGRES_USER=mayan -e POSTGRES_PASSWORD=mysecretpassword -v /usr/local/lib/python2.7/dist-packages/mayan/media -d mayanedms/monolithic

Mayan draait dan na ongeveer vijf minuten op poort 80. Alle intervaltaken draaien ook automatisch. Je kunt de logs inzien via docker logs mayan-edms. Als je handmatig Docker wilt hosten, zul je dat moeten doen met een webserver als Apache2 of nginx, in combinatie met uWSGI en supervisord om een Celery-worker en -beat te draaien. Als database kun je gebruikmaken van PostgreSQL maar SQLite zal voor velen ook genoeg zijn. De complete instructies om het native te draaien vind je hier.

Media has no description

© PXimport

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten
ID.nl logo

ID.nl, onderdeel van Reshift BV, is in 2022 gestart en uitgegroeid tot de meest toonaangevende en complete consumentensite van Nederland. Het doel van ID.nl is om de consument te helpen met alle technologie die hoort bij het dagelijks leven: van smart-health-meters tot e-bikes, van warmtepompen tot zonnepanelen - en alles daar tussenin!

Duidelijk, betrouwbaar en onafhankelijk: ID.nl maakt moeilijke dingen makkelijk.

Contact

ID.nl

Nijverheidsweg 18

2031 CP Haarlem

info@id.nl

Telefoon: 023-5430000