Gescande documenten beheren met Mayan EDMS

Door: Jochem de Goede | 18 juli 2017 13:33

Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Pagina 2

Het goed beheren van je documenten is niet eenvoudig. Met Mayan EDMS krijg je de mogelijkheden om het goed aan te pakken, met documentversies, workflows, labels, indexes en automatische OCR. Gescande documenten beheren met Mayan EDMS doe je zo.

Het beheren van je gescande documenten is op zich niet zo’n lastige taak, maar het vereist wel behoorlijk wat inspanning. Je moet eerst het document scannen, binnenhalen via e-mail, vanaf een gedeelde netwerklocatie of vanaf je eigen schijf en dan ergens opslaan, zodanig dat je het ook nog ooit terug kunt vinden. Bij dat laatste heeft iedereen ook nog eens zijn eigen systeem, wat kan zorgen voor verwarring als je documenten wilt delen thuis of op het werk. Met Mayan EDMS kun je je gescande documenten beheren en ze automatisch laten omzetten naar tekst.

01 Omgeving voorbereiden

Mayan EDMS is een webapplicatie. Je kunt het direct in het besturingssysteem draaien. Dan heb je Linux of macOS nodig en een aantal commando’s. Daar gaan wij mee aan de slag zo direct. Je kunt Mayan ook als Docker-image verkrijgen en op die manier draaien, wat het geschikt maakt voor een aantal NAS’en en ook voor Windows 10. Je kunt het ook opzetten in Ubuntu Bash for Windows 10, maar houd er wel rekening mee dat als je Ubuntu-bash sluit, alle achtergrondservices van Ubuntu er ook mee ophouden.

Voor Ubuntu installeer je de volgende vereisten alvast:

sudo apt install libjpeg-dev libmagic1 libpng-dev libreoffice libtiff-dev gcc ghostscript gpgv python-dev python-virtualenv tesseract-ocr poppler-utils -y

01 Installeer deze vereisten, bedoeld vooral voor beeld- en tekstverwerking.

02 Testomgeving

Om Mayan te installeren, is het een goed idee om eerst een virtuele omgeving aan te maken in Python. Dat doe je met:

virtualenv venv
source venv/bin/activate

Het tweede commando maakt deze virtuele omgeving van Python actief. Daarin kunnen we nu Mayan installeren:

pip install mayan-edms

Zodra de installatie is voltooid, is het nodig om het programma te initialiseren:

mayan-edms.py initialsetup
mayan-edms.py runserver 0.0.0.0:8000

Als alles goed gaat, is de server nu actief. Je kunt nu een browser openen en ermee aan de slag gaan.

02 Tijdens de setup maakt Mayan een SQLite-database aan en vult die meteen.

03 Configuratie

Als je nu een browser opent en naar http://localhost:8000 gaat, verschijnt de inlogpagina van Mayan. Als je er vanaf een andere pc bij wilt, ga je naar http://<ip-adres-van-server>:8000. Erboven staat je gebruikersnaam en wachtwoord waarmee je kunt inloggen. De eerste actie die we moeten ondernemen, is om je wachtwoord te wijzigen. Daarvoor klik je na het inloggen rechts op je gebruikersnaam en klik je op Acties / Wachtwoord wijzigen. Plak je oude wachtwoord van zojuist en vul een nieuwe in.

03 Bij het inloggen zie je het admin-wachtwoord waarmee je erin kunt.

04 Eerste document uploaden

Laten we nu ons eerste document uploaden en omzetten in tekst. Daarvoor ga je terug naar de hoofdpagina door te klikken op Mayan EDMS. Klik dan op de knop Nieuw document. Kies als eerste in welke categorie je het wilt plaatsen en klik op Volgende stap. Je kunt dan labels toevoegen aan het document, zodat je het later eenvoudig terug kunt vinden. Dat kunnen alleen bestaande labels zijn, dus die maken we zo meteen aan. Klik weer op Volgende stap en upload iets wat je gescand hebt. Dat kan een pdf, afbeelding, Office-document, tekstbestand of zelfs een zip zijn. Voor die laatste vink je dan wel de optie Uitpakken gecomprimeerde bestanden aan zodat die worden uitgepakt. Het document is daarna direct geüpload. Je kunt dan weer teruggaan naar de hoofdpagina en dan naar Alle documenten waar het document dan in de lijst staat.

04 Via Nieuw document kun je documenten uploaden. Mayan accepteert onder andere pdf, Office-documenten, afbeeldingen en tekstbestanden.
Je hoeft er alleen op te klikken en het document is omgezet naar tekst.

05 Documentopties

Als je een document opent, zie je rechts een reeks opties voor het document. Zo kun je het bijvoorbeeld In/Uitchecken. Als je een document uitcheckt, voorkom je dat anderen wijzigingen kunnen maken. Het is bedoeld om bewerkingsconflicten te voorkomen voor als je zelf wijzigingen wilt gaan maken. Een andere optie is OCR, waarmee je het gescande document omzet naar tekst. Je hoeft er alleen op te klikken en het document is omgezet naar tekst. Op de pagina Commentaar zie je welk commentaar er allemaal is achtergelaten. Via Acties rechtsboven kun je nieuw commentaar toevoegen. Via die optie kun je ook de eigenschappen van het document bewerken, zoals de taal aanpassen, maar je kunt zo ook het document e-mailen, afdrukken of verwijderen.

05 Rechts van het documentvoorbeeld zie je een reeks opties voor het document, zoals OCR.

E-mail instellen

Om e-mail vanuit Mayan te versturen, is het nodig om de gegevens van je SMTP-mailserver in te vullen. Daarvoor open je een terminal en bewerk je het bestand venv/lib/python2.7/site-packages/mayan/settings/local.py met bijvoorbeeld nano. Voeg dan het volgende toe aan het bestand:

EMAIL_HOST = ‘smtp.gmail.com’
EMAIL_PORT = 587
EMAIL_HOST_USER = ‘gebruikersnaam’
EMAIL_HOST_PASSWORD = ‘wachtwoord’
EMAIL_USE_TLS = True

Vul de juiste gegevens in van de e-mailprovider die je wilt gebruiken. Je kunt hier bestaande e-mailproviders gebruiken, zolang je er maar een account hebt. Sla het bestand op in nano met Ctrl + X / Y en start je server opnieuw op.

Voeg de mailinstellingen van bijvoorbeeld je Gmail toe om van binnenuit Mayan e-mail te kunnen sturen.

06 Mappen & tags

Het is handig om wat orde aan te brengen in de chaos. Daarvoor maak je in Mayan gebruik van mappen. Klik bovenin in het menu op de optie Mappen. Je kunt dan via de knop Acties kiezen voor Maak map. Vul een label in en sla de map op. Je kunt naast mappen ook labels, genaamd Tags, aanmaken waarmee je documenten eenvoudig terug kunt vinden.

06 Koppel tags aan een document om het eenvoudig terug te vinden.

0 Reacties op: Gescande documenten beheren met Mayan EDMS

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.