Gescande documenten beheren met Mayan EDMS

Door: Jochem de Goede | 18 juli 2017 13:33

Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Pagina 2

07 Instellingen

Om de instellingen van Mayan te wijzigen, klik je op je gebruikersnaam en ga je in het menu rechts naar Setup. Met de knop Gebruikers voeg je een nieuwe gebruiker toe. Alleen een gebruikersnaam is verplicht. Klik dan op Verstuur en vul een wachtwoord in voor die gebruiker. Op de pagina Gebruikersrollen kun je nieuwe rollen toevoegen via Acties. Daarna ga je naar Permissies gebruikersrollen en kun je instellen wat gebruikers met die rol allemaal mogen doen in het systeem. Met de knop Leden voeg je gebruikers aan die rol toe. Groepen zijn alleen bedoeld om gebruikers te organiseren. Je kunt een groep in zijn geheel een rol geven bij Gebruikersrollen. Verder zijn er nog Smart links, voor referenties tussen documenten in andere indexes, en Workflows, waarmee je staten en transities kunt definiëren en die kunt koppelen aan een documentsoort, zodat je de staat van documenten kunt volgen. Een workflow kan bijvoorbeeld bestaan uit de staten concept, definitief en ondertekend.

07 In de instellingen beheer je gebruikers, rollen, documenten, metadata en meer.

08 Documenten

Bij Documentsoorten in Set-up kun je type documenten toevoegen, bijvoorbeeld facturen, offertes of brieven. Nadat je een documentsoort hebt aangemaakt, kun je er metadata aan hangen, die handmatig ingevuld dient te worden. Daarvoor klik je op Metadatasoorten en maak je via het Acties-menu een nieuw veld aan. Voer een naam en label in voor de metadata die je wilt opslaan, bijvoorbeeld het productjaar. Vul bij naam in product_year en bij label Productjaar. Bij Verstekwaarde vul je de standaardwaarde in voor als er niets ingevoerd wordt voor de metadata. Je kunt die ook leeg laten. Als je hem wel invult, zet je waarde dan tussen aanhalingstekens. Je kunt ook ingebouwde Python-variabelen gebruiken als je daar bekend mee bent, zoals current_date() voor de datum van vandaag. Bij Opzoeken kun je ervoor kiezen om gebruikers een vaste lijst van waardes te geven. Stel je wilt ze laten kiezen uit een jaar, dan vul je het volgende in:

‘2015’, ‘2016’, ‘2017’

Onderaan kun je nog een Validator en een Parser kiezen. Als je een datum toevoegt, kies je uit de lijst het betreffende veld: Date voor alleen een datum, Time voor alleen de tijd of DateTime voor datum en tijd. Mayan zorgt dan dat de data geldig is. Klik op Verstuur als je klaar bent. Terug bij Documentsoorten kun je de metadata toevoegen als optioneel of verplicht met de knoppen Optionele metadata of Vereiste metadata. Zodra je een document uploadt, kun je dan die metadata van het document invullen.

08 Aan een documentsoort kun je bepaalde metadata hangen, optioneel of verplicht.

09 Indexeringen

Indexeringen zijn een automatische manier om documenten te organiseren op basis van bepaalde eigenschappen. Stel je hebt een productoverzicht, dan kun je daar bijvoorbeeld als metadata het productjaar invullen. Vervolgens maak je bijvoorbeeld een index genaamd Productoverzichten per jaar, zodat je eenvoudig dat overzicht op kunt roepen. Om een nieuwe index aan te maken, klik je op je gebruikersnaam en ga je naar Setup. Ga dan naar Indexeringen / Acties / Indexering aanmaken. Voer een label, oftewel naam, in voor je index en voer een slug in. De slug is je label met kleine letters en koppeltekens in plaats van eventuele spaties. Is je label bijvoorbeeld Productoverzichten per jaar, dan is je slug productoverzichten-per-jaar. Klik op Verstuur. Klik dan op Documentsoorten om je index aan een specifiek documenttype te koppelen, bijvoorbeeld productoverzichten. Klik als laatste op Sjabloon boomstructuur / Nieuwe node. Vul hier in: {{ document.metadata_value_of.product_year }}. We hadden net al het productjaar als metadata toegevoegd. Als je dan naar de Indexeringen gaat in het menu en klikt op je index, zie je de productjaren.

09 Met een index produceer je eenvoudig overzichten van je documenten.

10 Documentbronnen

We zijn nu aangekomen bij misschien wel het belangrijkste gedeelte: hoe krijg je je documenten in Mayan EDMS. Daarvoor klik je bij Set-up op Documentbronnen. Je hebt hier een aantal mogelijkheden, ongeacht of je nu een moderne netwerkscanner of een oudere standalone-scanner gebruikt. Je hebt de keuze uit een aantal bronnen: je kunt een map in de gaten houden. Dat kan een netwerkmap of lokale map zijn. Daarvoor kies je voor de optie Add new watch folder als het gaat om een lokale map, waarbij bestanden in die map automatisch worden toegevoegd aan Mayan. Handig is om hier bijvoorbeeld je Dropbox-map of die van een andere cloudservice te kiezen, zodat je altijd documenten kunt toevoegen aan Mayan. Je kunt bij het toevoegen kiezen voor het scaninterval en de documentsoort. Ook kun je kiezen of samengeperste bestanden uitgepakt moeten worden. Vul onderaan het pad in van de map die in de gaten moet worden gehouden. Een andere optie is Add new staging folder als het gaat om een netwerkmap. Zorg ervoor dat je de netwerkmap dan wel koppelt aan de server waar Mayan draait en het pad ernaartoe invult bij Mappad.

10 Je kunt Mayan een map in de gaten laten houden, zodat documenten erin automatisch worden toegevoegd.
Je kunt Mayan koppelen aan een e-mailaccount, bijvoorbeeld voor netwerkscanners die de scans als bijlage mailen.

11 E-mail

Je kunt Mayan koppelen aan een e-mailaccount, dat is handig voor netwerkscanners die het gescande als bijlage mailen. De inhoud van de mail en eventuele bijlagen worden dan automatisch als document toegevoegd. Voordat we hiermee doorgaan, is het als eerste nodig dat je al wat metadatatypen hebt toegevoegd (zie stap 9). Heb je dat gedaan, klik dan op Acties / Voeg nieuwe IMAP-email toe bij Documentbronnen. Voer een naam in voor deze server, bijvoorbeeld Zoho. Kies een interval hoe vaak gescand wilt worden. Voor testdoeleinden vul je hier 5 in. Als het eenmaal werkt, vul je hier beter een wat hoger getal in zoals 60 of 180. Kies dan de documentsoort. Je kunt die laten staan op Default, maar als je bijvoorbeeld facturen wilt importeren, dan maak je een documentsoort aan genaamd Facturen en kies je die hier. Vul dan je serverinstellingen in van de e-mailserver die je wilt gebruiken. De Metadata attachment name kun je zo laten. Vink de optie Store email body aan als je de inhoud van de mail ook wilt opslaan. Als je deze uitvinkt, worden alleen de bijlages opgeslagen. Voor een netwerkprinter heb je het liefst alleen de bijlages. Kies dan de Mailbox waar de documenten terechtkomen. Kies zelf een map waar je mails aankomen en maak dan een filter aan in je mailclient zodat ze daar terechtkomen. Klik op Opslaan om de wijzigingen actief te maken.

11 Je kunt e-mail als documentbron gebruiken, zowel IMAP als POP3 wordt ondersteund.

12 Interval

Mayan EDMS maakt gebruik van Celery om op specifieke intervallen taken uit te voeren, zoals regelmatig inloggen op je e-mail en het controleren van de in de gaten gehouden map. Die heeft een zogenaamde broker nodig. Standaard maakt Mayan gebruik van RabbitMQ. Op Ubuntu installeer je dat met sudo apt install rabbitmq-server. Daarna start je RabbitMQ met sudo rabbitmq-server. Laat die draaien. Start dan de taken van Mayan door een nieuwe terminal te openen en ook hier de virtual environment van net te activeren en dan direct Celery te starten:

source venv/bin/activate
mayan-edms.py celery -A mayan worker -l DEBUG -Ofair -B

Je ziet dan na een tijdje vanzelf de taken verschijnen met de logs waarmee Mayan inlogt in je mail en de watched folder controleert en verwerkt.

12 Om documentbronnen te gebruiken, moet je in deze testopzet Celery draaien.

Mayan in productie

Tot nu toe hebben we Mayan EDMS in een testomgeving gebruikt. Als je het in productie wilt gebruiken, heb je een aantal opties. De eenvoudigste manier is om het via Docker uit te voeren. Dan heb je in een keer een productieomgeving. Dat doe je met de volgende commando’s:

docker run --name postgres -e POSTGRES_DB=mayan -e POSTGRES_USER=mayan -e POSTGRES_PASSWORD=mysecretpassword -v /var/lib/postgresql/data -d postgres
docker run --name redis -d redis
docker run --name mayan-edms -p 80:80 --link postgres:postgres --link redis:redis -e POSTGRES_DB=mayan -e POSTGRES_USER=mayan -e POSTGRES_PASSWORD=mysecretpassword -v /usr/local/lib/python2.7/dist-packages/mayan/media -d mayanedms/monolithic

Mayan draait dan na ongeveer vijf minuten op poort 80. Alle intervaltaken draaien ook automatisch. Je kunt de logs inzien via docker logs mayan-edms. Als je handmatig Docker wilt hosten, zul je dat moeten doen met een webserver als Apache2 of nginx, in combinatie met uWSGI en supervisord om een Celery-worker en -beat te draaien. Als database kun je gebruikmaken van PostgreSQL maar SQLite zal voor velen ook genoeg zijn. De complete instructies om het native te draaien vind je hier.

Met Docker hoef je niets te configureren en kun je er eenvoudig mee aan de slag op je nas.

0 Reactie(s) op: Gescande documenten beheren met Mayan EDMS

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.