Schep orde in de Gmail-chaos; zet labels in als mappen
Je hebt ongetwijfeld wel eens gezien dat Gmail de mogelijkheid heeft tot het toekennen van labels aan berichten. Mappen aanmaken kun je daarentegen niet. Gelukkig kun je labels heel eenvoudig als mappen laten functioneren!
Label maken
Je kunt mails handmatig voorzien van een label, maar je kunt labels in combinatie met filters ook gebruiken om mails automatisch in te delen. Voordat je aan de slag gaat met dat indelen, is het eerst verstandig om die labels aan te maken, zoals je ook eerst de mappen in je mailprogramma zou aanmaken.
Je doet dat door in Gmail bovenin te klikken op het pictgram instellingen (ziet eruit als een tandwiel) en vervolgens op Instellingen. Op de pagina die opent klik je op het tabblad Labels. Je ziet eerst een reeks labels van Gmail zelf en daaronder zie je een kopje Labels met direct daaronder de knop Nieuw label maken. Wanneer je hierop klikt, kun je een label maken die je aan berichten kunt toevoegen. Dat kan bijvoorbeeld zijn: Mails uit 2011 of Mails van Sabine (aangenomen dat je iemand kent die Sabine heet...).
Maak net zoveel labels aan als je wilt. Je kunt zelfs sublabels (oftewel label in een label) aanmaken door een vinkje te plaatsen bij Label onderbrengen onder en daarna een hoofdlabel te selecteren. Zo kun je een uitgebreide mappenstructuur aanmaken.
Labels maak je aan binnen Instellingen van Gmail.
Labels toekennen
Je kunt labels heel eenvoudig handmatig toekennen. Wanneer je een mail ontvangt die onder een bepaald label zou moeten vallen, dan selecteer je de mail (plaats er een vinkje voor of open deze) en klik je vervolgens op het pictogram met het label bovenin het scherm (naast de knop Meer).
Door een vinkje te plaatsen voor het gewenste label in het menu dat uitklapt, wijs je dit label toe aan dit bericht. Op die manier kun je natuurlijk ook heel veel berichten tegelijkertijd verwerken. Wanneer je nu kijkt in het linker deelvenster van Gmail, zie je de lijst met labels die je hebt aangemaakt, weergeven alsof het mappen zijn.
Een label toekennen werkt heel eenvoudig.
Labels via filters
Er is natuurlijk niets mis met dat handmatig toekennen van labels, maar je kunt het ook heel eenvoudig automatisch doen, door filters aan te maken. De snelste en eenvoudigste manier om dat te doen, is door iets in te typen in het zoekveld.
Stel dat we, zoals in het eerdere voorbeeld, op zoek zijn naar mails van iemand genaamd Sabine. Klik op het pijltje naar beneden naast het zoekveld en vul bij Van het e-mail adres in van de persoon van wie je de e-mails wilt labelen (e-mails die je reeds ontvangen hebt én e-mails in de toekomst). Zou je nu op de knop Zoeken drukken (vergrootglas), dan werd er gezocht naar mails die voldoen aan deze criteria. In plaats daarvan klik je echter op Filter maken met deze zoekopdracht. In het venster dat verschijnt kun je nu aangeven dat aan alle mails die voldoen aan de criteria die je net hebt ingegeven, een label moet worden toegewezen (dat label selecteer je bij Label kiezen).
Wanneer je nu klikt op Filter maken wordt het filter aangemaakt en worden mails die voldoen aan de criteria die je hebt opgegeven automatisch voorzien van een label, waardoor het aan de zijkant net is alsof ze in een 'map' verschijnen.
Maar waarom handmatig doen als het automatisch kan?