Haal alles uit Dropbox met deze 7 tips

Door: Martin Gijzemijter | 02 september 2017 08:20

Dropbox
Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Pagina 2

De tijd dat we enorm moesten wennen aan de cloud ligt inmiddels achter ons. We vinden het steeds minder eng om onze bestanden elders dan op onze eigen computer te bewaren. Dropbox is een zeer handige clouddienst voor het opslaan van je bestanden. Maar wist je dat je veel meer kan met Dropbox dan alleen bestanden naar een mapje slepen? Haal alles uit Dropbox met deze 7 tips.

Het nadeel van een gebruiksvriendelijke dienst als Dropbox, is dat het zó onzichtbaar werkt dat je vaak niet verder kijkt dan de basis. En dat is zonde, want juist met Dropbox heb je ontzettend veel handige mogelijkheden voor het opslaan van en het werken met bestanden. Wij zetten er een aantal voor je op een rij.

01 Documenten digitaliseren

Dropbox is een handige plek om belangrijke documenten in op te slaan. Die documenten heb je niet altijd digitaal. Je kunt ze dan natuurlijk onder de scanner leggen en van daaruit opslaan in Dropbox, maar het kan een heel stuk handiger. Sinds enkele maanden is het met iedere iOS- en Android-smartphone mogelijk om documenten rechtstreeks in te scannen naar Dropbox (daarvoor kon dat alleen met iOS). Om dit te doen, installeer je (uiteraard) de Dropbox-app op je smartphone en log je in bij je account. Vervolgens druk je op het plusteken in de navigatiebalk onderin. De camera wordt geactiveerd. Richt deze op het document, het bonnetje, de factuur etc. die je wilt scannen. Eerst wordt er een foto gemaakt, daarna wordt deze direct omgezet naar een digitaal document. Kies vervolgens of je dit op wilt slaan als pdf- of png-bestand, selecteer een map en sla het document op. Dit maakt de administratie doen direct ongekend veel sneller en efficiënter.

02 Versiebeheer

Soms sla je bestanden op in Dropbox en kom je er na een tijdje achter dat de oudere versie toch beter was. De offline versie van Word kent helaas geen versiebeheer, dus dan moet je het hele document opnieuw bewerken toch? In theorie wel, maar als het bestand is opgeslagen in Dropbox is dat niet nodig. Dropbox beschikt namelijk over versiebeheer: je kunt oudere versies van je bestanden terughalen. Je moet hiervoor naar de webinterface van Dropbox. De snelste manier om meteen op de goede plek te komen, is door te rechtsklikken op het bestand en te kiezen voor Weergeven op Dropbox.com. Wanneer je nu klikt op de die puntjes aan de rechterkant naast het bestand, dan klapt er een menu uit waarin je kunt klikken op Versiegeschiedenis. Je ziet dan alle versies die er van het document zijn. Klik op de knop Herstellen achter de versie die je zoekt, om die versie het hoofdbestand te maken. Ook kun je op de gewenste versie klikken en daarna klikken op Downloaden rechtsboven. Je hebt dan de oude versie in je bezit, maar de nieuwe versie blijft het actieve bestand.

02 Versiebeheer zorgt ervoor dat je oud werk nooit kwijt bent.

Verwijderde bestanden terughalen

Niet alleen heeft Dropbox versiebeheer, de dienst biedt je ook nog eens de mogelijkheid om bestanden terug te halen die verwijderd zijn. Er is daar sinds kort zelfs een hele handige snelkoppeling voor toegevoegd in het linkerdeelvenster van de webinterface. Surf naar www.dropbox.com, log in en klik in het linkerdeelvenster op Verwijderde bestanden. Je krijgt nu een overzicht te zien van alle bestanden die recentelijk verwijderd zijn. Klik op het bestand dat je terug wilt hebben en vervolgens op Alle bestanden herstellen.

Verwijderde bestanden op Dropbox zijn stiekem niet echt weg.

03 Bestanden aanvragen

Zelf bestanden toevoegen aan Dropbox is heel eenvoudig: je plaatst ze simpelweg in de Dropbox-map in Windows Verkenner en het wordt automatisch gesynchroniseerd. Maar wist je dat je anderen ook kunt vragen om bestanden naar je te sturen? Om dit te doen navigeer je naar www.dropbox.com in je webbrowser en klik je na het inloggen op Bestandsaanvragen in het linkerdeelvenster. Vervolgens geef je aan wat voor bestanden je precies aan wilt vragen, waarbij er direct een map wordt aangemaakt voor die bestanden. Klik op Volgende. Je krijgt nu een link naar de map die je naar mensen kunt sturen, hetgeen hen in de gelegenheid stelt om de bestanden naar deze map te uploaden. En die bestanden worden dan automatisch gesynchroniseerd met jouw pc, als je Dropbox daar hebt ingesteld. Je kunt ook de e-mailadressen invoeren in het onderste veld om Dropbox de uitnodigingsmail voor je te laten versturen. Het mooie aan deze methode is dat je een heel dossier samen kunt stellen met bestanden die binnenstromen zonder dat je zelf iets hoeft te doen.

03 Je kunt anderen heel eenvoudig om bestanden vragen in Dropbox.

0 Reacties op: Haal alles uit Dropbox met deze 7 tips

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.