Index in Word 2010

Door: Martin Gijzemijter Martin | 05 september 2012 11:09

Apps & Software

U hebt het vast weleens gezien achter in een boek of in een Word-document: een uitgebreide trefwoordenlijst met verwijzingen naar de pagina's waarop dat woord voorkomt. Dat lijkt heel veel werk, maar zo'n index is vrij eenvoudig te maken. Al kost het wel tijd en moet u er wel even goed over nadenken hoe u het geheel precies wilt vormgeven en welke woorden u erin op wilt nemen. Dat laatste moet u zelf bedenken, met het technische aspect kunnen we u helpen.

Indexmarkering met één niveau

Om te kunnen experimenteren met het genereren van een index, is het handig dat u een document hebt met veel informatie. Daarbij is het belangrijk om te weten dat een index een hoofdgegeven en een subgegeven kan hebben (zie dat als een hoofdcategorie en subcategorie). Zoek een woord in uw tekst dat relevant is en selecteer het. De tekst die wij als voorbeeld gebruiken gaat over de iPad, dus het woord iPad is niet relevant, want daar gaat de hele tekst over. Wij selecteren het woord display, want dat is wel relevant. Zodra u het woord hebt geselecteerd, klikt u in het lint op het tabblad Verwijzingen en vervolgens op de knop Item markeren (of gebruik de toetscombinatie Alt+Shift+X). Het venster Indexvermelding markeren verschijnt, met het geselecteerde woord ingevoerd. Klik op Markeren. Er verschijnt nu een code in de tekst die aangeeft dat het woord gemarkeerd is voor indexering. Het venster blijft open zodat u op alle woorden kunt klikken die u wilt indexeren.

Door het woord te selecteren en te klikken op Item markeren, voegt u het woord toe aan de index.

Indexmarkering met twee niveaus

In de eerste stap hebben we een indexmarkering aangemaakt met een hoofdgegeven. Nu gaan we er eentje aanmaken met een subgegeven. Selecteer een relevant woord in de tekst, dat valt onder een hoofdcategorie. In onze tekst valt het woord krassen bijvoorbeeld onder de categorie display. In het venster Indexvermelding markeren wordt krassen automatisch bij Hoofdgegeven geplaatst, maar dat willen we niet. Kopieer die tekst (Ctrl+C) en plak het in het veld Subgegeven (Ctrl+V). Bij Hoofdgegeven vult u nu het woord display in, waarna u klikt op Markeren. Opnieuw wordt er een code ingevoegd achter het geselecteerde woord, maar ditmaal bestaande uit de twee woorden die u hebt ingevoerd. Schrik overigens niet van de andere codes (stipjes, tekens) die in te tekst verschijnen, Word is overgeschakeld naar de modus waarin codes voor de opmaak worden weergegeven. In het tabblad Start ziet u een omgekeerde P staan (¶), klik hierop om terug te schakelen naar de normale weergave of gebruik Ctrl+*.

Door een hoofdgegeven en subgegeven te definiëren, krijgt u een zeer gedetailleerde index.

Index genereren

De codes die in de tekst getoond worden, zeggen u waarschijnlijk nog niet zoveel, het lijkt namelijk totaal niet op een index. Dat komt omdat het ook geen index is, die moet u zelf nog genereren aan de hand van de codes die u zojuist hebt geplaatst. Wanneer u de gehele tekst hebt doorlopen en alle woorden hebt gemarkeerd die u in de index wilt opnemen, kunt u de index genereren. Overigens kan dat natuurlijk ook tussendoor, want eenmaal gegenereerd kunt u de index gewoon weer verwijderen. Ga naar een nieuwe pagina onder aan het document en klik in het tabblad Verwijzingen naast Item markeren op Index invoegen. Het venster Index verschijnt nu, waarin u kunt aangeven hoe de index eruit moet komen te zien (zoals paginanummering rechts uitlijnen, aantal kolommen enzovoort). Onderin bij Indeling kunt u diverse indelingen selecteren, zodat u kunt uitproberen wat het mooiste is voor uw document. Klik op OK om de index te genereren en deze zal volledig alfabetisch verschijnen, inclusief verwijzingen naar de pagina's.

Wanneer u de index genereert wordt het ineens allemaal duidelijk. Een heerlijk overzichtelijke lijst met trefwoorden.