Veel mensen gebruiken tegenwoordig enkel nog webmail om e-mail te versturen. Een van de meest geliefde webmaildiensten is ontegenzeggelijk Gmail. Deze dienst is bijna altijd bereikbaar en dus erg betrouwbaar. Maar wat nu als uw internetverbinding tijdelijk uitvalt? Of in het – onwaarschijnlijke – geval dat Google uw data kwijtraakt? Dan bent u blij dat u het zekere voor het onzekere hebt genomen en een offline back-up hebt gemaakt van uw Gmail.
Hoewel het zoals gezegd heel onwaarschijnlijk is dat Google uw bestanden kwijtraakt (dat zou namelijk erg slecht zijn voor hun goede naam), kunt u beter niets uitsluiten. Wanneer u veel belangrijke mail en/of bestanden in uw Gmail bewaart, kunt u er dan ook beter voor zorgen dat u ergens nog een back-up heeft. Voor het geval dat. Bovendien komt het ook wel eens voor dat een internetprovider een storing heeft. Kortom: wij laten u zien hoe u eenvoudig uw Gmail kunt back-uppen.
Het eenvoudigst is het om dit met een ander e-mailprogramma te doen. Dit kan natuurlijk met Outlook, Windows Live Mail of een willekeurige andere e-mailclient. Maar nog handiger gaat het met Gmail Backup, een speciaal voor dit doel ontwikkeld (gratis) programma. U kunt het downloaden via http://www.gmail-backup.com/download (klik op de link Download gmail-backup-0.107.exe, halverwege de pagina). Installeer het programma met de standaardopties. Start het programma en vul uw inloggegevens voor Gmail in. Kies een map waar de back-up gemaakt moet worden (zorg dat hier voldoende vrije harde-schijfruimte is) en klik op Back-up.
Met Gmail Backup kunt u eenvoudig een offline back-up maken van al uw Gmail-berichten!
Gmail Backup zal de eerste keer alle e-mails die u ooit hebt ontvangen downloaden en dat kan best een tijdje duren. Het is aan te raden om regelmatig de back-up bij te werken, het mooie is dat u – als u een vinkje voor Enkel nieuwste e-mails plaatst, de volgende keer een zogeheten incrementele back-up gemaakt zal worden. Dit houdt in dat enkel de nieuwe e-mails sinds uw laatste back-up gedownload worden. Toch kan ook dit nogal een flinke tijd in beslag nemen, omdat het programma de lokale kopie dan controleert welke e-mails er al zijn gedownload. Hier hebben de makers echter ook iets op bedacht, u vult simpelweg de datum in van uw laatste back-up. Dit versnelt het proces aanzienlijk!
De e-mails worden als losse .eml-bestanden opgeslagen in de door u gekozen map. De bestandsnamen worden automatisch op de volgende wijze opgebouwd: jaartal_maand_jaarmaanddag-uurminuutseconde-afzender-onderwerp, bijvoorbeeld 2004_12_20041206-025737-info@digicity_nl-Linkaanmelding_Amsterdam_DigiCity-1.eml. Zo kunt u dus eenvoudig en snel een bepaald e-mailtje terugvinden als het nodig is. Deze .eml-bestanden (met eventuele bijlagen) kunt u vervolgens openen met onder meer Windows Live Mail (maar ook met allerlei andere e-mailprogramma’s).
Uw e-mails worden opgeslagen als eml-bestanden, met een duidelijke bestandsnaam.