Microsoft Office Sway: Een blik in de toekomst?
Onderdeel van Microsoft Office 2016 is het nieuwe programma Sway, gratis beschikbaar online en als app voor tablets en smartphones. Eerder dit jaar schreven we al over Sway toen het als preview beschikbaar kwam. Maar hoe bevalt het nu Office 2016 officieel gelanceerd is?
Omdat de focus van Sway ligt bij het maken van verhalende content, wordt het snel vergeleken met PowerPoint. Dat is niet vergezocht, want beiden zijn goede opties voor het maken van een presentatie. Maar waar PowerPoint zich voornamelijk richt op de traditionele vorm van presentaties (dia voor dia), lijkt Sway een grote stap te willen maken in een steeds meer verbonden wereld. Lees ook: De beste nieuwe functies van Office 2016.
Wat kun je met Sway?
Sway is een tool voor het maken van online content. Dat wil zeggen dat je het niet kunt printen, en dat het (momenteel) niet mogelijk is 'een Sway' te downloaden. Er is altijd een verbinding met het internet nodig. Met Sway kun je tutorials, nieuwsbrieven en presentaties maken, of je vakantiefoto's op een elegante manier delen.
Een Sway past zich automatisch aan aan verschillende schermformaten.
Hoe werkt Sway?
Je krijgt toegang tot Sway via de gratis app op je smartphone, tablet en in Windows 10, of via de website. Hier log je in met je Office 365- of Microsoft account. Omdat Sway is ontworpen voor zoveel verschillende schermformaten, is het soms even uitzoeken hoe het werkt. Maar als de basics duidelijk zijn, zijn alle opties op elk apparaat snel gevonden en werkt het erg gemakkelijk.
Als je begint, kun je een nieuwe Sway maken of een bestaande Sway bewerken. Het programma heeft alle opties overzichtelijk onderverdeeld in vier categorieën: Insert (invoegen), Cards (kaarten), Design (ontwerp), en Navigation (navigatie).
Insert laat je verschillende vormen van media toevoegen aan je Sway. Je kunt bestanden kiezen uit OneDrive, Flickr, Bing, PicHit, YouTube en Twitter. Ook is het mogelijk bestanden vanaf je computer te uploaden. Dit gaat heel eenvoudig en werkte bij mij altijd.
Insert laat je content zoeken bij verschillende bronnen.
Cards laat je blokken toevoegen. Deze blokken kunnen dingen als tekst, foto's, video's, tweets, en grafieken bevatten. Ook is er de mogelijkheid om iFrames toe te voegen. Dit verschilt van de manier waarop Insert werkt omdat Cards ruimte voor content invoegt, en niet de content zelf. Ook kun je hier een groep aanmaken, waarbij bijvoorbeeld een setje foto's samen wordt gevoegd tot een slideshow.
Alle ingevoegde content komt in je Storyline terecht. Dit is een overzicht van alles in je Sway. Hier kun je tekst toevoegen en aanpassen, foto's en video's groter of kleiner maken, en aangeven welke content bij welke groep hoort. Deze manier van ordenen is heel overzichtelijk. Ook is het aanpassen van de volgorde op deze manier simpel: je sleept je kaarten naar de plek waar je ze hebben wilt.
Het tabblad Cards (links) en de Storyline (midden).
Bij Design verander je het ontwerp van je Sway. Er kan gekozen worden uit vooraf ingestelde thema's, waarna deze aangepast kunnen worden. De aanpassingen zijn helaas niet heel geavanceerd, wat ertoe kan leiden dat alle Sways op elkaar gaan lijken. Hier zou Microsoft meer aandacht aan moeten besteden om de software aantrekkelijker te maken voor professionele doeleinden.
Bij Design kan gekozen worden uit verschillende thema's.
Bij Navigation wordt bepaald hoe lezers door je Sway navigeren. Je kunt kiezen voor drie opties: van boven naar beneden, van links naar rechts, en zelfs nog voor de traditionele PowerPoint-manier (één dia per keer).
Een Sway kan op verschillende manieren worden bekeken.
Wat is het voordeel van Sway?
Wat Sway aantrekkelijk maakt is de mogelijkheid om verschillende vormen van content op een mooie manier te presenteren, automatisch aangepast voor elk scherm. Lezers kunnen zo op elk apparaat de presentatie zien, zonder dat leesbaarheid en design verloren gaan.
Microsoft's doel met Sway is gebruikers de mogelijkheid geven om verhalen en presentaties op een interactieve en intuïtieve manier te laten maken, en daar zijn ze in geslaagd. Vrijwel iedereen kan met Sway overweg, en binnen enkele minuten zijn de belangrijkste features duidelijk. Dit - in combinatie met
die Sway op een eenvoudige manier uitlegt - zorgt voor een hele simpele ervaring vanaf het eerste moment.
De beschikbare aanpassingsopties zullen voor de meeste gebruikers waarschijnlijk voldoende zijn, maar voor gebruikers die graag wat meer controle willen en zoveel mogelijk aan willen kunnen passen, is Sway misschien niet toereikend genoeg.
Sway op een iPhone (links) en iPad (rechts). De content past zich automatisch aan.
Hoe past Sway in Microsoft Office?
Op het eerste gezicht is het lastig te beslissen waar Sway in het straatje van andere Office apps past. De (terechte) vergelijking met PowerPoint neigt het die richting op te trekken, maar dat zou de applicatie teniet doen. Sway heeft genoeg functionaliteit om zichzelf af te zonderen.
Het is de moeite waard om Sway eens te proberen. Zeker voor docenten zal er wellicht een nieuwe wereld openen in de manier waarop ze lesmateriaal aan leerlingen overbrengen. Voor het bedrijfsleven is het niet alleen een manier om bijvoorbeeld een pitch wat meer pit te geven, het kan ook een interessante manier zijn om met klanten te communiceren. Wel worden hier de beperkingen met betrekking tot het aanpassen van het uiterlijk snel duidelijk.
Conclusie
PowerPoint zal niet zomaar verdwijnen, zeker niet omdat Sway voor power users wellicht te weinig mogelijkheden biedt. Maar Sway voelt wel degelijk als een stap in de goede richting als het gaat om gebruiksgemak en interactiviteit. Een Sway maken is intuïtief en leuk, waarmee het zich onderscheidt van de meeste andere software voor het maken van presentaties. Het is een eerste stap in een langverwachte evolutie in de manier waarop we omgaan met presenteren.
Ons oordeel
Pluspunten
Eenvoudig
Universeel
Deelfuncties
Minpunten
Weinig mogelijkheden
Conclusie