Office, maar dan op je NAS
Een NAS is allang niet meer die simpele harddisk met netwerkaansluiting. Het is veel meer een complete server waarop allerhande software geïnstalleerd kan worden. Met name de NASsen van Synology blinken uit door functionaliteit. Er is zelfs een compleet Office-pakket voor beschikbaar.
De NASsen van Synology beschikken over een soort van softwarewinkel (waarin overigens het grootste deel van de aangeboden software gratis is) in de vorm van Package Center. Hier tref je ook Office in aan, om precies te zijn in de categorie Productiviteit. Om er gebruik van te kunnen maken installeer je het via de daarvoor bestemde knop. Als die stap achter de rug is, kan de pret beginnen. Overigens is Office tegenwoordig onderdeel van een ander - gelijk mee geïnstalleerd - pakket: Drive. Het lijkt qua functionaliteit ietwat op Google Docs en inderdaad: ook in Synology Office tref je de belangrijkste Office-componenten aan. Te weten een tekstverwerker, spreadsheet en presentatieprogramma. Mocht je de zaak helemaal compleet willen maken, dan zijn via het genoemde Package center ook nog een agenda en mailsoftware te installeren. Voor nu focussen we ons echter op Office. Om een nieuw document te maken, start je Drive. De app - die in een nieuw browsertabblad wordt geopend - werkt met een Teammap als centrale opslaglocatie. Werk je alleen, dan gebruik je die map ook nog altijd.
Teammap
De Teammap regel je door eerst via Configuratiescherm en dan Gedeelde map een nieuwe share aan te maken. Start vervolgens de app Drive Admin Console en selecteer deze net gemaakte map, gevolgd door een klik op Inschakelen. Klaar. De geselecteerde map is voortaan in Drive te vinden onder Teammap. Dubbelklik erop om hem te openen. Laten we beginnen met het maken van een tekstdocument. Klik daarvoor op de + en vervolgens op Document. In weer een nieuw tabblad staat nu een leeg document voor je klaar in een verrassend bruikbare tekstverwerker. Alvast een hint: omdat alles in de browser draait kun je overal op het (thuis)netwerk gebruik maken van deze cloudsoftware. Help je je NAS via bijvoorbeeld port forwarding in de router online, dan kun je vanaf de hele wereld altijd bij je eigen veilige en vertrouwde Office-omgeving.
Veelzijdig
De tekstverwerker is uitstekend bruikbaar voor de dagelijkse werkzaamheden. Je hebt de beschikking over standaardmogelijkheden als het aanpassen van lettertypen, zetstijlen en alineastijlen. De standaardwerkbalk onder het menu wijst zich qua gebruik vanzelf. In de diverse menu's zitten extraatjes verborgen. Voor professionele schrijvers is het bijvoorbeeld noodzakelijk om het aantal woorden of tekens van een document te weten. Klik daarvoor in het menu Gereedschap op Woordtelling en je weet precies waar je aan toe bent. Een afbeelding invoegen is eveneens geen probleem. Daarvoor klik je in het menu Invoegen op Afbeelding. Sleep een afbeelding naar het geopende venster of klik op de knop Vanaf uw computer. Blader dan naar een map met de gewenste afbeelding, selecteer deze en klik op Open. De gekozen afbeelding wordt nu op de plek van de cursor ingevoegd. Die afbeelding kan vervolgens weer uitgelijnd worden, of bijvoorbeeld groter of kleiner gesleept worden.
Vormen en grafieken
De tekstverwerker beschikt ook over de mogelijkheid tot het invoegen van voorgebakken vormen, klik daarvoor onder Invoegen op Vorm en kies een van de voorgebakken exemplaren. Deze zijn vervolgens naar wens aanpasbaar; zowel qua grootte als kleur. Als we nog even in het menu Invoegen kijken, zie je daar ook de optie Grafiek. Klik erop en in het nieuw geopende venster kies je uit diverse grafiekstijlen. Om de gegevens van de grafiek aan te passen klik je op het knopje rechtsboven (de tabel met het pennetje). Tevreden? Klik dan op Toepassen en de grafiek wordt ingevoegd.
Spreadsheet
Synology Office heeft verder een spreadsheet aan boord voor het betere rekenwerk. Je start deze wederom vanuit Drive, te vinden in het nog altijd geopende 'vorige' tabblad in je browser. Deze keer gebruiken we eens een voorgebakken sjabloon. Klik daarvoor in het menu Bestand op Vanaf sjabloon. Dubbelklik op het gewenste exemplaar en selecteer de Teammap om het nieuwe document in te bewaren. Je kunt het geopende document nu naar wens aanpassen. Uiteraard is het ook mogelijk om gewoon met een maagdelijk lege spreadsheet aan de slag te gaan. Leef je uit, zouden we zeggen.
Presentatie
Een ander praktisch onderdeel uit de Synology Office-suite is het presentatiepakket Dia's. Heb je thuis of op de zaak een NAS van dit merk draaien en je zet een presentatie op met dit programma, dan is het geen probleem als je je presentatie eens bent vergeten mee te nemen. Je logt gewoon in op je NAS - desnoods vanaf een tablet - en presenteert het geheel vanuit de browser. Dia's is een eenvoudig presentatiepakket waar je - vooralsnog - vergeefs zult zoeken naar effecten en animaties. Misschien is dat overigens eerder een zege dan een gemis, maar dat is weer een heel andere discussie waard.
Bewaren
Alle onderdelen van Synology Office worden continu op de achtergrond bewaard. Standaard is de naam Naamloos met een volgnummer in gebruik. Verstandiger is het om de documentnaam te wijzigen in iets meer herkenbaars. Dat doe je door een klik op de documentnaam rechtsboven, dat werkt bij alle onderdelen hetzelfde. Tik een nieuwe naam en klik op OK. Vanaf nu wordt je document onder die naam opgeslagen. In eerste instantie gebeurt dat overigens in een Synology Office-eigen bestandsformaat. Om het te exporteren naar bijvoorbeeld een MS Office-bestandsformaat sluit je het tabblad met je document. (klik om op safe te spelen eerst nog even in het menu Bestand op Opslaan). Ga naar het tabblad Drive en klik met de rechter muisknop op het document dat je wilt gebruiken in Office of een ander programma. Klik in het contextmenu op Download en bewaar het .docx-bestand op je computer.
Samenwerken en meer
Je kunt eenvoudig samenwerken aan documenten in Synology Office met andere gebruikers die een account hebben op je NAS. Er is zelfs voorzien in een chatprogramma. Office is nog altijd in ontwikkeling, bij elke revisie verschijnen nieuwe mogelijkheden. Het pakket draait al op de eenvoudigste NASsen van een paar jaar terug, dus daar hoef je het alvast niet links om te laten liggen. Kijk er eens naar, grote kans dat je al snel gecharmeerd raakt van de suite!