In de loop der tijd verzamelt u steeds meer muziek, video's en tekstdocumenten op uw pc. U weet inmiddels allang dat het onderhouden van een back-up van groot belang is, maar bestanden worden steeds groter en u hebt er waarschijnlijk geen zin in om als een soort diskjockey met tien dvd's in de weer te zijn. Een online back-up biedt de oplossing. Wij laten zien hoe u die aanmaakt en onderhoudt.
1. Hoeveel gegevens?
Voordat u aan de slag gaat met het maken van een online back-up, is het goed om te weten hoe groot de totale omvang is van de bestanden die u daarin wilt opslaan. Als u met Windows 7 werkt, is dat vrij eenvoudig te achterhalen. Op het bureaublad staat een map met uw inlog-naam. Deze map verwijst naar uw profiel. Open hem en selecteer via Ctrl+A alle subfolders binnen deze map. Het gaat dan om folders met namen als Mijn muziek, Mijn video's en Mijn documenten. Klik nu met de rechtermuisknop op de geselecteerde mappen en kies Eigenschappen. In het venster dat wordt geopend, begint een teller te lopen die de grootte van de verzameling mappen en bestanden aangeeft. Uiteindelijk geeft de teller ongeveer de totale omvang aan van alle bestanden die volgens Windows van u zijn. Het gaat hier dus om gegevens die - hoewel u erover kunt twisten of bijvoorbeeld Mijn muziek daar wel bij hoort - in een back-up moeten worden opgeslagen.
De omvang die alle persoonlijke informatie beslaat, loopt snel in de vele gigabytes.
2. De alternatieven
Wilt u al uw persoonlijke documenten back-uppen, dan zijn er eigenlijk slechts twee manieren om dat op een fysiek medium te doen: op losse dvd's of op een harde schijf. Als u een hoeveelheid data wilt veiligstellen die beperkt is tot bijvoorbeeld 8 GB, wat op twee dvd's past, wil dat echter niet zeggen dat opslag op losse schijven een goede back-upmethode is. Dvd's kunnen immers kwijtraken, en door ermee te wisselen maakt u de back-up kwetsbaar. Om te zien of branden op dvd voor u desalniettemin een optie is, deelt u het aantal MB's dat de teller van tip 1 aangeeft door vier. De uitkomst geeft het aantal dvd's aan dat u voor één back-up nodig hebt. Behalve dat u zo wellicht veel schijven gebruikt, kost een dergelijke back-up ook veel tijd, want u zult bij uw pc moeten blijven om volle schijven uit, en lege schijven in de brander te leggen.
Dvd's zijn vaak geen goed back-upmedium voor persoonlijke data.
3. Online back-up
Een manier van back-uppen die de laatste tijd erg populair is geworden, is die waarbij gegevens online worden veiliggesteld. Bij een online back-up wordt uw reservekopie niet door uzelf bewaard, maar door een aanbieder op internet. Zo'n aanbieder beschikt over een rekencentrum waar gegevens van klanten worden bewaard op eindeloze reeksen computers en opslagsystemen. Een klein pakketje software op uw pc zorgt ervoor dat uw gegevens automatisch kunnen worden geüpload naar het systeem van de aanbieder. In geval van problemen met uw computer kunt u uw bestanden, net als bij een fysieke back-up, terughalen om uw systeem te herstellen.
Een online back-up is een prima alternatief voor een reservekopie op fysieke schijven.
4. Voordelen
Het heeft enkele belangrijke voordelen om een back-up niet zelf te bewaren, maar dit over te laten aan een gespecialiseerd bedrijf dat online diensten aanbiedt. Zo hoeft u geen zorg meer te dragen voor het bewaren van de reservekopie en daarbij te bedenken hoeveel versies er moeten worden gemaakt en waar u ze neerlegt. Ook hoeft u niet snel bang te zijn dat u te weinig opslagruimte voor een back-up hebt, want online is de beschikbare ruimte 'eindeloos' of in ieder geval gemakkelijk uit te breiden. Bovendien is het in veel gevallen mogelijk om uw bestanden via een webbrowser te openen of ze, ongeacht waar ter wereld u ook bent, te downloaden.
5. Nadelen
Er zitten ook nadelen aan een online back-up. U hebt er minder zicht op en dat uw gegevens 'ergens' op een onbekende locatie staan, maakt het noodzakelijk vertrouwen te hebben in de aanbieder van de online dienst die u gebruikt. Bovendien gaat het meestal om een betaalde dienst waarvoor u een abonnement moet afsluiten. Er zitten dus maandelijkse of jaarlijkse kosten aan vast. Een ander nadeel is dat u afhankelijk bent van de internetverbinding en de kwaliteit van de dienstverlener. U hebt geen toegang tot uw back-up als u even zonder internetverbinding zit of als er een storing optreedt bij de aanbieder.
Voor herstel van gegevens bent u bij een online back-up afhankelijk van de beschikbaarheid van uw internetverbinding en van de dienstverlener.
Hoe vaak men ook 'gratis' roept, bij een online back-up gaat het doorgaans om een betaalde dienst.
6. Snelheid
Bij een online back-up is de snelheid van uw internetverbinding uiteraard van belang. Als u een grote hoeveelheid data weg wilt schrijven, kan dat problemen geven, vooral bij de eerste back-up of bij een herstelactie. Uw internetverbinding is namelijk niet zo snel, en eigenlijk zelfs tientallen malen trager, dan een snelle verbinding in het thuisnetwerk. Daar komt bij dat veel internetverbindingen a-synchroon zijn, de snelheid van uw netwerk naar internet is veel lager dan die van internet naar uw huis. Bij het maken van een online back-up heeft de verkeersstroom van uw netwerk of pc naar internet dus maar een beperkte bandbreedte tot zijn beschikking, waardoor het proces erg lang kan duren. Het kan daarbij om dagen - en in uitzonderlijke gevallen zelfs weken - gaan.
Bij een online back-up profiteert u van een snelle internetverbinding.
7. Internetabonnement
Het up- en downloaden van gegevens vormt het hart van ieder internetabonnement. Ook hierbij geldt dat een online back-up als belangrijk verkoopargument wordt gebruikt, en veel adsl- en kabelabonnementen bieden inmiddels toegang tot een online back-upservice. Wilt u testen of het online opslaan van een reservekopie iets voor u is of bent u toe aan het vernieuwen van uw internetabonnement, neem dan de beschikbaarheid van een gratis back-updienst mee in uw afweging.
8. Los of pakket?
Met de Back-upfunctie in Windows is het niet mogelijk om een online back-up te maken. Gegevens kunnen naar uw harde schijf, een dvd of een NAS worden opgeslagen, maar niet op een server ergens in de 'cloud', zoals internet in dit kader vaak wordt genoemd. Er is dus een ander programma voor nodig. Daarvan zijn er twee smaken. Bij de eerste maakt de software onderdeel uit van een beveiligingssuite, bij de tweede gaat het om een apart product. Voorbeelden van een suite zijn Norton 360 van Symantec en McAfee Total Protection, die beide niet alleen bekende onderdelen als antivirus en een firewall, maar ook een online back-updienst bieden. Die is echter wel beperkt, bij de genoemde producten krijgt u 2 GB aan gratis dataopslagruimte. Hebt u meer nodig, dan moet u ruimte bijkopen.
De nieuwste generaties beveiligingssuites bieden vaak een online back-updienst.
9. Norton 360
Staat Norton 360 op uw computer of hebt u dit pakket meegekregen bij de aanschaf, dan kunt u met het programma een online back-up maken. Het is zelfs zo, dat het programma standaard al voor deze optie kiest en wanneer u tijdens de installatie een Norton-account hebt geregistreerd dan is de eerste back-up mogelijk zelfs al gemaakt, zonder dat u daar erg in had. Start Norton 360 en kijk bij Back-up. Is de status 'Beschermd' dan is er al een eerste online back-up gemaakt. Klik in dat geval op Back-up en kies voor Back-upsets beheren. U ziet dan de taken die voor het back-upprogramma zijn aangemaakt. Om te zien welke bestanden worden geback-upt, klikt u op Wat. Selecteer de mappen en bestanden die u wilt back-uppen en klik op Waar om te zien waar ze worden bewaard. Selecteer Veilige online opslag en klik achtereenvolgens op Instellingen opslaan en Back-up uitvoeren. Ziet u bij het selecteren van Veilige online opslag de optie Klik hier om uw veilige online opslag te activeren, klik daar dan op om een Norton-account aan te maken en de online opslagruimte in te stellen.
Klik op Veilige online opslag om het online back-upproces in gang te zetten.
Bestanden die in de Norton 360 online back-up staan kunt u terughalen via Taken, Back-uptaken, Bestanden herstellen. Het onderdeel van Norton 360 dat op uw computer staat 'weet' welke bestanden in de online back-up zitten. Door Alle bestandstypen te selecteren kunt u door de bestanden bladeren, via Zoeken kunt u op bestandsnaam zoeken en via een van de opties in het linkerdeel van het scherm selecteert u alleen uw foto's, muziekbestanden of Office-documenten. Selecteer de bestanden die u wilt herstellen en klik op OK om ze vanuit de online back-up terug te zetten op uw computer.
Met de Norton back-upfunctie kunt u ook bestanden uit de online back-up herstellen.
Behalve vanaf de eigen pc en met behulp van de software van Norton, is het ook mogelijk om vanuit uw webbrowser in te loggen op de webservice van Norton Back-up, om zo de bestanden online te bekijken of te selecteren voor herstel. Dit is ook handig wanneer u achter een andere computer zit en een bepaald bestand nodig hebt dat op uw eigenlijke pc staat. Klik hiervoor op Taken, Back-uptaken, Online back-up bestanden herstellen. De website van Norton Online Back-up wordt geopend en u kunt inloggen met uw e-mailadres en wachtwoord. Daarna ziet u de bestanden van de computer waarmee u de back-up hebt gemaakt, en kunt u documenten zoeken of via de mappenlijst eronder bestanden en mappen selecteren. Klik vervolgens op een bestand of map en de website zal vragen waar het bestand hersteld moet worden. Selecteer een folder of kies voor het bureaublad van de computer waar u op dat moment gebruik van maakt, en wacht tot het bestand is hersteld.
Als u bestanden wilt herstellen, kunt u ook de webbrowser gebruiken om toegang te krijgen tot uw online back-up.
10. Losse back-up
Biedt uw internetabonnement geen online back-updienst en hebt u ook geen betaald antivirusprogramma dat een dergelijke functionaliteit biedt, dan kunt u een abonnement op een betaalde online back-updienst nemen. Dat heeft als voordeel dat u een pakket op maat kunt kiezen dat precies aansluit bij uw wensen. Deze diensten lijken op het eerste gezicht erg op elkaar, maar toch zijn er belangrijke verschillen. Let bij de selectie van het product om te beginnen op de hoeveelheid opslagruimte die u standaard ter beschikking krijgt om uw gegevens online op te slaan. Bekijk bovendien goed wat u betaalt voor extra ruimte en zowel op de manier waarop de hoeveelheid data wordt berekend als op de retentie, die aangeeft hoeveel dagen uw gegevens bewaard blijven.
11. Hoeveel ruimte?
Een belangrijk punt bij het kiezen van een online back-updienst betreft het aantal gigabytes dat u afneemt en vooral ook de manier waarop dat aantal wordt bepaald. De ruimte die u 'huurt' bepaalt hoeveel u moet betalen voor uw online back-up. In de meest ideale situatie doet het er niet toe hoeveel gegevens u online zet, maar het aantal aanbieders dat een dergelijke 'fair-use dienst' biedt, is beperkt. Het is handig om, zoals in tip 1 werd beschreven, eerst na te kijken hoeveel ruimte de te kopiëren bestanden op uw computer in beslag namen, om aan de hand daarvan te bepalen hoeveel back-upruimte u wilt hebben. Het voordeel is dat u daarbij zelf op een bepaalde ruimte aan kunt sturen, door bijvoorbeeld uw muziekbestanden buiten de back-up te houden.
Backupbank.com is een van de weinige aanbieders met een fair-use policy.
12. Retentie en omvang
Hanteert de aanbieder waar u gebruik van wilt maken geen fair-use policy, dan is het aantal gigabytes dat uw back-up inneemt bepalend. Dat betekent dat u vooraf moet inschatten hoeveel ruimte u nodig hebt. Doorgaans is dat meer dan de hoeveelheid ruimte die de back-upbestanden zelf in beslag nemen, als gevolg van de retentie. De retentie geeft het aantal dagen aan dat een back-up blijft staan. De meeste programma's voor online back-ups maken dagelijks een reservekopie, terwijl de back-ups op de servers zeven dagen worden bewaard. Dat betekent dat van bestanden die dagelijks wijzigen er grofweg zeven reserve-versies online staan. Voor een back-up met 1 GB aan documenten zijn dus meerdere GB's aan opslagruimte nodig op de back-upserver. Daar dient u rekening mee te houden bij het afsluiten van een abonnement.
Door muziek-, video- en bepaalde andere bestanden buiten de back-up te houden, bespaart u al snel fors op de benodigde online ruimte.
13. Aanbieders
Het aantal aanbieders van online back-updiensten is de laatste jaren enorm gegroeid, en alleen in Nederland zijn het er inmiddels al vier- tot vijfhonderd. Dat lijkt heel wat, maar de schijn bedriegt. De meeste van deze bedrijven leveren geen eigen producten, maar gebruiken software en opslagcapaciteit van derden om er zelf een pakket mee samen te stellen. Er zijn eigenlijk maar een paar ontwikkelaars die software voor online opslag maken, met als bekendste IASO Backup Technology, Ahsay en Backup Agent. Opslagruimte voor back-ups komt in Nederland vooral van KPN. Welke aanbieder u ook kiest, u koopt in feite altijd een combinatie van producten die door derde partijen worden geleverd.
Dit zijn de grootste leveranciers van software voor online back-updiensten.
14. Eenvoud
Het opvallendste aan producten voor het maken van online back-ups is hoe eenvoudig ze werken. Software waarmee u een reservekopie op de pc zet, stelt altijd lastige vragen over waar de back-up moet worden bewaard, in welk formaat en om welke data het gaat. Bij programma's voor online back-ups kunt u kiezen hoe vaak er een back-up moet worden gemaakt en welke logging u daarvan wilt ontvangen, en daar houden de opties doorgaans mee op. Het selecteren van bestanden is veelal optioneel, standaard nemen de programma's alle documentmappen in het proces op die ze binnen het profiel van de gebruiker aantreffen. Uiteraard hoeft u ook niet aan te geven waar de back-up moet worden bewaard, dat spreekt immers voor zich bij een online dienst.
Het is veelal niet nodig om de bestanden te selecteren waarvan u een online back-up wilt. De meeste programma's selecteren standaard alle mappen waar u bestanden in op kunt opslaan.
15. Versleuteling
De software voor het maken van online back-ups werkt altijd met versleuteling. Door de gegevens te versleutelen, zijn ze veilig tijdens het transport over internet en kunnen ze ook niet door de aanbieder van de dienst worden gelezen. Kies daarom tijdens de installatie van de software voor een goede versleuteling. Wanneer u kunt kiezen is 128- of 256-bit AES het beste. Kies een lange sleutel, noteer hem en bewaar hem op verschillende plaatsen, bijvoorbeeld eenmaal op uw computer, eenmaal in een programma als KeePass en zeker ook eenmaal op een stuk papier dat u bij andere belangrijke documenten of in een geldkist bewaart. Doordat u als enige de sleutel weet, hebt u hem altijd nodig om bij de gegevens te kunnen. Ook de back-upprovider kan u niet helpen wanneer u die sleutel kwijtraakt!
Wees zorgvuldig bij het kiezen en vervolgens opslaan van de sleutel. In geval van nood hebt hem nodig om uw bestanden te herstellen.
16. Logging
Het controleren van de logging is bij een online back-up zo mogelijk nog belangrijker dan bij een back-up op het thuisnetwerk of op een dvd. Online back-updiensten bieden vaak de mogelijkheid om u per e-mail te informeren over het slagen of mislukken van een back-upsessie. Ook is het mogelijk dat de software op uw pc hier een signaal over geeft. Schakel dergelijke meldingen in en kijk er regelmatig naar. Zeker wanneer de software alleen een signaal afgeeft wanneer er fouten zijn opgetreden, is het belangrijk uzelf aan te leren dit niet te negeren en zo nodig actie te ondernemen.
Laat u regelmatig per e-mail informeren over de werking van de back-up.