Online samenwerken doe je zo

Door: Theske Slijkerman | 07 april 2015 11:04

Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. pagina 2
  3. pagina 3
  4. pagina 4

Tegelijkertijd met meerdere personen werken in één document: het kan! En het is nog gemakkelijk en handig ook. Je hebt nooit meer gedoe met verschillende versies van hetzelfde document en kunt vanaf elke computer verder werken.

Er zijn verschillende online programma's waarmee je samen in één document kunt werken. De twee grootste partijen die deze functie aanbieden zijn Google en Microsoft. In deze cursus bespreken we de overeenkomsten en de verschillen tussen de online officepakketten van deze twee grootmachten.

Meer lezen?

Wil je zelf aan de slag, dan vind je online nog twee workshops:

Google Docs

Microsoft Office Online

Deel 1: Samenwerken

01 Grote namen

Samenwerken in documenten (ook wel cocreatie genoemd) kan vooral met de online kantoorpakketten van Microsoft en Google erg goed. Er zijn meer partijen, maar die laten we in dit verhaal buiten beschouwing, omdat ze minder uitgebreid, minder gemakkelijk of minder toegankelijk zijn. We richten ons op tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties. Bij Google heten de drie online officeprogramma's respectievelijk Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Microsoft noemt ze Word Online, Excel Online en PowerPoint Online.

01 Google en Microsoft hebben de meest uitgebreide online kantoorpakketten.

02 Waarom samenwerken

De belangrijkste vraag is wellicht: waarom zou je met meerdere personen willen samenwerken binnen één bestand? We illustreren dit met een voorbeeld uit onze eigen ervaring. Een projectgroep van vier mensen maakt samen een draaiboek voor een evenement. De eerste persoon stelt het document op en mailt het naar de rest van de projectgroep. Er zijn nu vier kopieën van het document aanwezig, op vier verschillende computers. Wanneer iedereen nu zijn ideeën aan het document toevoegt, heb je vier verschillende versies van het draaiboek, op vier locaties.

Het samenvoegen van de verschillende wijzigingen is veel werk, je loopt het risico dat je per ongeluk delen van de tekst niet meeneemt, en het doen van dubbel werk is bijna niet te vermijden.

Nu kun je natuurlijk afspreken dat eerst Jantje, dan Pietje en dan pas Dirk aanpassingen gaat doen, of dat Jantje deel A maakt, Pietje deel B en Dirk deel C. Maar dit kan vele malen handiger. Wanneer je dit document online zet bij Google of Microsoft, kun je met zijn allen tegelijk binnen hetzelfde document aan de slag. Geen kopieën meer, geen risico op het per ongeluk verwijderen van delen van de tekst bij het samenvoegen én geen dubbel werk!

02 Een document rondsturen voor aanpassingen levert veel versies op, met het risico op dubbel werk en onjuiste samenvoegingen.

03 Opslagcapaciteit

De officeprogramma's van Google werken voor de opslag van de documenten met Google Drive. Alle bestanden die je maakt of bewerkt, worden in Drive opgeslagen. Hierbij krijg je gratis een opslagcapaciteit van 15 GB. Deze capaciteit deel je met Gmail en Google+ Foto's.

Bij Microsoft worden alle documenten opgeslagen in OneDrive. Je gratis opslagcapaciteit is ook bij deze dienst 15 GB. Je kunt dit nog uitbreiden tot 23 GB door foto's te synchroniseren met je mobiele apparaat (3 GB extra) of door vrienden uit te nodigen (500 MB per vriend, maximaal 5 GB).

Deelt iemand een document met jou, dan gaat dit niet van jouw opslagruimte af, het document staat ten slotte maar op één plek: in de Drive of OneDrive van degene die het bestand met je deelt.

03 Bij OneDrive kun je de opslagruimte gratis uitbreiden tot 23 GB.

Microsoft Office 365

Werk je veel online én offline met office? Overweeg dan Office 365. Hierbij betaal je een abonnementsbedrag van 10 euro per maand of 99 euro per jaar. Je krijgt hiervoor altijd de nieuwste Office-versie op je computer. Ook krijg je 1 TB extra onlineopslag bij OneDrive en die ruimte wordt binnenkort zelfs onbeperkt. De Office 365-abonnementen zijn geschikt voor pc, Mac, iPad en Windows-tablets.

Bij Office 365 krijg je 1 TB opslagruimte, hiervoor betaal je 99 euro per jaar.

04 Weinig verschillen

Wij dachten dat de Office Online-programma's van Microsoft uitgebreider zouden zijn dan de equivalenten van Google. We merkten echter dat dit slechts een vooroordeel is, de functionele verschillen tussen de applicaties zijn zeer klein. Wel hebben de beide diensten nog steeds hun eigen sterke punten. Voor Microsoft is dit vooral de vertrouwde vormgeving van de programma's. Voor Google is dit het gemak dat werkelijk alles zich online afspeelt, plus de snelheid van de online programma's. Ga je met een groep mensen geen al te complexe documenten maken, zoals een tekstverslag, een kostenoverzicht of een nette presentatie, dan maakt het weinig uit welke dienst je kiest.

Een van de belangrijkste overwegingen is dan wellicht wat voor soort account de mensen hebben met wie je samen wilt werken. Weet je dat iedereen een Gmail-adres gebruikt, dan heeft iedereen automatisch al een Google-account en hoeft niemand een nieuw account te creëren. Hetzelfde geldt bij Microsoft voor een Hotmail/Outlook/Live-adres. Overigens hoef je niet per se een Gmail-adres te hebben om samen te kunnen werken in de Google-diensten, en ook geen Hotmail-adres om met Office Online aan de slag te gaan. Je kunt namelijk ieder e-mailadres koppelen aan een Google of Microsoft-account.

04 Je kunt je favoriete e-mailadres koppelen aan een Microsoft-account, dus ook een Gmail-adres.