Outlook-handtekeningen
Een handtekening maken in Outlook 2010 is betrekkelijk eenvoudig, tenminste, als het een eenvoudige regel tekst betreft. Wil je meer opsmuk, zoals bijvoorbeeld een handtekening die uit twee kolommen bestaat, dan is daar iets meer inspanning voor nodig. Wij laten zien hoe je in een paar stappen zo’n handtekening maakt en vervolgens gebruikt.
01 Handtekening vormgeven
Het handige van de berichteneditor in Outlook 2010 is dat deze is gebaseerd op de functionaliteit van Word. Je kunt werken met opmaakelementen of zoals in dit geval met tabellen. Start Outlook 2010 en klik op Nieuwe e-mail.
In het venster dat verschijnt, klik je op het tabblad Invoegen / Tabel. Geef aan wat de indeling van de tabel moet zijn, in ons geval één rij en twee kolommen (uiteraard kun je het zo ingewikkeld maken als je wilt). Je ziet direct de tabel en kunt deze naar eigen inzicht invullen.
Zo kun je in de linkerkolom een afbeelding plaatsen (bijvoorbeeld een logo) en in de rechterkolom de informatie of gewoon, zoals in ons geval, twee kolommen met informatie. Zodra je de gewenste informatie hebt ingevuld, maken we de randen van de tabel onzichtbaar, simpelweg omdat dit netter staat.
Selecteer de tabel door linksboven in de tabel op het pictogram met het kruis te klikken en vervolgens te klikken op Randen (in het tabblad Ontwerpen) en in het uitklapmenu te kiezen voor Geen.
Je kunt de handtekening gewoon in een Outlook-bericht vormgeven, dat werkt namelijk bijna precies zoals in Word.
02 Handtekening instellen
Wanneer de handtekening helemaal naar tevredenheid is (geen zorgen, je kunt deze nog aanpassen) kan je deze daadwerkelijk gaan instellen als handtekening. Selecteer wederom de gehele tabel door te klikken op het pictogram met het kruisje linksboven in de tabel en druk vervolgens op de toetsencombinatie Ctrl+C om de tabel te kopiëren.
Klik nu in het tabblad Bericht op Handtekening en vervolgens op Handtekeningen. In het venster dat verschijnt, klik je op de knop Nieuw en geef je de handtekening een naam, bijvoorbeeld 2 kolommen. Zodra je dit hebt gedaan, wordt het invoerveld onderin actief en kan je de zojuist gekopieerde handtekening plakken met behulp van de toetsencombinatie Ctrl+V.
Standaard wordt deze handtekening nu aan nieuwe berichten toegevoegd, maar die instelling kun je in dit venster wijzigen. Het prettige is dat, wanneer je dit venster opent, je de tekst direct kunt bewerken, je hoeft daarvoor niet eerst weer terug naar de berichteneditor en het geheel daarna opnieuw te kopiëren. Een extra kolom invoegen kan in dit venster helaas niet, daarvoor zal je wel terug moeten naar de berichteneditor.
Eenmaal gemaakt kan je een nieuwe handtekening aanmaken en het zojuist gemaakte resultaat hierin plakken.
03 Handtekening gebruiken
Wanneer dit jouw eerste handtekening is en je hebt de standaardinstelling in het venster Handtekeningen en e-mailpapier laten staan, dan wordt de handtekening die je zojuist hebt gemaakt automatisch ingevoegd bij nieuwe berichten. In sommige gevallen kan het echter ook handig zijn om verschillende handtekeningen te hebben voor verschillende soorten berichten.
Misschien stuur je wel eens e-mails naar contactpersonen waarvan je weet dat ze geen html-mail kunnen ontvangen, in wel geval jouw fraai opgemaakte handtekening bij hen flink in de soep draait. Het kan dan handig zijn om een handtekening mét en zonder opmaak te hebben. Welke van de twee je toevoegt, bepaal je wanneer je een nieuw bericht maakt.
Wanneer je (met verschillende aangemaakte handtekeningen) op Handtekening klikt in het tabblad Bericht, kun je kiezen uit de handtekeningen die je hebt toegevoegd in het menu dat uitklapt. Zo kun je heel eenvoudig schakelen tussen handtekeningen met verschillende opmaak (overigens ook handig voor het maken van onderscheid tussen zakelijke en privéhandtekeningen).
Wanneer je meerdere handtekeningen maakt, kun je bij elk bericht kiezen welke handtekening je gebruikt.