PhraseExpress
Al zijn al uw getypte e-mails en documenten anders, vaak zijn er kleine zinnetjes of zinsconstructies die u voortdurend gebruikt. Denk aan een aanhef, een afsluiting, handtekening of misschien zelfs een paragraaf met bepaalde informatie. U kunt zoiets telkens opnieuw tikken of vanuit een ander document plakken, maar met PhraseExpress kan het sneller.
1. PhraseExpress
Het mooie van het programma PhraseExpress is dat u met behulp van een afkorting, tekst kunt invoegen met of zonder opmaak, zowel korte zinnen als lange paragrafen. PhraseExpress is gratis te downloaden. Eenmaal op de site klikt u op Freeware Download en vervolgens op Download PhraseExpress. Let op: er zijn drie versies, voor deze snelstart downloaden we de bovenste versie. De tweede is een serverversie en de derde onderaan de pagina is een draagbare variant die u op een usb-stick kunt installeren. Na het klikken op Download PhraseExpress moet u nog eenmaal klikken op Download. Het programma wordt namelijk niet gehost op de site van de makers zelf, maar op Snapfiles.com. Een scan via VirusTotal.com laat zien dat de software vrij is van virussen, spyware of andere kwalijke software. De installatie is verder niet bijzonder, u dient in de laatste stap alleen op te geven of u het programma in een netwerk gaat gebruiken, of u voorbeeldzinnen wilt installeren enzovoort.
In de laatste stap van de installatie dient u een paar keuzes te maken.
2. Afkortingen instellen
Hebt u het programma geïnstalleerd en gestart, dan zal het zichzelf automatisch minimaliseren in het systeemvak. Wanneer u het opent, ziet u direct een lijst met opties, waaruit duidelijk wordt dat het programma veel meer kan dan alleen maar wat zinnetjes invoegen. Voor deze snelstart is dat echter waar we ons tot beperken. Klik op het pictogram in het systeemvak en vervolgens op Settings. Klik met de rechtermuisknop in het linkerdeelvenster en kies voor New Phrase. Bij Description vult u een omschrijving in waaraan u het onderdeel later kunt herkennen. In dit voorbeeld tonen we een aanhef. In het veld Phrase content vult u de tekst in die u wilt invoegen, zoals in ons voorbeeld: Geachte heer/ mevrouw, Ik mail u omdat. Bij Hotkey geeft u vervolgens aan met welke toetscombinatie u de tekst wilt oproepen. Wilt u geen toetscombinatie, maar een afkorting zoals Braanh (brief aanhef, het moet uiteraard iets zijn dat u niet per ongeluk intypt), dan typt u dat in het veld Autotext. Klik op OK.
In een paar stappen definieert u een afkorting en de tekst die daar achter schuilt.
3. Afkortingen gebruiken
U hebt een afkorting ingesteld die geactiveerd wordt zodra u hem intypt (mits PhraseExpress actief is uiteraard). Typ de afkorting die we zojuist hebben aangemaakt (Braanh). Het mooie is dat het niet uitmaakt of u dat in een Word-document of een e-mail doet, het werkt namelijk overal. Zodra u het woord hebt getypt, zal de vervangende tekst worden geplakt op het moment dat u op de spatiebalk drukt (de spatie is dus eigenlijk de ware activator). De tekst wordt vervolgens precies geplakt zoals u deze hebt gedefinieerd in de instellingen. U kunt op deze manier zoveel afkortingen maken als u wilt, met korte zinnen, lange zinnen, of u kunt zelfs hele standaardberichten verstoppen achter een afkorting. De werking van PhraseExpress gaat echter nog veel verder. U kunt allerlei soorten variabele tekst laten invoegen met behulp van macro's (zoals de datum van vandaag, een volgnummer enzovoort). Dat gaat het doel van deze snelstart een beetje te boven, maar het is absoluut de moeite waard om daarmee te stoeien.
Door de afkorting te typen en op de spatiebalk te drukken, wordt de vervangende tekst geplakt die u hebt gedefinieerd.