Slimmer tijdbeheer met Google Agenda

Door: Dirk Schoofs | 16 januari 2019 06:14

Google Agenda delen
Apps & Software

Het puzzelen met last minute-afspraken, dringende verzoeken, taken en to do’s, levert je flink wat stress op. Voor je er erg in hebt, slibt je agenda dicht en blijft er geen ruimte meer voor zaken die energie geven. Wil je grip krijgen op al je afspraken en verplichtingen? Google Agenda is een geweldige tool voor wie werkt, studeert of simpelweg iets organiseert. Bovendien heeft deze toepassing enkele slimme functies die tijdbeheer net wat gemakkelijker maken.

Tip 01: E-mail dagtaken

Wil je je dag doelgericht beginnen, laat Google je dan iedere ochtend om 05:00 je een mailtje sturen met de taken die voor die dag zijn ingepland. Selecteer hiervoor in de webweergave in de linkerkolom de betreffende agenda, klik op de puntjes zodat het menu uitklapt en selecteer Instellingen en delen. In het rijtje met opties zie je Meldingen voor afspraken die de hele dag duren. Wanneer je daarop klikt, kom je terecht bij de Algemene meldingen waar je bij het onderdeel Dagelijkse agenda de optie Geen in E-mail verandert.

Google Agenda stuurt iedere ochtend om vijf uur lokale tijd een lijstje met je dagelijkse taken.

Tip 02: Niet op kantoor

Wanneer je in Google Agenda een afspraak maakt, kun je kiezen voor Afspraak, eventueel Herinnering (als je die agenda hebt ingesteld), of Taak. Gebruik je G-Suite, de professionele en educatieve versie van Google, dan heb je ook de beschikking over de optie Niet op kantoor. We maken hier melding van, omdat Google aangeeft dat deze functie binnenkort voor alle gebruikers beschikbaar komt. Met Niet op kantoor kun je een bepaalde periode in je agenda blokken. Collega’s die dan toch een afspraak met je trachten te maken, ontvangen dan, via een persoonlijk bericht, een weigering. Op deze manier vermijd je dat iemand per abuis met je afspreekt terwijl je bijvoorbeeld op vakantie bent.

Afspraken die in een NOK-periode binnenkomen, zal Google automatisch weigeren.

Tip 03: Aparte agenda’s

Wanneer je voor het eerst met Google Agenda gebruikt, heb je slechts één agenda (op de standaardagenda’s van Google na). Om productief met je leven om te gaan, is het soms gemakkelijker om verschillende agenda’s bij te houden, bijvoorbeeld voor familie, werk en sport. Om een nieuwe agenda te maken, klik je op het kleine plusteken naast De agenda van iemand anders toevoegen. Selecteer daar de optie Nieuwe agenda. Geef de agenda een naam, een beschrijving en bepaal eventueel een tijdzone.

Maak verschillende agenda’s voor de verschillende activiteiten in je privé- en werkleven.
Heb je op alle gebieden een druk leven, maak dan gebruik van verschillende agenda’s

Google Agenda-extensie

De ontwikkelaars van Google hebben een eigen Chrome-extensie ontwikkeld om snel in deze browser de afspraken van de huidige dag te zien. Wanneer je op de toegevoegde knop klikt, krijg je de aanstaande Google Agenda-items in een lijstje te zien. In de voorkeuren van de extensie geef je aan welke agenda’s op deze manier beschikbaar zijn. Je kunt ook een evenement toevoegen door op de plusknop te klikken. De Chrome-extensie kun je toevoegen in de Chrome Web Store.

Je ziet onmiddellijk welke afspraken en evenementen je de voor de komende tijd gepland hebt staan.

Tip 04: Wereldklok

Wanneer je afspraken met mensen in verschillende tijdzones maakt, past Google Agenda automatisch de lokale tijd toe. Plan je dus bijvoorbeeld een videoconferentie in met iemand in San Francisco die daar van 10 tot 11 uur plaatsvindt, dan zal er in jouw agenda komen te staan dat je van 19 uur tot 20 uur bezet bent. Wil je kunnen zien of het ergens anders op de wereld niet toevallig middernacht is als je iets wilt overleggen, dan kun je gebruikmaken van de wereldklok. Activeer deze door naar Instellingen / Tijdzone te gaan en daar de optie Wereldklok weergeven aan te vinken. Nu kun je de huidige tijd en tijdzone aflezen én zie je een zon of maan waarmee aangegeven wordt of mensen met een ‘normaal leven’ op dat moment wakker zijn of juist slapen.

Michel participeert in de meeting in San Francisco, die daar van 10 tot 11 uur plaatsvindt.

Tip 05: Gasten uitnodigen

Een avondje bijkletsen, samen sporten of een simpele lunch plannen, het kan een hele opgave zijn om zoiets vast te leggen. Om een datum te prikken, klik je rechtsonder op de rode knop met het plusteken. In het pop-upvenster vul je alle details van de nieuwe afspraak in en voeg aan de rechterkant de mensen toe met wie jij de afspraak wilt maken door hun e-mailadressen in te vullen. Google stuurt vervolgens een e-mail waarin ze kunnen aangeven of ze wel of niet akkoord gaan met de afspraak.

De gast kan antwoorden dat hij wel, misschien of niet zal deelnemen.
Een lunch plannen, samen sporten, … het kan een hele opgave zijn zoiets vast te leggen

Tip 06: Agenda’s delen

Werk je veel met één of meerdere personen samen, dan is het wel zo praktisch om in te kunnen zien of ze beschikbaar zijn of waar ze uithangen. Om een agenda van iemand anders aan jouw agenda toe te voegen, heb je het mailadres of de unieke url van de agenda nodig. De nieuw toegevoegde agenda verschijnt vervolgens onder Andere agenda’s. Om andermans agenda via e-mail toe te voegen, ga je naar de lijst met agenda’s in het linkerdeelvenster. Je typt het e-mailadres in in het vak Agenda van iemand anders toevoegen. Wil je de gedeelde agenda toevoegen via een iCal-koppeling, klik dan op het plusje en kies Via URL uit het menu.

Deel agenda’s met elkaar zodat je ziet wanneer iedereen beschikbaar is.

Tip 07: Details verbergen

Een agenda delen is erg handig, maar soms zijn er privacygevoelige afspraken waarvan je niet wilt dat iemand anders de details ervan kan inzien. Dit kun je aanpassen door bij het maken of bewerken van een afspraak bij het boekentaspictogram de zichtbaarheid van de afspraak in te stellen. Voor privacygevoelige afspraken zet je die zichtbaarheid op Privé en vergeet vooral die instelling niet op te slaan!

Zet de zichtbaarheidsinstelling van privacygevoelige afspraken op Privé.

Send to Calendar

Een extra functie die wij niet meer kunnen missen, is Send to Calendar. Het is een product van Boris Masis, productmanager bij Google. Nadat je deze extensie in Chrome hebt geïnstalleerd, hoef je een evenement niet meer handmatig over te typen in je agenda. Je selecteert op de website van het evenement de titel, datum, tijd en eventueel locatie en met een klik op de rechtermuisknop geef je dan de opdracht Send to Calendar. Google Agenda vult direct de gegevens in als een nieuw evenement, je hoeft zelf alleen nog maar aan te geven in welke agenda jij het evenement wilt hebben staan.

De gegevens van de webpagina plaatst Google Agenda rechtstreeks in een van jouw agenda’s.

Tip 08: Herhalende afspraak

Wanneer je bijvoorbeeld iedere dinsdagochtend een vergadering hebt, hoef je daar niet iedere keer een nieuwe afspraak voor te maken. Als je een vergadering (of een andere terugkerende afspraak) aanmaakt en de titel, datum en tijd invoert, kun je bij de opties aangeven of deze afspraak zich moet herhalen. Google biedt je de keuze: elke dag, week, maand of jaar. Klik je op de knop Aangepast, dan kun je complexere herhalingen formuleren, zoals: de afspraak vindt plaats om de twee weken, maar eindigt op 10 oktober.

Je kunt zich herhalende afspraken heel specifiek instellen.

Tip 09: Bijlage toevoegen

Je kunt sinds kort ook bestanden en koppelingen aan agenda-items toevoegen. Klik in een willekeurige gebeurtenis op het potloodpictogram: Bewerken. Vul alle benodigde gegevens in en voeg eventueel gasten en een beschrijving van de afspraak toe (deze kun je tegenwoordig opmaken met vet, cursief en onderstrepingen). Klik vervolgens op het paperclip-pictogram om bijlagen toe te voegen. Standaard zal de Google Drive-bestandbrowser zich openen. Agenda-apps van derden, zoals die op de iPhone, ondersteunen de nieuwe RTF-beschrijvingen nog niet. Dat betekent dat de afspraken op die toestellen alleen een html-opmaak hebben en de bijlagen niet kunnen vertonen.

Wanneer je op de bijlageknop klikt, opent in eerste instantie Google Drive.
Je kunt sinds kort ook bestanden en koppelingen aan agenda-items toevoegen

Tip 10: Geavanceerd zoeken

Wie Google zegt, zegt zoekmachine. Dat blijft niet beperkt tot browser Chrome. Ook in Agenda kun je zoeken. Open een afspraak van een bepaald contact, klik op die naam en Google Agenda komt met een lijst van alle afspraken met die persoon.

Ben je op zoek naar een specifieke gebeurtenis of afspraak, klik dan bovenin op het vergrootglas en vervolgens op het pijltje aan de zijkant van het zoekvenster (Zoekopties) voor een geavanceerde zoekopdracht. In het uitklapvenster kun je bepalen in welke agenda’s je wilt zoeken, welke perso(o)n(en) je zoekt, of waar de afspraak plaatsvindt. Ook kun je zoektermen uitsluiten of zoeken binnen een specifiek datumbereik.

Door op het pijltje in het zoekvenster te klikken, kom je bij de geavanceerde zoekopties.

Nieuw tabblad

Sommige slimme ideeën zitten slechts in een heel klein hoekje. Google Calendar New Tab is een klein browserknopje voor Chrome die je agenda in een nieuw tabblad opent.

Vanuit een minuscuul knopje open je je Google Agenda in een nieuw tabblad.

0 Reactie(s) op: Slimmer tijdbeheer met Google Agenda

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.