Snel je Google Agenda vullen doe je zo
Een afspraak of een gebeurtenis toevoegen aan je agenda is zo gebeurd, ook als die elke week of elke maand plaatsvindt. Maar wat als dat net iets minder regelmatig is – af en toe een weekje ervantussen bijvoorbeeld, of niet altijd op dezelfde dag of hetzelfde uur? Dan zou het handig zijn als je die items in één keer in je agenda kon invoeren … toch? Met een slimme combinatie van een rekenblad en Google Agenda is dat mogelijk.
1 Rekenblad kiezen
We gaan dus eerst alle items invullen in een rekenblad, om die daarna in één keer in Google Agenda te importeren. Je kunt hiervoor zowel Google Spreadsheets als Excel gebruiken, maar het is in elk geval belangrijk dat je dat op de juiste manier doet. Op de bovenste rij vul je alvast de titels van de items in die je in je agenda wilt opnemen, zoals datum, tijdstip, beschrijving, locatie enzovoort. Deze kopteksten moeten echter herkenbaar zijn voor Google Agenda, en dat houdt in dit geval in dat je Engelstalige titels moet gebruiken.
2 Data invullen
We sommen deze namen even voor je op: Subject (naam van afspraak; verplicht), Start Date (eerste dag van afspraak, bijvoorbeeld 08/13/2018; verplicht), Start Time (begintijd van afspraak, bijvoorbeeld 9.30 AM of 2.15 PM), End Date (laatste dag van afspraak), End Time (eindtijd van afspraak – dan ook End Date opnemen), All Day Event (indien afspraak hele dag duurt; True of False), Description (beschrijving of opmerkingen), Location (locatie), Private (te markeren als privé; True of False). De volgorde van de items maakt niet echt uit en de namen zijn ook niet hoofdlettergevoelig.
3 Exporteren Google
Zorg dat je je rekenblad hebt opgeslagen. Het is echter niet zo dat je de data in dit formaat – Google Spreadsheet of xls(x) – meteen in Google Agenda kunt importeren. Je moet je rekenblad namelijk eerst nog omzetten naar een geschikt csv-bestand. Geschikt betekent in dit geval vooral: door een komma gescheiden velden, en dus niet gescheiden door een dubbele punt of een puntkomma, want dat werkt niet. In Google Spreadsheets doe je dat als volgt: klik op Bestand en kies Downloaden als / Door komma’s gescheiden waarden (.csv, huidig blad).
4 Csv-controle Excel
De kans is reëel dat het formaat in Excel niet meteen goed zit, ook niet als je Opslaan als kiest en in het uitklapmenu CSV (gescheiden door lijstscheidingstekens) (*.csv) of CSV (MS-DOS) (*.csv) selecteert. Dat controleer je als volgt: open het csv-bestand (bijvoorbeeld) in Kladblok; blijkt er een komma te staan tussen elk veld, dan zit je goed. In het andere geval zijn er nog een paar uitwegen.
Je zou kunnen overwegen om alle foutieve tekens (zoals een ;) via Bewerken / Vervangen door een , te vervangen, waarna je het bestand opnieuw met de extensie csv – let wel: niet als .txt – bewaart.
5 Excel aanpassen
Je kunt echter ook al dan niet tijdelijk je systeeminstellingen aanpassen, zodat Excel voortaan komma’s als standaard lijstscheidingstekens gebruikt. Druk op Windows-toets+R, tik config in en start Configuratiescherm op. Selecteer Klok en regio / Land/regio en druk op de knop Meer instellingen. Wijzig Lijstscheidingsteken in , en zorg dat er bij Decimaalteken dan géén komma staat (vul hier bijvoorbeeld een . in). Met de knop Beginwaarden kun je desnoods altijd nog naar de initiële instellingen terugkeren. Bevestig je keuze met OK (2x). Nu hoort het wel goed te gaan met de csv-export in Excel.
6 Csv importeren
Je csv-bestand staat nu klaar voor import in je Google Agenda. Surf hiernaartoe en klik het tandwielpictogram aan. Kies Instellingen en selecteer Importeren en exporteren aan de linkerkant. Druk op de knop Selecteer een bestand op je computer en verwijs naar het betreffende csv-bestand. Selecteer de juiste agenda in het uitklapmenu en bevestig met Importeren. Als het goed is, duikt nu de melding ‘x van x afspraken geïmporteerd’ op en staan alle geïmporteerde afspraken netjes in de gekozen agenda.
