Op deze website gebruiken we cookies om content en advertenties te personaliseren, om functies voor social media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. Ook delen we informatie over uw gebruik van onze site met onze partners voor social media, adverteren en analyse. Deze partners kunnen deze gegevens combineren met andere informatie die u aan ze heeft verstrekt of die ze hebben verzameld op basis van uw gebruik van hun services. Meer informatie.

Akkoord

Snelle stappen in Outlook

Door: Martin Gijzemijter Martin | 14 augustus 2012 15:21

None
Apps & Software

Bent u iemand die veel mailt, dan weet u dat er in de verwerking van mail veel meer tijd gaat zitten dan u op het eerste gezicht zou denken. Gelukkig kan het allemaal een stuk efficiënter door stappen die u regelmatig herhaalt enigszins te automatiseren. Dit kan in Outlook 2010 met behulp van Snelle stappen.

1. Snelle stap maken

Snelle stappen lijken heel erg op de mailregels die u al jaren kunt aanmaken in Outlook. Een Snelle stap bestaat uit een actie die gekoppeld is aan een knop. Standaard heeft Outlook 2010 een aantal kant-en-klare Snelle stappen (waarover meer in stap 2), maar u kunt er zelf eenvoudig eentje aanmaken. U vindt het kopje Snelle stappen in het lint wanneer u het tabblad Start actief hebt. Klik op Nieuwe maken om een nieuwe Snelle stap te maken. De naam die u ingeeft in het venster dat opent, is de naam die wordt weergegeven in het kader Snelle stappen. Vervolgens kiest u een actie uit het uitklapmenu, variërend van Naar een map verplaatsen tot Een afspraak met een bijlage maken. Handig om te weten is dat u hier meer dan één actie kunt toevoegen, zodat u in één klap een hele batterij handelingen kunt afwerken. Eventueel kunt u bij het uitklapmenu Sneltoets nog een toetscombinatie selecteren waarmee u de Snelle stap activeert. Klik op Voltooien om de Snelle stap toe te voegen.

U kunt één of meer acties koppelen aan een Snelle stap en een sneltoets toewijzen.

2. Snelle stap bewerken

Nadat u een Snelle stap hebt gemaakt, kunt u deze eventueel weer verwijderen als u niet tevreden bent, door er met de rechtermuisknop op te klikken en te kiezen voor Verwijderen. U kunt de stap ook bewerken en dat geldt ook voor de stappen die standaard al in Outlook aanwezig zijn. Klik met de rechtermuisknop op een stap die u wilt bewerken (ter illustratie nemen wij de stap E-mail aan team) en op E-mail aan team bewerken in het menu dat uitklapt (uiteraard is de naam gebaseerd op de stap waarop u klikt). U komt nu terecht in hetzelfde venster als wanneer u een nieuwe Snelle stap maakt, maar dan met daaraan al een actie gekoppeld. In het geval van deze optie kunt u aangeven naar welke personen een e-mail moet worden gestuurd wanneer u op deze knop klikt. Klikt u op Opties tonen, dan krijgt u (bij deze stap) extra opties, zoals CC en BCC, Urgentie, Standaardtekst enzovoort. Klik op Voltooien om eventuele wijzigingen op te slaan.

Even spieken: door Outlooks eigen Snelle stappen te bewerken ziet u hoe het werkt.

3. Snelle stap toepassen

Wanneer u Snelle stappen naar wens hebt toegevoegd en/of aangepast, kunt u ze gebruiken om veel sneller en efficiënter te werken binnen Outlook. U klikt eerst op het bericht (of selecteert meerdere berichten) dat u wilt verwerken en vervolgens op de gewenste knop in het kopje Snelle stappen. Hebt u een sneltoets toegewezen aan de actie, dan werkt het natuurlijk nog sneller. Ter illustratie van hoe dit het werken kan versnellen: stel dat u een Snelle stap hebt aangemaakt waarin u aangeeft een mailtje te willen beantwoorden en daarna te verwijderen (of in een map te plaatsen). Wanneer u klikt op een mailtje en daarna op de door u gemaakte Snelle stap, dan opent automatisch het venster waarin u kunt beantwoorden, terwijl het originele mailtje direct wordt verwijderd of gearchiveerd in de aangegeven map. Zo houdt u Outlook opgeruimd zonder daar ook maar één extra klik voor te hoeven uitvoeren. Op dezelfde manier kunt u dus e-mails starten aan groepen, agenda-items inplannen enzovoort!

Heerlijk eenvoudig: mail selecteren en klikken op de gewenste Snelle stap.

0 Reacties op: Snelle stappen in Outlook

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.