Snelle stappen in Outlook
Bent u iemand die veel mailt, dan weet u dat er in de verwerking van mail veel meer tijd gaat zitten dan u op het eerste gezicht zou denken. Gelukkig kan het allemaal een stuk efficiënter door stappen die u regelmatig herhaalt enigszins te automatiseren. Dit kan in Outlook 2010 met behulp van Snelle stappen.
1. Snelle stap maken
Snelle stappen lijken heel erg op de mailregels die u al jaren kunt aanmaken in Outlook. Een Snelle stap bestaat uit een actie die gekoppeld is aan een knop. Standaard heeft Outlook 2010 een aantal kant-en-klare Snelle stappen (waarover meer in stap 2), maar u kunt er zelf eenvoudig eentje aanmaken. U vindt het kopje Snelle stappen in het lint wanneer u het tabblad Start actief hebt. Klik op Nieuwe maken om een nieuwe Snelle stap te maken. De naam die u ingeeft in het venster dat opent, is de naam die wordt weergegeven in het kader Snelle stappen. Vervolgens kiest u een actie uit het uitklapmenu, variërend van Naar een map verplaatsen tot Een afspraak met een bijlage maken. Handig om te weten is dat u hier meer dan één actie kunt toevoegen, zodat u in één klap een hele batterij handelingen kunt afwerken. Eventueel kunt u bij het uitklapmenu Sneltoets nog een toetscombinatie selecteren waarmee u de Snelle stap activeert. Klik op Voltooien om de Snelle stap toe te voegen.
U kunt één of meer acties koppelen aan een Snelle stap en een sneltoets toewijzen.
2. Snelle stap bewerken
Nadat u een Snelle stap hebt gemaakt, kunt u deze eventueel weer verwijderen als u niet tevreden bent, door er met de rechtermuisknop op te klikken en te kiezen voor Verwijderen. U kunt de stap ook bewerken en dat geldt ook voor de stappen die standaard al in Outlook aanwezig zijn. Klik met de rechtermuisknop op een stap die u wilt bewerken (ter illustratie nemen wij de stap E-mail aan team) en op E-mail aan team bewerken in het menu dat uitklapt (uiteraard is de naam gebaseerd op de stap waarop u klikt). U komt nu terecht in hetzelfde venster als wanneer u een nieuwe Snelle stap maakt, maar dan met daaraan al een actie gekoppeld. In het geval van deze optie kunt u aangeven naar welke personen een e-mail moet worden gestuurd wanneer u op deze knop klikt. Klikt u op Opties tonen, dan krijgt u (bij deze stap) extra opties, zoals CC en BCC, Urgentie, Standaardtekst enzovoort. Klik op Voltooien om eventuele wijzigingen op te slaan.
Even spieken: door Outlooks eigen Snelle stappen te bewerken ziet u hoe het werkt.
3. Snelle stap toepassen
Wanneer u Snelle stappen naar wens hebt toegevoegd en/of aangepast, kunt u ze gebruiken om veel sneller en efficiënter te werken binnen Outlook. U klikt eerst op het bericht (of selecteert meerdere berichten) dat u wilt verwerken en vervolgens op de gewenste knop in het kopje Snelle stappen. Hebt u een sneltoets toegewezen aan de actie, dan werkt het natuurlijk nog sneller. Ter illustratie van hoe dit het werken kan versnellen: stel dat u een Snelle stap hebt aangemaakt waarin u aangeeft een mailtje te willen beantwoorden en daarna te verwijderen (of in een map te plaatsen). Wanneer u klikt op een mailtje en daarna op de door u gemaakte Snelle stap, dan opent automatisch het venster waarin u kunt beantwoorden, terwijl het originele mailtje direct wordt verwijderd of gearchiveerd in de aangegeven map. Zo houdt u Outlook opgeruimd zonder daar ook maar één extra klik voor te hoeven uitvoeren. Op dezelfde manier kunt u dus e-mails starten aan groepen, agenda-items inplannen enzovoort!
Heerlijk eenvoudig: mail selecteren en klikken op de gewenste Snelle stap.