Sneltoetsen in Outlook
De interface van Outlook is redelijk efficiënt. Toch kunt u nog een hoop tijd winnen als u het werken met de muis deels omzeilt en gebruikmaakt van de handige toetscombinaties. Outlook 2010 telt honderden toetscombinaties, die kunt u natuurlijk onmogelijk allemaal onthouden. Maar welke toetscombinaties helpen u nu echt sneller te werken?
1. Hoofdnavigatie
Outlook 2010 stelt u in staat om via het toetsenbord te navigeren naar de verschillende hoofdfuncties van het programma. Er zijn hier in totaal zeven opties die u kunt kiezen, die zijn gekoppeld aan de Ctrl-toets. Van Ctrl+1 tot en met Ctrl+7 brengen deze toetscombinaties u respectievelijk naar: Mail, Agenda, Contactpersonen, Taken, Notities, Mappenlijst en Snelkoppelingen. Voor het adresboek hebt u vreemd genoeg weer een andere snelkoppeling nodig, deze roept u namelijk op met Ctrl+Shift+B. Kunt u niet onthouden welke weergave waarbij hoort, dan kunt u ook simpelweg bladeren naar de volgende weergave met Alt+PijlRechts (of Alt+PijlLinks afhankelijk van de vraag of u voor- of achteruit wilt bladeren). Deze tweede methode werkt prima, maar wellicht is de muis in dit geval dan toch iets sneller. Wanneer u iets wilt zoeken, ongeacht de weergave waar u zich in bevindt, kunt u het zoekveld activeren met behulp van de F3-toets.
Outlook kent veel verschillende weergaven. Die kunt u allemaal met de hand aanklikken, maar met een toetscombinatie kunt u er heel makkelijk tussen schakelen.
2. E-mail
De meeste tijd in Outlook brengt u ongetwijfeld door in het e-mailgedeelte. Gelukkig zijn hier ontzettend veel toetscombinaties die u tijd kunnen besparen. Met Ctrl+Shift+I springt u automatisch naar het Postvak In. Met Ctrl+Shift+O springt u naar het Postvak Uit. Drukt u op F9, dan controleert Outlook of er nieuwe mail is. Wilt u zelf een nieuw mailtje schrijven, dan doet u dit snel door te drukken op Ctrl+N. In zo'n bericht kunt u een hyperlink plaatsen met behulp van de toetscombinatie Ctrl+K. Er is ook een toetscombinatie voor het invoegen van een bijlage, maar deze is complexer dan werken met de muis. Het bericht verzendt u door te drukken op Alt+S. Wanneer u in de mappenweergave door berichten bladert, dan kunt u een bericht verplaatsen naar een map met de toetscombinatie Ctrl+Shift+V. Een bericht afdrukken doet u via Ctrl+P, markeren als gelezen of ongelezen via Ctrl+Q en Ctrl+U.
Om e-mail te kunnen lezen of schrijven, hebt u echt geen muis meer nodig. Alleen het toevoegen van een bijlage is sneller met de muis dan met een toetscombinatie.
3. Agenda en taken
Er is natuurlijk meer in Outlook dan mail alleen. De contacten slaan we hier even over, omdat dat niet een weergave is waarin u ontzettend vaak veel handelingen moet uitvoeren. Maar de agenda en takenlijst daarentegen mogelijkerwijs wel. Een nieuwe afspraak maakt u net als bij e-mail via Ctrl+N. Wilt u een verzoekt tot een afspraak indienen, dan kan dat via Ctrl+Shift+Q. Hebt u zelf zo'n verzoek ontvangen, dan kunt u daar snel op reageren met Ctrl+R. Schakelen tussen weergaven in agendamodus doet u door te drukken op Ctrl+1 t/m 4. Wilt u een nieuwe taak maken (in de taakweergave) dan doet u dit ook met Ctrl+N (buiten deze weergave maakt u een nieuwe taak via Ctrl+Shift+K). Een verzoek tot een taak accepteren doet u via Alt+C (een taak afwijzen, doet u met Alt+D). Tot slot kunt u een taak voltooien door deze te selecteren en te drukken op de Insert-toets.
Ook de onderdelen Agenda en Taken laten zich eenvoudig bedienen met toetscombinaties. Een taak kunt u zelfs vanuit elke willekeurige weergave maken.