Het WK staat voor de deur en dat betekent dat er links en rechts weer allerlei WK Poules opduiken. Het is natuurlijk enorm leuk om zelf zo'n poule op te zetten, maar ook een ontzettend gedoe. Iedereen formulieren sturen, bijhouden wie er iets ingestuurd heeft en wat precies. Dat moet eenvoudiger kunnen.
Het kan bijvoorbeeld eenvoudiger met behulp van Google Docs. Het aanmaken van een WK Poule als Google Spreadsheet zorgt ervoor dat het document online zichtbaar is voor iedereen die u daar toegang toe geeft. Zo'n online spreadsheet voorkomt dat de deelnemers u allemaal losse mailtjes sturen met daarin hun ingevulde formulieren. Dat is namelijk erg onhandig en bovendien foutgevoelig. In plaats daarvan gebruikt u de functie Formulieren van Google Spreadsheets.
1. Spreadsheet uploaden
Het eerste dat u nodig hebt is een kant-en-klaar WK Poule-spreadsheet om mee te werken. Om er een zelf te maken is een heel gedoe, vandaar dat wij er al eentje voor u hebben ontworpen die u kunt gebruiken. U kunt deze downloaden via onze website en vervolgens uploaden naar Google Docs. U doet dit door te surfen naar docs.google.com (u dient in te loggen als u niet al ingelogd bent bij Google) en vervolgens te klikken op de knop Upload links bovenin. Klik vervolgens op Selecteer bestanden om te uploaden en blader naar het Excel-bestand van de WK Poule. Klik vervolgens op Uploaden starten. Zodra het uploaden is voltooid, klikt u op de titel van het document om deze te openen als Google Spreadsheet.
Door het Excel bestand te uploaden naar Google Docs, wordt het een online spreadsheet.
2. Werkbladen
We hebben in het spreadsheet drie werkbladen gemaakt. Het eerste werkblad heet Wedstrijdschema, hierin staat simpelweg aangegeven welke wedstrijd wanneer wordt gespeeld in de eerste ronde. Voor de overzichtelijkheid hebben we een vereenvoudigde poule gemaakt, in deze poule wordt na de eerste ronde alleen gekeken welke landen er door zijn en niet meer wat er is gescoord (dat kan uiteraard wel). Het tweede tabblad, Inzendingen Deelnemers, is leeg, deze wordt straks automatisch gevuld met de inzendingen van uw deelnemers. Het derde tabblad is de puntentelling, hier kunt u aan de hand van het tabblad Inzendingen Deelnemers de punten verdelen. Wij hebben in het derde tabblad een opzetje gemaakt voor de puntentelling, maar hoe u deze invult is natuurlijk helemaal aan uzelf.
3. Formulier maken
Om de vragen te kunnen verzamelen in het spreadsheet, dient u een formulier aan te maken. Voor iets omvangrijks als een poule kan zo'n formulier erg lang zijn, maar hij is wel erg eenvoudig om te maken. Zorg dat u het tweede tabblad geopend hebt en klik op Formulier / Een formulier maken. Er verschijnt nu een nieuw venster waarin u de vragen voor uw formulier kunt invullen (als er al een voorbeeldvraag staat, verwijder deze dan). In het tekstveld bovenin kunt u een omschrijving geven die de deelnemers te zien krijgen wanneer u ze dit formulier mailt.
Vervolgens voegen we de eerste vraag toe: geen onbelangrijke, namelijk de naam van de deelnemer. U kunt dit een open tekstveld maken, maar veel minder foutgevoelig is uiteraard als u de deelnemers hun naam laat selecteren. Klik op Item toevoegen linksboven en selecteer Kiezen uit een lijst. Bij Titel van de vraag vult u bijvoorbeeld in: Selecteer hieronder je naam:. Vervolgens kunt u de namen invullen waaruit geselecteerd kan worden. Plaats een vinkje bij Maak hiervan een vereiste vraag en klik op Gereed.
Zorg dat de deelnemers hun naam kunnen selecteren (of zelf invullen).
4. De poulevragen
Hierna voert u een Sectiekop in (dit is handig omdat er veel vragen zullen staan in dit formulier, en zo schept u duidelijkheid). Klik hiervoor op Item toevoegen en vervolgens op Sectiekop. Bij Koptekst vult u bijvoorbeeld in Groep A en bij Omschrijving kunt u iets invullen als: Vul hieronder de standen in die je voorspelt voor Groep A. Klik vervolgens op Gereed.
Nu volgt de eerste daadwerkelijke vraag en uiteraard is deze zo simpel als wie er gaat winnen in een bepaalde wedstrijd. Klik op Item toevoegen en vervolgens op Tekst. Nu gaat u simpelweg het speelschema af. De eerste wedstrijd in het speelschema is Zuid-Afrika - Mexico. Vul daarom bij Titel van de vraag in: Uitslag Zuid-Afrika - Mexico en bij Omschrijving iets als: (bijvoorbeeld 0-0 of 2-0). Plaats wederom een vinkje bij Maak hiervan een vereiste vraag en klik op Gereed. Klik op Item toevoegen, en ga net zo lang door met toevoegen van vragen totdat u alle wedstrijden hebt ingevoerd (vergeet niet Sectiekoppen in te voegen voor de verschillende groepen).
Door middel van vragen kunt u deelnemers de uitslagen laten invullen.
5. Overige vragen
Uiteraard volgen er nog andere wedstrijden na de eerste ronde, ook daar maken we vragen voor, zij het veel beknopter (maar u kunt het zo uitgebreid maken als u wilt). Voor de kwartfinales klikt u op Item toevoegen en kiest u voor Selectievakjes. Als vraag kunt u stellen: Welke landen halen volgens jou de kwartfinale?. Let op dat u bij de omschrijving invult dat men wel het juiste aantal landen selecteert. Bij de antwoorden vult u vervolgens alle landen in. Plaats een vinkje bij Maak hiervan een vereiste vraag en klik op Gereed. Bent u helemaal klaar met het formulier, klik dan op Opslaan of als deze reeds is opgeslagen, sluit het venster.
De vragen kunnen ook bestaan uit selectievakjes, zodat deelnemers kunnen aanvinken welke landen volgens hen verder gaan.
6. Formulier delen
U ziet nu dat er automatisch velden zijn toegevoegd aan het tweede werkblad, waarin de antwoorden gegeven kunnen worden. Het enige vervelende hieraan is dat Google standaard alles op één rij gooit, hetgeen niet altijd overzichtelijk is. Als de velden en vragen naar wens zijn, kunt u het formulier versturen. Klik hiervoor op Formulier en vervolgens op Verzenden. Verzend het formulier aan de mensen die u wilt uitnodigen voor deelname (zorg wel dat u hun namen hebt ingevuld bij de eerste vraag in het formulier) en klik op Verzenden. Uw deelnemers krijgen het formulier in de mail en de spreadsheet wordt automatisch bijgewerkt met hun antwoord. Het enige dat u nog hoeft te doen is de resultaten in de puntentelling verwerken en dan kunt u voor de rest lekker ontspannen voetbal kijken, zonder dat u allerlei mails bij elkaar hoeft te schrapen, documenten met elkaar hoeft te vergelijken, etc.
Wanneer u het formulier hebt verstuurd, worden reacties van deelnemers automatisch in het spreadsheet ingevuld.
Tip
Wilt u dat de andere deelnemers het schema en de inzendingen ook kunnen zien, klik dan op Delen rechtsboven en vervolgens op Personen uitnodigen om deelnemers toegang te geven.