Zo doe je dat: Bestanden delen zonder problemen

© PXimport

Zo doe je dat: Bestanden delen zonder problemen

Geplaatst: 4 mei 2014 - 06:00

Aangepast: 24 november 2022 - 10:38

Dirk Schoofs

Of je bestanden deelt via een lokaal netwerk of via Google Drive, OneDrive of Dropbox, bestandsdeling stroomlijnt de onderlinge samenwerking en verhoogt de productiviteit. Omgaan met elkaars bestanden vraagt duidelijke afspraken en IT-fatsoen om irritaties en tijdverlies te vermijden.

Tip 01: Projectmappen

Terwijl samenwerking door bestandsdeling of 'collaborative file sharing' furore maakt, dringen nieuwe regels van omgangsvormen zich op. Het lijkt dat de etiquette voor services zoals Dropbox en Google Drive zich nog moet uitkristalliseren. Deel je een map met iemand anders, dan geef je deze map de naam van het project, de functie of de dienst die je deelt. Gebruik voor zo'n map niet de naam van de persoon waarmee je deze map deelt.

Doe je dat toch dan zal Herman Janssens, waarmee je bijvoorbeeld een map deelt op Dropbox, merken dat er op zijn harde schijf plots een map bijkomt die zijn naam draagt en dat kan voor verwarring zorgen. Bovendien is er wellicht een verloop aan personen waarmee je projecten deelt. Gemeenschappelijke mappen krijgen dus de namen van de opdrachten die je met elkaar deelt en bij de naamgeving bedenk je hoe anderen deze mappen en bestanden kunnen interpreteren op hun computer.

 

© PXimport

Tip 01 Wanneer het om een organisatie gaat met een handvol klanten organiseer je een structuur met een map voor iedere klant, die per klant verdeeld is in functies.

Tip 02: Versies

Geef bestanden een naam die niet alleen betekenisvol is voor jezelf, maar ook voor de ontvanger en plaats eventueel een revisienummer achter de bestandsnaam. Startvergadering.v01.docx is een oudere versie dan Startvergadering.v02.docx. Voeg je datums toe aan een bestandsnaam, dan gebruik je het formaat jjjj-mm-dd of jjjj.mm.dd. Dit geeft voor een document van 1 mei 2014 iets in de aard van Rapport.2014.05.01.docx.

Hierdoor zal het systeem de bestanden met dezelfde naam steeds in de chronologisch volgorde plaatsen, zelfs wanneer je ze op naam rangschikt. Houd bestandsnamen zo kort mogelijk. De namen van mappen en bestanden moeten relevant zijn en voor alle medewerkers duidelijk zijn, ook voor nieuwkomers. Gebruik voldoende submappen om alles netjes uit te splitsen en begin nooit de map Allerlei of Algemeen. Zo'n map wordt binnen de kortste tijd een rommelhok.

 

© PXimport

Tip 02 Door het juiste datumformaat toe te voegen, blijven de bestanden in alfabetische orde staan.

Tip 03: Crossplatform

Niet alle computers accepteren bijzondere tekens (bijvoorbeeld é) in bestandsnamen. Gebruik voor bestandsnamen daarom alleen letters, cijfers, liggend streepje (underscore, _), of koppelteken (-), ook wanneer je op een Mac werkt.

De namen van bestanden kunnen problemen geven wanneer de bestanden verhuizen van een Mac-besturingssysteem naar een Windows-systeem of omgekeerd. Mac ondersteunt bepaalde symbolen die Windows niet gebruikt. Daarom vermijd je absoluut de volgende tekens in de bestandnaam: \ / : * ? " < > | [ ] & $.

Let op met spaties. De Windows- en Mac-besturingssystemen ondersteunen wel degelijk spaties in bestandsnamen, maar bepaalde verwerkende scripts herkennen spaties niet. Lokaal maakt het niet uit als je spaties gebruikt en op het lokale netwerk meestal ook niet, maar als je bestanden of foto's later op internet wilt plaatsen geeft dit soms gerommel. Spaties in bestandsnamen geven ook ellende in een Linux-systeem en leiden vaak tot het slecht functioneren van hyperlinks. Webapplicaties vervangen spaties automatisch door de karakters '%20'.

Een bestand als 'Vakantiefoto Kreta 2013.jpg' wordt dan 'Vakantiefoto%20Kreta%20.jpg'. Dus liever geen spaties in bestandsnamen en spreek met alkaar af dat je ter vervanging een underscore gebruikt: 'Vakantiefoto_Kreta_2013.jpg'.

&nbsp;

© PXimport

Tip 03 Het bestand Red de ezel.jpg leest een internetbrowser als Red%20de%20ezel.jpg

Tip 04: Begin en einde

Er bestaat een oude indianentruc om ervoor te zorgen dat mappen en bestanden altijd bovenaan in een alfabetisch geordende lijst verschijnen. Voeg voor de naam een spatie of een underscore toe. De map '_Projecten' zal dan boven de map 'Adressen' komen. Ga met dit trucje erg zuinig om. Mensen die de map 'Projecten' tussen de map 'Marketing' en de map 'Research' verwachten, zullen zich ergeren.

De drie of vier laatste letters na de punt in een bestandsnaam, de extensie, is een typisch pc-fenomeen. Bij het dubbelklikken op zo'n bestand zorgt de extensie dat het juiste programma dit bestand kan openen. Geen extensie betekent geen automatisch opengaand programma. Een Mac heeft geen extensie nodig om het bijhorende programma te vinden. Problemen doen zich daarom regelmatig voor wanneer een Windows-gebruiker een bestand zonder extensies ontvangt van een Mac-gebruiker. Stel op een Mac-besturingssysteem daarom in dat je altijd de bestandsextensies ziet.

Open in Finder de Voorkeuren en vink in het tabblad Geavanceerd de optie Toon alle bestandsnaamextensies aan. In de wereld van bestandsdeling zorg je dat ieder bestand voorzien is van de juiste extensie. Op die manier weet iedereen tenminste dat Rome.jpg een foto is, Rome.ppt een presentatie, en Rome.doc een tekstbestand.

&nbsp;

© PXimport

Tip 04 Een bestands- of mapnaam die met een underscore begint komt in de alfabetische volgorde steeds bovenaan.

Tip 05: Opruimen

Wil je een grote schoonmaak houden en bestanden of mappen wissen om ruimte te winnen? Licht de overige gebruikers vooraf in over je plannen. Mappen of bestanden die je verwijdert uit de Dropbox-map op je harde schijf, zijn na de synchronisatie automatisch verdwenen bij de andere gebruikers. We weten wel dat een dienst als Dropbox bestanden kan terughalen tot dertig dagen nadat je ze hebt verwijderd (zie tip 10), maar wanneer die maand is verstreken, ben je ze onherroepelijk kwijt. Door een map uit je Dropbox-map te slepen behoud je wel de bestanden, maar zijn ze niet langer bereikbaar voor de anderen die toegang hebben tot de map.

De concurrent van Dropbox, Box, heeft verschillende bevoegdheidsniveaus in het betaalde account. Daar kun je voor de personen waarmee je bestanden deelt, aangeven of hij/zij bestanden mag uploaden, downloaden, bekijken, een link kan ontvangen, bewerken en/of verwijderen. In Box beschik je in de gratis versie over 5 GB opslagruimte, maar om de gedifferentieerde bevoegdheden toe te passen heb je minstens de Starter-editie nodig die 4 euro per maand kost.

&nbsp;

© PXimport

Tip 05 In Box is het mogelijk om verschillende bevoegdheden per gebruiker toe te kennen.

Tip 06: Link delen

Wanneer je in Dropbox een map deelt, beschikt de andere persoon over alle rechten. Hij kan de bestanden in de gedeelde map lezen, aanpassen en zelfs verwijderen. Soms wil je wel dat de ander steeds de laatste versie van je bestanden kan bekijken, maar niet dat hij iets kan veranderen, laat staan verwijderen. Dropbox ondersteunt nog steeds geen verschillende bevoegdheden, al is dat een van de meest gevraagde dingen van de gebruikersgemeenschap.

In plaats van een map te delen kun je iemand ook een link sturen van de map of het bestand. Hierdoor krijgt de ander uitsluitend rechten voor het lezen (read-only). Om dit te doen, selecteer je in de Dropbox-map op je harde schijf het bestand of de map waarvan je de link wilt doorsturen. Je klikt er met de rechtermuisknop op en kiest Dropbox / Share Dropbox Link. Deze koppeling verzend je dan per mail naar de persoon met wie je de link wilt delen.

Ook via de website van Dropbox is dat mogelijk. Ga naar www.dropbox.com en zoek het bestand of de map. Klik met de rechtermuisknop en kies Share link.

&nbsp;

© PXimport

Tip 06 In plaats van bestanden te delen in Dropbox, kun je ook een link naar het bestand versturen waardoor de ontvanger het alleen kan bekijken.

Tip 07: Opslagcapaciteit

Houd rekening met de opslagcapaciteit van anderen. Misschien heb je zelf wel een betaalde pro-versie van Dropbox waardoor je over 100 GB gedeelde opslagcapaciteit beschikt, maar moeten je vrienden of collega's het stellen met de gratis 2 GB. Denk hieraan voordat je monsterbestanden van 5 GB naar een gedeelde map sleept. In het slechtste geval wordt het bestand gesynchroniseerd met je eigen toestellen maar wordt het bestand niet met anderen gedeeld.

In het beste geval beschikt 'de overkant' wel over voldoende opslagcapaciteit, maar ook hier geldt dat je het beter van tevoren laat weten wanneer er zulke gigantische bestanden op mensen afkomen.

Wanneer het Dropbox-quotum van de geadresseerde te klein is, bestaat er een interessante alternatieve oplossing. Plaats het bestand dat je wilt delen in jouw map genaamd Public. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies de opdracht Copy Public Link, zodat je deze link kunt plakken in een bericht. De map Public kun je zelfs gebruiken om bestanden te delen met mensen die geen Dropbox-account hebben. Op die manier kunnen ze jouw bestanden downloaden, ook wanneer je computer uit staat.

De privacy blijft wel gewaarborgd omdat anderen niet doorheen de inhoud van de map Public kunnen navigeren. Het is trouwens alleen mogelijk om bestanden te delen in de map Public, dit lukt niet met (sub)mappen.

&nbsp;

© PXimport

Tip 07 Via de map Public kun je ook bestanden delen met mensen die niet aangesloten zijn bij Dropbox.

BitTorrent Sync

Om enorme bestanden te synchroniseren met je eigen NAS, computer op afstand of met andere gebruikers, gebruik je beter een oplossing als BitTorrent Sync. In tegenstelling tot vergelijkbare synchronisatie-clouddiensten als Dropbox en Google Drive regelt BitTorrent Sync de synchronisatie zonder centrale server.

Je hoeft dus nooit meer wakker te liggen van gedachte dat je bestanden ergens op Amerikaanse of Aziatische servers staan. Bovendien verloopt de overdracht van de gegevens erg snel. We kennen het BitTorrent-protocol van clandestiene downloads, maar dit protocol is ook uitermate geschikt voor synchronisatie tussen pc's en NAS-opslag. Waar Dropbox-gebruikers data met een snelheid van gemiddeld 14,5 Mbit/s heen en weer schuiven, is dat bij BitTorrent Sync 107,2 Mbit/s.

&nbsp;

© PXimport

Met BitTorrent Sync synchroniseer je bestanden van onbeperkte grootte bijna acht maal sneller dan via Dropbox.

Tip 08: Structuur-template

Medegebruikers die een bestand opslaan met een andere naam, verder werken aan een foute kopie of die steevast de afspraken rond naamgeving aan hun laars lappen, zijn als kiezelstenen in de raderen van goed geoliede machine. Toch zijn het niet alleen de sloddervossen die problemen veroorzaken. Eigenwijze controlefreaks die hun eigen logica toepassen zijn al even erg.

Geef nooit toe aan de verleiding om andermans mappen even te organiseren. Het is minstens even grof als ongevraagd de paperassen op iemands bureau te herschikken. Wanneer je vindt dat de productiviteit eronder lijdt, bied je beleefd en tactvol hulp aan. Vooral bij het werken in een grotere groep kan een lege mappen-template enorm helpen. Zet een zorgvuldige structuur op van lege mappen en submappen die exact weergeeft hoe je de werking wilt organiseren.

Zo kun je ervoor zorgen dat je drukwerk per project steeds de submappen Artwork, Lay-out, Fonts en Tekst bevat. Bij de start van een volgend project kan iedereen daarna de mappen-template dupliceren en invullen.

&nbsp;

© PXimport

Tip 08 Door te werken met een template zal de mappenstructuur consistent zijn.

Tip 09: Structuur klonen

Veronderstel dat je voor je organisatie ieder jaar dezelfde mappenstructuur opbouwt. Je kunt in Windows gemakkelijk de volledige structuur van mappen en alle submappen zonder de bijbehorende bestanden dupliceren voor het jaar daarna. In dit voorbeeld willen we de structuur van de map 2013 overbrengen naar de map 2014. Eerst maak je een nieuwe lege map aan die je de naam 2014 geeft.

Daarna typ je in het zoekvak van Start cmd om de opdrachtprompt te openen. Daarna geef je het volgende commando in: xcopy /T /E "C:\Users\gebruikersnaam\Documents\2013" "C:\Users\gebruikersnaam\Documents\2014". Hierbij moet je uiteraard jouw eigen gebruikersnaam ingeven en de map waar de bestanden staan. Druk op Enter en je bent klaar.

&nbsp;

© PXimport

Tip 09 Het is mogelijk om een complexe mappenstructuur zonder de bijbehorende bestanden te klonen.

Tip 10: Tijdmachine

Heb je zelf per ongeluk een bestand verwijderd in Dropbox of heeft een gebruiker van de gedeelde map het bestand op zijn pc gewist en is alles daarna gesynchroniseerd? Dan wil dit niet zeggen dat dit bestand voorgoed verdwenen is. Via de website van Dropbox blijft het mogelijk om verwijderde bestanden te herstellen en terug te plaatsen op hun originele locatie. Nadat je bent ingelogd op de website klik je links in de navigatiekolom op het Dropbox-icoon.

Daarna klik je op het vuilnisbakje bovenaan in de lijst zodat alle verwijderde bestanden van de afgelopen dertig dagen in het overzicht verschijnen. Deze herken je aan de grijze kleur. Bovendien staat achter het bestand deleted. Met de rechtermuisknop kun je op het verwijderde bestand de opdracht Restore kiezen om het bestand terug te plaatsen in de map waar het werd verwijderd. Je kunt ook de vorige versie van een document terugplaatsten, hiervoor klik je met de rechtermuisknop op het bestand en selecteer je de optie Previous versions.

&nbsp;

© PXimport

Tip 10 Met de rechtermuisknop kun je de vorige versies terughalen.

Tip 11: Selectie syncen

Het feit dat je een dienst als Dropbox gebruikt, wil niet zeggen dat je daarin alle mappen met iedereen deelt. Je selecteert eerst de map die je wilt delen en daarna klik je op de knop Share this folder om de map te delen de geadresseerden die je zelf kiest. Daarna bepaal je zelf in welke mate je eigen toestellen met elkaar synchroniseren. Hiervoor open je de voorkeuren van Dropbox op je computer door op het tandwieltje te klikken.

Daarna klik je op Advanced en kies je Selective Sync: Change Settings. Vervolgens krijg je een overzicht van alle mappen waartoe je met deze computer toegang hebt. Zet vinkjes voor de mappen waarmee deze pc de inhoud moet synchroniseren, en verwijder de vinkes voor de rest van de mappen. Zo laat je de familiefoto's wel synchroniseren tussen je laptop en desktop, maar krijg je ze niet te zien op de computer op je kantoor.

&nbsp;

© PXimport

Tip 11 Vink aan welke mappen je wilt synchroniseren tussen je eigen machines.

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten