Op deze website gebruiken we cookies om content en advertenties te personaliseren, om functies voor social media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. Ook delen we informatie over uw gebruik van onze site met onze partners voor social media, adverteren en analyse. Deze partners kunnen deze gegevens combineren met andere informatie die u aan ze heeft verstrekt of die ze hebben verzameld op basis van uw gebruik van hun services. Meer informatie.

Akkoord

Zo doe je dat: Bestanden delen zonder problemen

Door: Dirk Schoofs | 04 mei 2014 10:00

None
Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. pagina 2
  3. pagina 3

Of je bestanden deelt via een lokaal netwerk of via Google Drive, OneDrive of Dropbox, bestandsdeling stroomlijnt de onderlinge samenwerking en verhoogt de productiviteit. Omgaan met elkaars bestanden vraagt duidelijke afspraken en IT-fatsoen om irritaties en tijdverlies te vermijden.

Tip 01: Projectmappen

Terwijl samenwerking door bestandsdeling of 'collaborative file sharing' furore maakt, dringen nieuwe regels van omgangsvormen zich op. Het lijkt dat de etiquette voor services zoals Dropbox en Google Drive zich nog moet uitkristalliseren. Deel je een map met iemand anders, dan geef je deze map de naam van het project, de functie of de dienst die je deelt. Gebruik voor zo'n map niet de naam van de persoon waarmee je deze map deelt.

Doe je dat toch dan zal Herman Janssens, waarmee je bijvoorbeeld een map deelt op Dropbox, merken dat er op zijn harde schijf plots een map bijkomt die zijn naam draagt en dat kan voor verwarring zorgen. Bovendien is er wellicht een verloop aan personen waarmee je projecten deelt. Gemeenschappelijke mappen krijgen dus de namen van de opdrachten die je met elkaar deelt en bij de naamgeving bedenk je hoe anderen deze mappen en bestanden kunnen interpreteren op hun computer.

Tip 01 Wanneer het om een organisatie gaat met een handvol klanten organiseer je een structuur met een map voor iedere klant, die per klant verdeeld is in functies.

Tip 02: Versies

Geef bestanden een naam die niet alleen betekenisvol is voor jezelf, maar ook voor de ontvanger en plaats eventueel een revisienummer achter de bestandsnaam. Startvergadering.v01.docx is een oudere versie dan Startvergadering.v02.docx. Voeg je datums toe aan een bestandsnaam, dan gebruik je het formaat jjjj-mm-dd of jjjj.mm.dd. Dit geeft voor een document van 1 mei 2014 iets in de aard van Rapport.2014.05.01.docx.

Hierdoor zal het systeem de bestanden met dezelfde naam steeds in de chronologisch volgorde plaatsen, zelfs wanneer je ze op naam rangschikt. Houd bestandsnamen zo kort mogelijk. De namen van mappen en bestanden moeten relevant zijn en voor alle medewerkers duidelijk zijn, ook voor nieuwkomers. Gebruik voldoende submappen om alles netjes uit te splitsen en begin nooit de map Allerlei of Algemeen. Zo'n map wordt binnen de kortste tijd een rommelhok.

Tip 02 Door het juiste datumformaat toe te voegen, blijven de bestanden in alfabetische orde staan.

Tip 03: Crossplatform

Niet alle computers accepteren bijzondere tekens (bijvoorbeeld é) in bestandsnamen. Gebruik voor bestandsnamen daarom alleen letters, cijfers, liggend streepje (underscore, _), of koppelteken (-), ook wanneer je op een Mac werkt.

De namen van bestanden kunnen problemen geven wanneer de bestanden verhuizen van een Mac-besturingssysteem naar een Windows-systeem of omgekeerd. Mac ondersteunt bepaalde symbolen die Windows niet gebruikt. Daarom vermijd je absoluut de volgende tekens in de bestandnaam: \ / : * ? " < > | [ ] & $.

Let op met spaties. De Windows- en Mac-besturingssystemen ondersteunen wel degelijk spaties in bestandsnamen, maar bepaalde verwerkende scripts herkennen spaties niet. Lokaal maakt het niet uit als je spaties gebruikt en op het lokale netwerk meestal ook niet, maar als je bestanden of foto's later op internet wilt plaatsen geeft dit soms gerommel. Spaties in bestandsnamen geven ook ellende in een Linux-systeem en leiden vaak tot het slecht functioneren van hyperlinks. Webapplicaties vervangen spaties automatisch door de karakters '%20'.

Een bestand als 'Vakantiefoto Kreta 2013.jpg' wordt dan 'Vakantiefoto%20Kreta%20.jpg'. Dus liever geen spaties in bestandsnamen en spreek met alkaar af dat je ter vervanging een underscore gebruikt: 'Vakantiefoto_Kreta_2013.jpg'.

Tip 03 Het bestand Red de ezel.jpg leest een internetbrowser als Red%20de%20ezel.jpg

Tip 04: Begin en einde

Er bestaat een oude indianentruc om ervoor te zorgen dat mappen en bestanden altijd bovenaan in een alfabetisch geordende lijst verschijnen. Voeg voor de naam een spatie of een underscore toe. De map '_Projecten' zal dan boven de map 'Adressen' komen. Ga met dit trucje erg zuinig om. Mensen die de map 'Projecten' tussen de map 'Marketing' en de map 'Research' verwachten, zullen zich ergeren.

De drie of vier laatste letters na de punt in een bestandsnaam, de extensie, is een typisch pc-fenomeen. Bij het dubbelklikken op zo'n bestand zorgt de extensie dat het juiste programma dit bestand kan openen. Geen extensie betekent geen automatisch opengaand programma. Een Mac heeft geen extensie nodig om het bijhorende programma te vinden. Problemen doen zich daarom regelmatig voor wanneer een Windows-gebruiker een bestand zonder extensies ontvangt van een Mac-gebruiker. Stel op een Mac-besturingssysteem daarom in dat je altijd de bestandsextensies ziet.

Open in Finder de Voorkeuren en vink in het tabblad Geavanceerd de optie Toon alle bestandsnaamextensies aan. In de wereld van bestandsdeling zorg je dat ieder bestand voorzien is van de juiste extensie. Op die manier weet iedereen tenminste dat Rome.jpg een foto is, Rome.ppt een presentatie, en Rome.doc een tekstbestand.

Tip 04 Een bestands- of mapnaam die met een underscore begint komt in de alfabetische volgorde steeds bovenaan.

0 Reacties op: Zo doe je dat: Bestanden delen zonder problemen

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.