E-mails automatisch labelen en sorteren in Gmail
Wist je dat de gemiddelde werknemer wel 50 tot 100 e-mails per dag ontvangt? Als je deze berichten niet goed sorteert en labelt, dan raak je al snel het overzicht kwijt. Zonde van je tijd! Mails sorteren in Gmail kan echter automatisch, zo ook labelen. Je wordt dan niet meer afgeleid door mails die er eigenlijk niet toe doen. Wij leggen uit hoe het werkt.
Door mails te labelen kun je ze automatisch door Gmail laten sorteren, zodat ze op de juiste plek in je inbox terechtkomen. Zo voorkom je dat onbelangrijke mails onnodig je aandacht trekken en dat je belangrijke mails niet over het hoofd ziet. Je kunt bijvoorbeeld een label maken, waarmee je berichten markeert die je later wilt lezen, denk aan nieuwsbrieven. Maar hoe maak je zo’n label aan?
Labelen
Log in op je Gmail-account, klik rechtsboven in het scherm op het tandwieltje en daarna op Alle instellingen bekijken. Klik op het tabblad Labels. Scrol naar beneden en kies voor Nieuw label maken. Geef het label een naam. In dit menu kun je bij Label onderbrengen onder ook aangeven of je een subfolder wil aanmaken voor je bestaande labels.
Heb je dit gedaan, dan moet je nog een filter maken om e-mails automatisch te laten labelen. Ga in de instellingen van Gmail nu naar Filters en geblokkeerde adressen, scrol naar beneden en klik op Nieuw filter maken. Je kunt nu bijvoorbeeld e-mailadressen, onderwerpen of woorden toevoegen die voor het betreffende label belangrijk zijn.
Wil je niets missen over je favoriete games, dan vul je bij onderwerp of Met de woorden bijvoorbeeld games in en druk je op Filter maken. Vervolgens kun je aangeven wat Gmail moet doen met e-mails die het woord games bevatten. Je kunt deze mails altijd markeren als belangrijk of nooit naar je spamfolder laten sturen.
Let er bij dit laatste op dat filters niet worden toegepast op oude berichten in je spamfolder of prullenbank, maar alleen op nieuwe mails.
Bij Het label toepassen kun je een bestaand label toevoegen en uitzoeken. Maak bijvoorbeeld een label games aan en toekomstige mails worden dan direct gelabeld. Dat is wel zo overzichtelijk!
Klik vervolgens op Filter maken om af te ronden. Daarmee heb je een eerste stap gezet om je inbox overzichtelijk te houden. In een ander artikel geven we meer tips om je mailbox op te schonen.