Zo kun je het beste e-mails archiveren

Door: Toon van Daele | 06 december 2019 10:05

Gmail laptop
How To

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Pagina 2

Of je al je binnenkomende en uitgaande e-mailberichten om puur zakelijke redenen of uit enige nostalgie wilt behouden, het werkt niet zo praktisch om die allemaal in je actieve postvakken te laten staan. Gelukkig zijn er oplossingen om je berichten te back-uppen of te archiveren, waarvan MailStore Home een van de meest flexibele is.

Een paar honderd berichten in je Postvak IN of UIT valt nog te behappen, maar als het aantal berichten in de duizenden loopt, wordt het al snel onoverzichtelijk. Je kijkt dan beter uit naar een soepele back-up- of archiveringsstrategie.

We kunnen natuurlijk niet alle bekende e-mailservices en -clients aan bod laten komen en hebben daarom een afgewogen selectie gemaakt: MS Outlook en Gmail. We bekijken eerst enkele eenvoudige back-uptools en ingebouwde archiveringsmogelijkheden. Daarna is het de beurt aan de krachtige back-up- en archiveringstool MailStore Home, die met diverse e-mailclients en -services overweg kan.

01 Outlook-back-ups

Je kunt de e-mailberichten van Outlook weliswaar handmatig back-uppen – dat kan zelfs simpelweg door een e-mailselectie naar een schijfmap te verslepen, zodat ze in een msg-bestand terechtkomen – maar dat is vrij bewerkelijk. Gelukkig is er een tool die het hele back-upproces automatiseert: Safe PST Backup. De betaalde versie kost € 29,96, maar met de gratis variant kom je ook al een heel eind. De belangrijkste beperking van deze laatste is dat je slechts één Outlook-profiel kunt back-uppen.

Download en installeer de tool. Bij de eerste opstart vraagt het programma een back-upmap aan te geven, waarna je de knop Start Backup mag indrukken. Er wordt nu een back-up gemaakt van de pst-bestanden die aan je Outlook-profiel gekoppeld zijn. Naast e-mails bevat zo’n back-up onder meer ook contactpersonen en agenda’s.

Standaard wordt er om het uur een back-up gemaakt. Via Options / Schedule kun je deze frequentie aanpassen of je kiest voor Manually.

Raakt je originele pst-bestand ooit beschadigd, dan vervang je het eenvoudigweg door het geback-upte exemplaar. Je vindt de juiste locatie in Outlook via Bestand / Accountinstellingen (2x) / Gegevensbestanden.

Safe PST Backup
01 Veel eenvoudiger wordt het niet: back-ups maken met een druk op de knop.

02 Gmail-back-ups

Je Gmail-berichten veiligstellen kan op uiteenlopende manieren. Je kunt bijvoorbeeld de dienst zo instellen dat die meteen alle binnenkomende berichten naar een mailbox van een andere mailservice forwardt. Of je gebruikt een IFTTT-recept om berichten of bijlagen naar een cloudopslagservice als Dropbox of Google Drive te verzenden (bijvoorbeeld zo). Met de gratis versie van Spinbackup kun je in totaal tot 4 GB aan e-mailberichten veilig stellen, met een dagelijkse back-upfrequentie en met een stevige AES-versleuteling.

Een handig alternatief is nog UpSafe. Installeer de tool en start die op. Klik op Sign in with Google, meld je aan met je Google-account en druk op Allow. Voor je op Start backup drukt, open je eerst Backup options. Hier bepaal je welke e-mails je mee wilt nemen in de back-up. Dat doe je aan de hand van criteria als Sent Date, From contains en (via een selectie uit) Folders. Vergelijkbare opties zijn beschikbaar op het tabblad Archiving, maar in dit geval worden de geback-upte berichten wel uit je Gmail-account verwijderd. Op het tabblad Storage kies je een geschikte opslaglocatie op je pc. Na een gratis registratie komt ook de optie Create a schedule beschikbaar: een soort snelkoppeling naar de Windows Taakplanner waarmee je precies kunt aangeven wanneer en hoe vaak je zo’n back-up wilt.

Overigens voorziet UpSafe in een vergelijkbare tool voor MS Outlook.

Gmail Backup
02 UpSafe maakt back-ups en archieven op basis van allerlei instelbare criteria.

03 Outlook-archivering

Outlook 365/2016 voorziet zelf in een vrij rudimentaire archiveringsfunctie via de mailmap Archief. In principe hoef je niet meer te doen dan de betreffende e-mails te selecteren in (bijvoorbeeld) je Postvak IN, op de Backspace-toets te drukken en op het tabblad Start de knop Archiveren in te drukken. Of je sleept je selectie simpelweg naar de archiefmap. Via Bestand / Hulpprogramma’s / Archiefmap instellen kun je hiervoor eventueel een andere map instellen.

Om het archiveringsproces wat te automatiseren, ga je naar Bestand / Opties / Geavanceerd. Druk hier op de knop Instellingen voor AutoArchiveren en leg de gewenste instellingen vast. Zo bepaal je onder meer de frequentie (standaard Elke 14 dagen) en de locatie van de archiefmap (een pst-bestand) bij Oude items verplaatsen naar. Druk op de knop Deze instellingen op alle mappen toepassen en bevestig met OK. Of je gaat selectiever te werk: rechtsklik op een mailmap, kies Eigenschappen en open het tabblad Autoarchiveren. Selecteer de optie Items in deze map archiveren met de standaardinstellingen of Deze map archiveren met de volgende instellingen als je van je standaardregels wilt afwijken.

Autoarchiveren
03 Afhankelijk van je accounttype beschikt Outlook ook over een autoarchiveringsfunctie.

04 Gmail-archivering

Wanneer je in Gmail een vinkje plaatst bij mails in je inbox en vervolgens bovenaan op Archiveren klikt, verdwijnt de mailselectie uit je inbox. Je kunt die terugvinden in de map Alle e-mail (zo nodig klik je hier eerst op Meer). Wil je de berichten terugzetten naar je Inbox, selecteer ze dan opnieuw en klik bovenaan op Naar inbox verplaatsen.

Overigens kun je zo’n archivering ook automatiseren door een filter te creëren. Ga naar Instellingen en kies Filters en geblokkeerde adressen / Nieuw filter maken. Vul de gewenste criteria in, klik op Filter maken en vink Inbox overslaan (archiveren) aan. Bevestig met Filter maken.

subject:maps
04 Met een filter kun je specifieke berichten automatisch laten ‘archiveren’ in Gmail.

05 MailStore Home

Een van de meest flexibele oplossingen voor zowel back-up- als archiveringsdoeleinden voor uiteenlopende e-mailprogramma’s is het gratis MailStore Home. Start het exe-bestand op en installeer de tool (via Op deze computer installeren) of kies voor de portable versie (via Portable-versie op station X installeren). Dit laatste kan bijvoorbeeld handig zijn als je geregeld je e-mailarchief wilt samenstellen uit mailboxen van verschillende pc’s. Of wanneer je een geïmporteerde mailbox naar een mailclient op een ander toestel wilt exporteren (lees: migreren).

Even later kun je aan de slag. Klik je in het linkervenster op Persoonlijk archief, dan blijkt dat nog leeg te zijn. Logisch, want je moet dus eerst nog E-mails archiveren en dat doe je met de gelijknamige optie in datzelfde venster.

MailStore Home Portable
05 Het startvenster van MailStore Home: de optie E-mails archiveren lonkt.

0 Reactie(s) op: Zo kun je het beste e-mails archiveren

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.