Maak een database met Sodadb

Door: Dirk Schoofs | 11 maart 2019 06:23

collectie
Apps & Software

Om de administratie op poten te zetten van een toneelclub of je om alsmaar groeiende collectie stripverhalen te organiseren, heb je een digitaal beheersysteem nodig. Hierop kun je dan slimme zoekfuncties loslaten om lijsten, mailings en etiketten af te drukken. Vermijd dat je administratief systeem in een onoverzichtelijk, doodlopend straatje terechtkomt en gebruik een database! Met het gratis programma Sodadb zet je een online gegevensbank op die je makkelijk deelt met anderen.

Tip 01: 10.000 records

Er bestaan nogal wat gratis online database-oplossingen. Wij gebruiken hier Sodadb (Simple Online Database), een online databasebeheerder die trots is op zijn gebruiksvriendelijkheid. Om het de gebruiker zo makkelijk mogelijk te maken, hebben de makers de specialistische functionaliteiten gedumpt. In de gratis versie kun je tot 10.000 records beheren, wat voor de meeste thuisgebruikers meer dan voldoende is. Wil je dit optrekken tot 35.000 records, dan betaal je 3,49 dollar per maand. In Sodadb is het mogelijk externe bestanden te uploaden om ze aan records te koppelen, maar in de gratis versie is de opslagruimte erg beperkt. Je kunt de database via een webadres delen en aanpassen. Bovendien versleutelt Sodadb de verbinding met de server, zodat je gegevens beveiligd zijn. En ten slotte is er in principe geen aanmelding vereist. Surf naar www.sodadb.com en begin.

Tip 01 Tot 10.000 records mag je beheren in de gratis versie.

Database versus spreadsheet

Spreadsheets én databases worden gebruikt om gegevens te beheren, op te slaan, te doorzoeken en aan te passen. Een spreadsheet komt van pas om veel gegevens van hetzelfde type te verwerken, zoals een lange maar eenvoudige adreslijst. Wanneer je echter verschillende gegevensbronnen in relatie van elkaar wil bekijken, heb je een database nodig. Een database is als een spreadsheet op steroïden. In een database is het makkelijker om héél veel (honderden of duizenden) gegevens te beheren. Bovendien is zo’n databank gemaakt om gegevens te verzamelen via geavanceerde zoekopdrachten. Vanuit het resultaat van de zoekopdracht kun je dan bijvoorbeeld etiketten afdrukken of e-mails versturen. Je kunt er ook eenvoudig verschillende rechten toekennen aan diverse gebruikersgroepen. De ene groep mag bijvoorbeeld alleen de basisinformatie zien, terwijl er ook een groep is die gegevens mag bewerken, en een groep die uitsluitend de gegevens kan zien en bewerken die deze groepsleden zelf hebben ingevoerd.

Tip 02: Sjablonen

Heb je nog nooit met een database gewerkt, dan bekijk je het best even de sjablonen. Rechtsboven staan de Templates in het groene vak. Die zien er veelbelovend uit: een persoonlijk adresboek, een muziekverzameling, een film- en boekencollectie, zakelijke contacten en meer. Je kunt de set sjablonen uitvouwen en dan krijg je nog meer: een online petitie, een klantenbestand enzovoort. Onder deze koppelingen zie je trouwens ook de link Start from Scratch voor wie vanaf nul wil beginnen. De sjablonen zijn georganiseerd in Personal en Business. Vind je het ontwerpen van de gegevensbank toch te moeilijk, dan is de ontwerper bereid de database aan te passen aan je persoonlijke wensen, hiervoor vraagt hij slechts een kleine donatie.

Tip 02 Sodadb bevat een aantal kant-en-klare sjablonen.
Je kunt starten vanaf een sjabloon, handig als je nog nooit met een database hebt gewerkt

Tip 03: Geheime url

Laten we starten vanaf Personal addressbook. In het volgende venster blokkeert een brede oranje balk een deel van het scherm. Sodadb vraagt je e-mailadres om je database op een geheim internetadres te publiceren. Via deze persoonlijke url zal het programma het ontwerp en alle instellingen opslaan voor de volgende keer. Nadat je jouw mailadres hebt opgegeven, vraagt Sodadb of dit je eerste online database is. Als je nog meer databases hebt gemaakt met deze tool, kun je deze samen beheren. Wanneer je gewoon het sjabloon gewoon even wilt bekijken, klik je op I’ll do this later.

Tip 03 Via je persoonlijke url kun je steeds terugkeren naar de laatste versie van je gegevensbank.

Meerdere databases

Dat je één e-mailadres moet invoeren, wil niet zeggen dat je slechts één database kunt aanmaken. Aan hetzelfde mailadres kun je meerdere databases koppelen. In het tabblad My other forms vind je alle databases die je met dit programma hebt gemaakt.

Onder My other forms vind je alle gegevensbanken die je beheert met hetzelfde mailadres.

Tip 04: Records en velden

In het werkvenster van het persoonlijke adresboekje lees je de mededeling No records found. Een database is opgebouwd uit records die je kunt vergelijken met informatiefiches. Ieder record bevat gegevens in verschillende velden. De namen van de velden staan vetgedrukt. Op dit moment staan die veldnamen in het Engels. Om die velden aan te passen moet je naar het Option menu, linksboven. Open dit menu en klik op Set up your custom fields. Bij Sodadb mag ieder record maximaal 35 velden bevatten: dat is een heleboel informatie. Om het een beetje overzichtelijk te houden, bundelt Sodadb die 35 velden in groepjes van 5.

Tip 04 De 35 velden die je mag gebruiken, zijn verdeeld in groepjes van vijf.

Tip 05: Velden aanpassen

Klik op de eerste groep: Show fields 1-5. Om te beginnen kun je de Engelse veldnamen vervangen door Nederlandse termen. Wanneer er in het sjabloon velden staan die je niet wilt tonen, kun je die onzichtbaar maken door de instelling Visible op No in te stellen. Bij iedere veldnaam mag je helptekst toevoegen. Dat is tekst die straks lichtgrijs onder het veld verschijnt om gebruikers te helpen alle gegevens correct in te voeren. Op die manier geef je bijvoorbeeld aan hoe een datum moet worden genoteerd. In deze sjabloon zijn de velden 1 tot 5 allemaal van het Column type. Tevreden over deze eerste vijf? Pas daarna dan de velden 6 tot 10 aan, en zo verder. Vergeet niet op de Save-knop te klikken voor je dit venster sluit.

Tip 05 Benoem de velden en voer de helptekst in.

Dropdown

Om in een bepaald veld slechts bepaalde keuzemogelijkheden toe te laten, werk je met een dropdown-menu. In dit voorbeeld zullen we in veld 6 de provincie noteren. Om het type van invoerveld te bewerken klik je op de knop links waar nu column type staat. Hier selecteer je de optie dropdown. In het groene vak geef de nieuwe keuzewaardes in, bijvoorbeeld: 1_Drenthe:2_Flevoland:3_Friesland enzovoort.

Door dropdown-invoer te gebruiken, zorg je dat er een beperkt aantal keuzemogelijkheden is en de gegevens allemaal consistent zijn.

Tip 06: Handmatig invullen

Alle veldnamen die je hebt aangepast, zien er netjes uit en ook de helptekst is helder. Wanneer alle velden klaar zijn, kun je het eerste record handmatig invullen. Klik op de knop New en dan verschijnt het eerste fiche, dat meteen een volgnummer heeft gekregen. Heb je het eerste fiche ingevuld, dan is er de knop Save & New om het volgende record klaar te zetten. Ben je klaar, dan klik je op Save. Hierdoor keer je terug naar het kolomoverzicht waar alle records onder elkaar verschijnen.

Tip 06 Je kunt alle velden van ieder record handmatig invullen, handig als het slechts over enkele records gaat.
Om het importeren probleemloos te laten verlopen, staat er op de website een import-template

Tip 07: Excel naar database

Beschik je over een lijst in Excel of in Word, dan kun je die informatie natuurlijk overtypen, maar dat is een saai monnikenwerk. Bovendien zullen er op die manier gegarandeerd typfouten in de database terechtkomen. Daarom is het veel verstandiger om een bestaande lijst te importeren in Sodadb. Dit programma importeert alleen gegevens die opgeslagen zijn als csv-bestand. Csv staat voor ‘comma-seperated values’, de gegevens moeten dus gescheiden zijn door een komma’s. Bovendien moet het bestand evenveel kolommen bevatten als voorzien in je database.

Tip 07 Via het Option menu kun je een csv-bestand gaan importeren zodat je niet alle gegevens over hoeft te typen.

Tip 08: Import-template

Om het importeren probleemloos te laten verlopen, staat er op de website een import-template. Die vind je via het Option menu en daar kies je Import your data. In dit vak klik je op Download your database template. Enkele seconden later beschik je over een csv-bestand dat zich laat openen in Excel. In dit rekenblad staan alle kolommen al klaar staan op basis van de database die je hebt opgemaakt. Open nu je eigen oude lijst met gegevens. Kopieer de gegevens en plak die in de juiste kolommen van het Excel-template. Daarna bewaar je dit Excel-bestand als: een door komma’s gescheiden waarden (.csv). Vervolgens keer je terug naar het Option menu. Klik daar onder Import your data op de knop Kies bestand. Selecteer het .csv-bestand dat je daarnet hebt klaargemaakt. En alle gegevens rollen netjes in de online database zonder dat je één letter moet typen.

Vind je de importeer-procedure nog te moeilijk, dan kun je beroep doen op de ontwikkelaar. Op de website van Sodadb lezen we dat de ontwerper de gegevens voor jou wil importeren. Ook hiervoor vraagt hij slechts een kleine gift.

Tip 09: Eenvoudig zoeken

Wanneer de database uit honderden of misschien zelfs duizenden records bestaat, kun je niet zonder zoekfunctie. Met het zoekformulier raadpleeg je de gegevensbank aan de hand van verschillende logische vergelijkingen. Veronderstel dat je de gegevens wil zoeken van Elise Janssen, dan klik je op Show normal search form. Hierdoor verschijnt een zoekformulier waarin alle velden beschikbaar zijn. Je geeft naast het zoekveld bij Voornaam de term Elise in en bij Achternaam de term Janssen. Vervolgens klik je op de Search-knop onder de zoekwoorden om de records te vinden die aan deze zoekopdracht voldoen.

Tip 09 In dit geval hebben we enkel op de voornaam gezocht.

Zoekopdrachten bewaren

Heb je bijvoorbeeld opgezocht wie er in januari jarig is, en wie in februari, dan kun je deze geavanceerde opdrachten vastleggen voor later. De bewaarde zoekopdrachten verschijnen onder elkaar in het zoekvak linksboven. Je kunt dit openklappen door op het blauwe vakje met het witte pijltje te klikken.

Zoekopdrachten die je regelmatig gebruikt, kun je beter bewaren.
Sommige gebruikers mogen alleen gegevens bekijken, andere ook informatie invoeren en wijzigen

Tip 10: Geavanceerd zoeken

Met Sodadb is het mogelijk geavanceerde zoekopdrachten uit te voeren. Het is eigenlijk eenvoudiger dan het lijkt. De zoekopdracht die we daarnet via de veldvakjes hebben ingegeven verschijnt in het zoekveld als #Voornaam# = ‘Elise’ AND #Achternaam# = ‘Janssen’. In de zoekopdracht staat het veld tussen hekjes en de zoekterm komt tussen enkele aanhalingstekens. Als je dus #Voornaam# = ‘Elise’ OR #Voornaam# = ‘Elisa’ invoert, zoekt Sodadb naar alle records met de voornamen Elise of Elisa. Heb je een database aangelegd van duizenden cd’s die bestaat uit de velden: Artiest, Album, Aantal cd’s. Dan vind je met de zoekopdracht #Aantal cd’s# < ‘5’ alle artiesten waarvan je minder dan vijf cd’s hebt. Het gaat te ver om hier alle logische functies en mogelijke zoekopdrachten te behandelen, in de Help-functie van dit programma staan voldoende voorbeelden.

Tip 11: Extra gebruikers

Om de informatie uit de database te delen, voeg je gebruikers toe. Sommigen mogen de gegevens bekijken, anderen mogen ook informatie invoeren en wijzigen. Klik daarvoor op Option menu. Eerst moet je de database beschermen via de knop Protect your database. Daarvoor moet je jouw e-mailadres invoeren (als dat nog niet zou zijn gebeurd). Vervolgens klik je in Option menu op de opdracht Set your sub-users. Je voert de e-mailadressen in van de personen die toegang krijgen tot de database. Tegelijkertijd beslis je of ze de records mogen bekijken of toevoegen en wijzigen. De derde mogelijkheid is dat ze alleen toegang krijgen (kijken, toevoegen en wijzigen) tot de records die ze zelf invoeren.

Tip 11 Geef aan welke bevoegdheden de sub-gebruikers krijgen.

Tip 12: Bewerktools

In de ontwerpweergave kun je records nog verder bewerken met de verschillende tools die je links van ieder record aantreft. Er zijn vier pictogrammen: Bewerken, Weergeven, Verwijderen en Meer opties. De eerste drie pictogrammen zijn vanzelfsprekend, maar ook Meer opties (groene plusteken) is een interessante. Onder dit item zitten opdrachten als Copy tot clipboard, Print record, Send email, Go to website en View on map. Of je deze opdrachten nuttig kunt inzetten, hangt af van de informatie die in het record staat. Bevatten de gegevens een adres of gps-coördinaten, dan kun je met View on map in een deelvenster een Google Maps-kaartje openen. Bevat het record een mailadres, dan is de opdracht Send email weer nuttig. Je kunt afzonderlijke records vanuit hier dus ook afdrukken, exporteren naar een csv-bestand of kopiëren naar het computerklembord.

Tip 12 Rechtsklik op een record voor de specifieke opties voor dat ene record.

Exporteren

In het Option menu zit trouwens een handige export-functie om alle of uitsluitend de gevonden records te exporteren naar csv- of txt-bestanden. Wanneer records e-mailadressen bevatten, kun je zelfs rechtstreeks exporteren naar een mailinglijst. En voor wie nog ouderwets adres-etiketten wil afdrukken, is er de functie Export multiple columns for labels.

Je kunt de inhoud van de velden exporteren om bijvoorbeeld etiketten af te drukken.

0 Reactie(s) op: Maak een database met Sodadb

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.