Zo maak je een verjaardagslijst in Excel
Geboortedatums sorteren in Excel is niet moeilijk, maar om te weten wie er de komende maand jarig is, heb je niets aan het geboortejaar. En dus is het alsnog lastig om te zien wie er binnenkort jarig is. Hoe haal je op een efficiënte manier alle verjaardagen uit een lange lijst, zodat je weet wie je volgende maand een verjaardagskaart kunt sturen? Met een verjaardagslijst in Excel.
Stap 1: Omzetten naar tekst
Om een verjaardagslijst te maken, moet je de geboortedatums sorteren op maand. In Excel kun je datums met de reguliere sorteerfunctie niet zomaar per maand sorteren en tegelijk het geboortejaar negeren. Bij een verjaardagslijst laat je het geboortejaar immers buiten beschouwing. Om dit probleem te omzeilen, maak je een extra kolom waar de datums worden omgezet naar tekst. Hiervoor gebruik je in de extra kolom de functie: =TEKST(A2; “mm-dd-jjjj”). In mensentaal betekent dit zoveel als ‘zet de datumgegevens om in tekst in de volgorde: maand-dag-jaar’. Pas deze functie toe op alle cellen van die extra kolom. Als je nu de gegevens sorteert op basis van de nieuw aangemaakte kolom worden alle verjaardagen gerangschikt op maand.
Stap 2: Verjaardagsdatum
Maak nu een nieuwe kolom met de datum van de verjaardag voor het huidige jaar. In dit voorbeeld noemen we die kolom Verjaardagsdatum. Deze datum leg je vast met de Excel-functie DATUM. Pas de functie toe op de cellen waarin de geboortedata staan. In dit voorbeeld ziet dat er als volgt uit: =DATUM(“2021”; MAAND(B2); DAG(B2)). Hierbij is 2021 gewoon het jaar waarin je de verjaardagen gevierd worden. Wanneer je nu de lijst sorteert op basis van de kolom Verjaardagsdatum is de lijst met verjaardagen klaar.
Stap 3: Wie is wanneer jarig?
Wanneer de lijst erg lang is, kun je zelfs in deze lijst per ongeluk een verjaardag over het hoofd zien. Je vermijdt dit door te filteren op wie er deze of volgende maand jarig is. Selecteer daarvoor alle kolommen waarin gegevens staan en klik in het tabblad Gegevens op de knop Filter. Nu komen er boven aan de kolommen filterknoppen te staan. Klik dan op de filterknop van de kolom Verjaardagsdatum en zet een vinkje bij de maand waarvan je de jarigen wilt zien. Klik op OK om alleen nog maar de jarigen van die maand te zien. Via dezelfde knop kun je de filtervakjes weer uitvinken zodat je weer de volledige lijst te zien krijgt.
