Zo kun je een Word-document opmaken

Door: dirk-schoofs | 29 mei 2020 09:44

How To

Tekstopmaak heeft meer om het lijf dan snel wat leuke lettertypetjes kiezen, een lettergrootte instellen, schuin of vet zetten, wat kleurtjes erbij en klaar. Dat is de reden waarom je direct kunt zien wanneer een Word-document niet professioneel oogt. Toch heeft Word een fantastische set tools om je project wel die professionele uitstraling te geven. Zo kun je een Word-document mooier maken.

Tip 01: Afdrukstand

Voordat je met de opmaak begint, bepaal je de afdrukstand. Meestal gaat het om een staand document, maar als het werk erg brede tabellen bevat, is de liggende stand soms handiger. De afdrukstand wijzig je in het tabblad Indeling waar je in de groep Pagina-instelling via de knop Afdrukstand de optie Staand of Liggend selecteert. Naast deze knop kun je ook het papierformaat selecteren. Standaard staat die op A4, maar via de knop Meer papierformaten kun je ieder gewenst formaat instellen.

Tip 01 Wil je de liggende of staande pagina-instelling?

Staand én liggend combineren

Door sectie-einden te plaatsen, kun je in een lang document bepaalde pagina’s een andere afdrukstand geven. Veronderstel dat je aan een lijvig rapport werkt, maar op een bepaalde pagina staat een tabel die te breed is voor de staande weergave. Dan los je dit op door de tabel tussen sectie-einden te plaatsen. Zet de muisaanwijzer voor de tabel en ga naar het tabblad Indeling / Eindemarkeringen waar je de Sectie-einden ziet. Selecteer een sectie-einde van het type Doorlopend. Daarna zet je de muisaanwijzer onder de tabel en je doet precies hetzelfde. Vervolgens selecteer je de pagina met de tabel en kun je de afdrukstand van die ene pagina aanpassen.

Met behulp van eindemarkeringen kun je staande en liggende pagina’s in hetzelfde document combineren.

Tip 02: Marges en kolommen

Daarna beslis je over de grootte van de marges. In het tabblad Indeling in de groep Pagina-instelling klik je op Marges. Daar heb je direct de meest voorkomende marge-instellingen ter beschikking. De standaardinstelling, Normaal, is 2,5 cm afstand aan iedere kant. Wil je deze ruimte handmatig vastleggen dan gebruik je de functie Aangepaste marges. De meeste stijlgidsen hanteren immers een marge van 2,5 cm. Als het document later wordt ingebonden, kun je de zijmarges iets breder maken. Daarnaast is het mogelijk de inhoud van de pagina’s in kolommen te verdelen met de knop Kolommen. Zolang er geen tekst in het document staat, merk je nog niet dat er meerdere kolommen klaar staan. Pas wanneer de eerste kolom gevuld is, zal de tekst automatisch doorlopen naar de volgende kolom.

Tip 02 Selecteer een van de standaard marges of ga voor de aangepaste instelling.
Uitvullen geeft optisch het mooiste resultaat, maar dit bevordert de leesbaarheid niet

Tip 03: Kolommen in tekst

Veronderstel dat je een rapport maakt waar de tekst gewoon in één kolom staat, maar je wilt toch één of meer alinea’s in twee of meer kolommen weergeven. Dat lukt door opnieuw gebruik te maken van de doorlopende sectie-einden. Zet de muisaanwijzer net voor de paragraaf die je in meerdere kolommen wilt weergeven en plaats een doorlopend sectie-einde. Wanneer je in het tabblad Start de onzichtbare tekens activeert of je drukt op Ctrl+Shift+8, dan zul je een dubbele stippellijn zien die de positie van het sectie-einde aangeeft. Daarna zet je de muisaanwijzer aan het einde van de paragraaf die dadelijk in meerdere kolommen moet komen. Ook daar plaats je een doorlopend sectie-einde. Vervolgens selecteer je de tekst tussen de twee sectie-einden en geef je in het tabblad Indeling met de knop Kolommen aan hoeveel kolommen er moeten komen.

Tip 03 Wanneer je de onzichtbare tekens activeert, zie je duidelijk de sectie-eindes.

Tip 04: Uitlijning

Iedereen komt in de verleiding om tekst uitgevuld uit te lijnen zoals in kranten en romans. Hierdoor lopen de tekstregels van links naar rechts helemaal vol. Dat oogt ook het mooist als je de ogen een beetje dichtknijpt, maar daarmee is alles gezegd. Uitvullen geeft optisch het mooiste resultaat, de bladspiegel komt rustig over, maar dit bevordert de leesbaarheid vaak niet, omdat de afstand tussen de woorden niet stabiel is. Voor goed leesbare kantoor- en academische documenten kies je dus Links uitlijnen. Rechts uitlijnen heb je zelden nodig, tenzij voor het uitlijnen van paginanummers op de rechterpagina. Centreren kun je gebruiken voor affiches en uitnodigingen, maar zelfs voor titels kies je toch beter voor links.

Tip 04 Links uitgelijnd is vlotter leesbaar dan uitgevuld, omdat bij de laatste de afstand tussen de woorden niet regelmatig is.

Basiscursus Word

Wil je dieper in de mogelijkheden van Word duiken? Tech Academy biedt een basiscursus Word aan.

Tip 05: Over de schreef

Het gekozen lettertype bepaalt de sfeer en de uitstraling van je ontwerp. Daarbij is de keuze van het juiste lettertype belangrijk voor de leesbaarheid van de tekst. Een lettertype is schreefloos of geschreefd. Een schreef is het kleine dwarsstreepje aan de onderkant en het uiteinde van de letter. De schreven ondersteunen de natuurlijke leesrichting. Hierdoor is een schreefletter zeer geschikt voor langere teksten. Een schreefloze letter is over het algemeen weer beter geschikt voor teksten op een beeldscherm. Houd het simpel, less is more. Gebruik hetzelfde lettertype in de volledige tekst of kies hoogstens een tweede voor koppen of bijschriften. De meeste zakelijke en academische papers worden getypt in een 12-punts lettergrootte. Sommige rapporten met veel informatie kunnen een lettergrootte van 10 punten hebben, maar nooit minder dan dat.

Tip 05 Boven een schreefloos lettertype, daaronder een schreefletter.

Opmaakmarkeringen

Wanneer je werkt aan de lay-out, zet je best de opmaakmarkeringen aan. Dat is de knop in de vorm van een vette alineamarkering in het tabblad Start bij het onderdeel Alinea. Deze optie kun je ook inschakelen via de toetscombinatie Ctrl+Shift+8 (niet het numerieke deel van het toetsenbord). Op die manier zie je waar de regeleindes, spaties, tabs, pagina- en alinea-eindes staan. Deze niet-afdrukbare tekens tonen hoe het document is opgebouwd en waarom een stukje tekst soms verspringt. Ben je klaar met de lay-out, dan kun je die optie weer uitschakelen.

Aan de hand van deze markeringen zie je waar spaties, tabs, regeleindes en alinea-eindes staan.
Gebruik spaties niet om een zin naar een volgende regel op te schuiven of te laten inspringen

Tip 06: Spaties en tabs

Spaties gebruik je om twee woorden van elkaar te scheiden. Dat is dan ook de enige functie van de spatiebalk. Gebruik dus nooit spaties om een zin naar een volgende regel op te schuiven of om een tekst te laten inspringen. Dat is ongeveer het slechtste wat je kunt doen. Wanneer je de opmaakmarkeringen activeert, zul je de spaties herkennen aan de zwarte puntjes. Als je daar ziet dat er puntjes achter elkaar staan, weet je dat je fout zit. Om tekst te laten inspringen gebruik je de Tab-toets. Vind je de afstand die de tekst inspringt te groot of te klein, dan pas je die aan met het tab-teken in de liniaal. In het tabblad Beeld kun je de liniaal tevoorschijn halen.

Tip 06 Je kunt nooit nauwkeurig uitlijnen met spaties.

Tip 07: Zuinig met tabs

Correct werken met tabs is in het begin even lastig, maar eenmaal je het in de vingers hebt wil je niets anders. Zorg dat de liniaal in beeld is en best zet je de functie Opmaakmarkeringen aan. Wanneer je de Tab-toets indrukt, gaat de muisaanwijzer naar de volgende tabstop. Die tabstops selecteer je links in het kleine vakje naast de liniaal. Door op dit knopje te klikken, selecteer je telkens het volgende type tabstop. Er zijn vier belangrijke types: de links uitlijnende tabstop, de tabstop voor centreren, de rechts uitlijnende tabstop en de decimale tabstop die uitlijnt op de komma. Een tab plaats je in twee stappen: eerst kies je het juiste type, als tweede stap klik je met de muis in de liniaal om de tabstop te positioneren.

Tip 07 De vier soorten tabstop.

Tip 08: Stijlen vastleggen

Hoe langer het Word-document, hoe nuttiger het kenmerk Stijlen wordt. Je tekst bestaat uit tussenkoppen, bijschriften, citaten enzovoort, waarvoor je best een eigen stijl vastlegt. Op die manier blijft de lay-out consistent. Hoe leg je een eigen stijl vast? Maak eerst een stukje tekst volledig op zoals je dat zou willen vastleggen. Selecteer deze tekst. In het tabblad Start zie je het onderdeel Stijlen waar Word al een reeks voorgevormde stijlen heeft klaargezet. Klik op het kleine vierkantje met het pijltje naar beneden rechts naast het woord Stijlen om zijbalk te openen. Onderaan vind je de knop Nieuwe stijl. Je zult merken dat in het dialoogvenster de kenmerken van de geselecteerde tekst zijn opgenomen. Nu moet je alleen maar de nieuwe stijl een naam te geven. Deze naam zal in de stijlbalk verschijnen. Wanneer je straks een andere tekst selecteert en op de stijlnaam in de zijbalk klikt, worden die stijlkenmerken meteen toegepast. Bovendien kun je later de stijlinstellingen nog wijzigen, waardoor alle tekst die op die manier is opgemaakt, automatisch mee verandert.

Tip 08 Aan de hand van een opgemaakt stukje tekst kun je makkelijk een eigen stijl vastleggen.

Tip 09: Kopstijlen

Laat Word zelf een inhoudsopgave genereren. Dit scheelt een hoop werk, want op die manier hoef je achteraf niet uit te zoeken op welke pagina iedere kop en tussenkop staat. Dit lukt op voorwaarde dat je kopstijlen gebruikt. Een kopstijl is kant-en-klare opmaak die je op tekst toepast. Je selecteert een kop en in het lint ga je naar tabblad Start en daar gebruik je Kop 1. Word zal de stijl meteen toepassen op de geselecteerd tekst. In de groep Stijlen vind je de kopstijlen: Titel, Kop 1, Kop 2, Kop 3, Kop 4. Dat zijn de enige stijlen die Word gebruikt om automatisch een inhoudsopgave te maken. Uiteraard kun je net als in de stap hiervoor, het uiterlijk van zo’n kopstijl aan je eigen smaak aanpassen.

Tip 09 Word toont hoe de kopstijl er op dit moment uitziet, maar je kunt de kenmerken van zo’n stijl ook wijzigen.
Wanneer je de tekst aanpast, zal de inhoudsopgave zich automatisch aanpassen

Tip 10: Inhoudsopgave

Veronderstel dat je onder de titel de inhoudsopgave van je paper wilt plaatsen, dan klik je eerst op de plek waar deze inhoudsopgave moet komen. Daarna ga je naar het tabblad Verwijzingen / Inhoudsopgave en daarna klik je op Automatische inhoudsopgave. Vervolgens krijg je een set verschillende stijlen van inhoudsopgaven te zien. Je kiest de stijl die je bevalt en klaar. In de tekst verschijnt de inhoudsopgave die gebaseerd is op de tekst waarin je kopstijlen hebt toegepast. Onder de knop Automatische inhoudsgave zit nog een knop om de stijl van de inhoudsopgave aan te passen en een knop om de inhoudsopgave met één klik te verwijderen.

Tip 10 Je hebt de keuze uit verschillende stijlen inhoudsopgaven.

Tip 11: Bijwerken

Vaak pas je na het toevoegen van een inhoudsopgave de inhoud van het document nog wel aan. Bijvoorbeeld om een alinea te schrappen of stukken tekst toe te voegen. In dat geval hoef je niet handmatig de volledige inhoudsopgave te wijzigen. Zorg dat je eerst de wijzigingen in de tekst hebt doorgevoerd. Daarna ga je opnieuw naar het tabblad Verwijzingen en dan klik je rechts naast de knop Inhoudsopgave op de knop Bijwerken. Daar selecteer je de functie In zijn geheel bewerken en je bevestigt met OK. Hierdoor wordt de inhoudsopgave opnieuw actueel. In de macOS-versie van Word zie je niet de knop Bijwerken, maar Tabel bijwerken die hetzelfde doet.

Tip 11 Word vraagt of het alleen de paginanummers moet bijwerken in de inhoudsopgave of de volledige inhoudsopgave.

Tip 12: Eindemarkeringen

Om een hoofdstuk op een nieuwe pagina te beginnen, kun je natuurlijk net zolang op Enter drukken tot je kop daar terechtkomt. Maar net als dat spaties niet geschikt zijn voor een inspringing, is een Enter niet geschikt voor een pagina-einde. Mocht je dit toch doen en je besluit achteraf nog tekst toe te voegen in het eerste deel, dan schuift alles een stukje op, en dan verschijnt het nieuwe hoofdstuk ergens halverwege een nieuwe pagina. Het einde van een pagina duid je aan met een eindemarkering. Zet de muisaanwijzer op het einde van de tekst waarna het nieuwe pagina moet beginnen en kies in het tabblad Indeling de opdracht Eindemarkeringen / Pagina. Dit kan ook heel handig met het toetsenbord: druk op Ctrl+Enter.

Tip 12 Plaats een eindemarkering om naar een nieuwe pagina over te gaan.
Word kan automatisch een lijst te generen van alle afbeeldingen die in het document staan

Tip 13: Beeld en afstand

Gebruik je in je document tabellen of afbeeldingen, dan kun je de tekst rond deze elementen laten lopen via Tekstomloop. Doe dat liever niet! De veiligste optie, vooral voor grafieken en diagrammen, is om ze tussen alinea’s te plaatsen. Ze vallen hierdoor beter op, het oogt soberder en ze wedijveren niet om aandacht met de omringende tekst. Schrijf je een academisch artikel, dan staat zoiets vaak ook omschreven in een stijlgids.

Voor academische artikelen bestaan er vaak namelijk dwingende stijlgidsen, zij geven meestal ook de voorkeur aan een dubbele regelafstand in de teksten. In gewone zakelijke en kantoordocumenten wordt meestal de normale, enkele afstand gebruikt, wat het drukwerk binnen de perken houdt. Digitale documenten zijn beter leesbaar met een afstand van 120 tot 150 procent.

Tip 14: Bijschriften

Bijschriften zijn korte tekstjes die onder afbeeldingen of tabellen staan. Klik op de afbeelding met de rechtermuisknop en kies Bijschrift invoegen. In het dialoogvenster geef je de tekst van het bijschrift op, duid je aan of het een Figuur, Tabel of Vergelijking is en je bepaalt waar het bijschrift moet komen: onder of boven de afbeelding. Omdat je deze functie gebruikt, kun je achteraf automatisch een lijst generen van alle afbeeldingen (en de pagina’s waar ze staan) die in het document worden gebruikt. Plaats de muisaanwijzer op de locatie waar je de lijst wilt hebben en klik op de knop Lijst met bijschriften invoegen in het tabblad Verwijzingen. De opmaak van deze lijst kun je steeds wijzigen.

Tip 14 Wanneer je de bijschriften op de juiste manier invoegt, kan Word een lijst van de afbeeldingen met bijschriften genereren.

Tip 15: Pagina 7 van 35

Paginanummers maken een document professioneler en zorgen dat de afgedrukte vellen papier niet door elkaar raken. In het tabblad Invoegen in het vak Koptekst en voettekst staat de knop om deze nummering toe te voegen. Hier geef je aan waar de paginanummers moeten komen en hoe dit nummer er moet uitzien. Wil je een sober nummer of wil er een in de stijl van Pagina 7 van 35? De nummering wordt als kop- of voettekst geplaatst en daar kun je het nummer ook nog verder bewerken. Dubbelklik in het document op de kop/voettekst om het gedeelte koptekst of voettekst te activeren, waarna je de stijl en het lettertype van de nummering kunt aanpassen. Dubbelklik buiten dit gebied om terug te keren naar de gewone weergave. Om paginanummers te verwijderen, gebruik je de knop Paginanummer en je kiest de opdracht Paginanummers verwijderen.

Tip 15 Word heeft een gevarieerd aanbod aan stijlen voor paginanummering.

Paginanummers later beginnen

In een scriptie is het gebruikelijk om de nummering niet te starten op pagina 1. Je kunt het paginanummer van de eerste pagina verwijderen. Plaats eerst de paginanummering zoals boven uitgelegd. Daarna ga je in het tabblad Invoegen / Koptekst of Voettekst (afhankelijk van de plaats waar het nummer zal komen). Hierdoor kun je bij de functie Koptekst bewerken of Voettekst bewerken. Vervolgens zet je een vinkje bij Eerste pagina afwijkend. Als dat is gebeurd, ga je in het document naar de kop- of voettekst, je selecteert het paginanummer en je drukt op Delete. Druk daarna op Esc om af te sluiten.

Als je wilt dat de tweede pagina met nummer 1 begint en niet met 2, ga je naar Invoegen / Paginanummers / Opmaak paginanummers en in dit dialoogvenstertje stel je in het vakje Beginnen bij de waarde in op 0 en niet op 1.

Nu zal de tweede pagina beginnen met het nummer 1.

0 Reactie(s) op: Zo kun je een Word-document opmaken

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.