13 tips voor het organiseren van je werkbladen in Excel

Door: dirk-schoofs | 17 augustus 2020 09:43

Apps & Software

Een werkblad in Excel kan duizenden kolommen en meer dan een miljoen rijen bevatten. Dit voordeel is gelijk een nadeel, want als je heel veel gegevens op één werkblad samenbrengt, wordt het al snel een onoverzichtelijke brij. Voor het verwerken van allerlei soorten gegevens, formules en grafieken gebruik je beter afzonderlijke werkbladen binnen hetzelfde bestand.

Tip 01: Benoemen

Iedere werkmap in Excel bestaat uit één of meerdere werkbladen. Wanneer je met een grote hoeveelheid gegevens werkt, kun je ze het best in verschillende werkbladen van dezelfde werkmap onderbrengen. Op die manier houd je alle gegevens samen, terwijl de verschillende datagroepen toch overzichtelijk verdeeld zijn. Maak je diverse werkbladen aan, dan zal Excel ze als volgt nummeren: Blad 1, Blad 2, Blad 3, ... Maar om ze beter te kunnen beheren, kun is het verstandiger ze een onderscheidende naam te geven. Dat kunnen jaartallen, steden of maanden zijn, zolang de naam maar aangeeft wat er precies in het werkblad staat. Houd er rekening mee dat elk werkblad een unieke naam moet hebben. Klik met de rechtermuisknop op de bladtab die je wilt hernoemen en selecteer Naam wijzigen. Typ de gewenste naam en klik daarna ergens buiten het werkblad. Je kunt ook dubbelklikken op een bladtab om de naam te wijzigen.

Tip 01 Je kunt de naam wijzigen via het contextmenu of door op de bladtab te dubbelklikken.

Bladtabs weergeven

Ontvang je van iemand een Excel-bestand, maar zie je geen werkbladtabs, dan is de optie Bladtabs weergeven voor dit document hoogstwaarschijnlijk uitgeschakeld. Ga naar Bestand / Opties / Geavanceerd. Controleer onder Weergaveopties voor deze werkmap of het selectievakje bij Bladtabs weergeven is ingeschakeld.

In dit werkblad zul je geen bladtabs zien omdat de weergave is uitgeschakeld.
Er is weinig zo makkelijk als het verplaatsen van een werkblad binnen dezelfde werkmap

Tip 02: Blad invoegen

Naast de tabs van de werkbladen vind je een knop met een plusteken. Dit is de knop waarmee je een nieuw werkblad maakt. Je kunt ook in het lint naar het tabblad Start gaan. Daar kies je in de groep Cellen de opdracht Invoegen / Blad invoegen. Om een werkblad te verwijderen, klik je met de rechtermuisknop op de bladtab en kies je Verwijderen. Of je gaat opnieuw naar het tabblad Start waar je Verwijderen / Blad verwijderen selecteert.

Veronderstel dat je al vier werkbladen hebt en je er nog drie nieuwe werkbladen aan wilt toevoegen, dan doe je dat het snelst door de Shift-toets in te drukken en onderaan het werkblad het aantal bestaande bladtabs te selecteren dat je nodig hebt. Vervolgens klik je met de rechtermuisknop op de geselecteerde bladtabs en kies je voor Invoegen. Excel voegt hiermee in één keer het geselecteerde aantal werkbladen toe.

Tip 02 Omdat we drie werkbladen hebben geselecteerd, zullen er drie nieuwe werkbladen worden ingevoegd.

Tip 03: Werkbladen kopiëren

Er is weinig zo makkelijk als het verplaatsen van een werkblad. Klik met je muis op de bladtab en sleep het bladpictogram naar de gewenste plaats in de rij met bladtabs. Je kunt ook een werkblad kopiëren. Druk daarvoor Ctrl in en sleep dan de bladtab naar de juiste locatie in de rij met bladtabs. Er zal een plusteken verschijnen in het bladpictogram. Laat de muisknop los voordat je de Ctrl-toets loslaat zodat Excel op die plaats een kopie van het geselecteerde werkblad plaatst. In de macOS-versie van Excel moet je de Alt-toets in plaats van de Ctrl-toets gebruiken om een kopie van het werkblad te maken.

Tip 03 Bij het kopiëren van een werkblad verschijnt een plusteken in het bladpictogram.

Tip 04: Naar andere werkmap

We hebben het tot nu toe gehad over het verplaatsen en kopiëren van werkbladen binnen dezelfde werkmap. Maar je kunt een werkblad ook naar een andere werkmap verplaatsen. Zorg ervoor dat beide werkmappen open zijn. Voor de duidelijkheid noemen we de werkmap waarvan we een werkblad willen kopiëren WerkmapBron.xlsx. De werkmap waar het werkblad in willen plakken, noemen we WerkmapDoel.xlsx. Klik in WerkmapBron.xlsx met de rechtermuisknop op de bladtab die je wilt kopiëren en kies de opdracht Verplaatsen of kopiëren. Er zal een klein venstertje openen, waar je in het vak Naar map de optie WerkmapDoel.xlsx selecteert. Onder Voor blad bepaal je op welke positie dat werkblad moet komen te staan. En onderaan kun je aangeven of Excel een kopie van het geselecteerde werkblad moet maken. Vink je dat niet aan, dan zal Excel het werkblad niet kopiëren, maar van de ene naar de andere map verplaatsen.

Tip 04 In deze instelling zal Excel het werkblad kopiëren naar WerkmapDoel.xlsx en voor het blad Semesteruitgaven invoegen.

Even controleren

Wanneer je een werkblad naar een andere werkmap verplaatst, moet je letten op eventuele formules die verwijzen naar cellen in de huidige werkmap. Zolang de formules zijn opgebouwd met gegevens van hetzelfde werkblad is er niets aan de hand. Worden er echter formules gebruikt die verwijzen naar data op andere werkbladen, dan kloppen die formules na het verplaatsen van het werkblad niet meer.

Aanpassingen kun je op verschillende werkbladen tegelijk toepassen door ze te groeperen

Tip 05: Kleuren

Om het overzichtelijk te houden, kun je de tabbladen niet alleen van een geschikte naam maar ook van een kleurtje voorzien. Klik met de rechtermuisknop op de tab van het werkblad en selecteer de optie Tabkleur. Hierdoor opent het palet met de themakleuren en de standaardkleuren. Met de optie Meer kleuren opent de kleurenkiezer van Windows waar in je iedere mogelijke kleur kunt selecteren. Als de bladtab een licht kleurverloop naar de betreffende kleur heeft, betekent dat dat het werkblad geselecteerd is. Klik op een tab van een ander werkblad om de daadwerkelijke kleurverandering te zien.

Tip 05 Meestal zijn de standaard themakleuren wel genoeg om je tabblad een kleur mee te geven.

Tip 06: Groeperen

Je kunt aanpassingen op verschillende werkbladen tegelijk toepassen door ze tijdelijk te groeperen. Om de werkbladen te groeperen, druk je de Ctrl-toets in terwijl je één voor één op de verschillende bladtabs klikt. Wanneer je daarna in één blad van de groep de gegevens van cellen opmaakt in een bepaalde kleur of lettertype, zullen dezelfde cellen in de overige gegroepeerde werkbladen dezelfde opmaak overnemen. Ook kun je gegevens op dat ene tabblad typen waarna diezelfde gegevens ook op de andere tabbladen zullen verschijnen. Vergeet de groepering niet op te heffen, anders zul je, zonder dat je er erg in hebt, gegevens blijven aanpassen op alle gegroepeerde werkbladen. Om de groepering op te heffen, klik je met de rechtermuisknop op een van de tabs en kies je voor Groepering bladen opheffen.

Tip 06 Vergeet de tijdelijke groepering niet op te heffen, anders blijf je de bewerkingen op alle gegroepeerde werkbladen uitvoeren.

Tip 07: Schakelen

Werk je met veel werbkladen, dan passen de tabs misschien niet allemaal in het Excel-venster. Je kunt op een aantal manieren door de werkbladen bladeren. In Windows zie je drie horizontale stippen aan een of beide uiteinden van de taakbalk. Klik op de drie stippen om door de bladtabs in die richting te bladeren. Ook kun je de rechter- en linkerpijlen van de tabbladbalk gebruiken. Klik je op de linkerpijl terwijl je Ctrl ingedrukt houdt, dan flits je naar het eerste blad.

Tip 07 Door op de drie stippen te klikken, kun je door de verschillend bladtabs bladeren.

Sneltoetsen

Liefhebbers van sneltoetsen geven we nog een handigheidje mee om snel tussen de werkbladen te kunnen schakelen. De sneltoets om het volgende blad te selecteren, is Ctrl+Page Down. Logischerwijs is de sneltoets om het vorige blad te selecteren dan Ctrl+Page Up. Je kunt de Ctrl- en Shift-toets ook gebruiken om meerdere bladen te selecteren. De werkwijze met Ctrl hebben we in tip 6 al uitgelegd. Met Shift ingedrukt kun je een aaneengesloten reeks bladen selecteren terwijl je op de eerste en laatste tabbladen in het bereik klikt.

Tip 08: Extra ruimte

In Windows zit onder aan in het Excel-venster een schuifbalk die nogal wat plaats inneemt. Als je met veel werkbladen werkt, kom je daardoor ruimte tekort om alle bladtabs te zien. Dan is het fijn om te weten dat je de tabblad-balk langer kunt maken. Klik daarvoor met je muisaanwijzer op de drie verticale stippen links van de schuifbalk. Sleep vervolgens de drie stippen naar rechts om de schuifbalk in te korten.

Je kunt de schuifbalk verslepen als de muisaanwijzer is veranderd in twee streepjes met twee pijltjes.
Met een eenvoudig trucje is het mogelijk meerdere werkbladen tegelijk in beeld te hebben

Tip 09: Meer bladen in venster

Wanneer je met meerdere werkbladen werkt, zie je normaal gesproken slechts één werkblad op het scherm. Maar met een eenvoudig trucje is het mogelijk om meerdere werkbladen tegelijk in beeld te hebben. We tonen dit met de werkbladen: Kopenhagen, Brussel, Amsterdam. Zorg dat het eerste werkblad (Kopenhagen) in beeld is en ga via het lint naar het tabblad Beeld. Klik in dit tabblad op de knop Nieuw venster. Hierdoor zie je hetzelfde werkblad in een tweede venster. In dat tweede venster klik je op de bladtab Brussel, zodat die in beeld komt. Omdat je nog een derde werkblad wilt weergeven, gebruik je de knop Nieuw venster nog een keer. En in dit derde venster klik je op de bladtab Amsterdam. Het derde venster is herkenbaar aan de aanduiding 3 achter de bestandsnaam in de titelbalk. Nu kun je de drie openstaande vensters combineren door via het lint in het tabblad Beeld op de knop Alle vensters te klikken. Er verschijnt een klein dialoogvenster dat vraagt hoe je de vensters wilt combineren. Kies Naast elkaar en bevestig met OK. Alle openstaande vensters worden nu netjes naast en onder elkaar gerangschikt.

Nu kunnen we in drie werkbladen van hetzelfde Excel-bestand werken.

Tip 10: Verbergen

Wil je bepaalde werkbladen verbergen? Dat kan. Klik met de rechtermuisknop op tabblad dat uit het zicht moet verdwijnen en kies Verbergen in het contextmenu. Om een verborgen werkblad weer terug naar de oppervlakte te brengen, klik je met de rechtermuisknop op een van de andere tabbladen en selecteer je de opdracht Zichtbaar maken. Waren er meerdere werkbladen verborgen, dan zal Excel in een pop-upvenstertje vragen welk werkblad je tevoorschijn wilt halen.

Tip 10 Op deze manier verbergen we het werkblad februari.

Tip 11: Bladlijst

Waar we in tip 7 besproken hoe je tussen de verschillende tabbladen kunt schakelen, is er nog een andere manier, namelijk de bladlijst. Dat is een lijst van alle zichtbare bladen. Hoe je de bladlijst opent? Klik met de rechtermuisknop op de tabnavigatieknoppen, dat is een mondvol voor de twee navigatiepijltjes die je links onderaan bij de bladtabs ziet. Er verschijnt een lijst met de werkbladen uit de werkmap waar je gewoon kunt dubbelklikken op de naam van het blad dat je actief wilt maken.

Tip 11 Door met de rechtermuisknop op de navigatiepijltjes te klikken, open je de bladlijst.

Aantal bladen

Hoeveel werkbladen toont Excel wanneer je met een nieuwe werkmap begint? Dat hangt af van de instellingen. Klik op in het lint het tabblad Bestand. Daarna selecteer je onderaan de Opties. In het venster Opties voor Excel kies je in de linkerkolom Algemeen en dan zoek je in het onderdeel Wanneer nieuwe werkmappen worden gemaakt de opdracht Aantal op te nemen bladen. Gebruik het tellertje om aan te geven hoeveel werkbladen een nieuwe werkmap moet bevatten.

Nu zal Excel telkens drie werkbladen aanmaken bij iedere nieuwe werkmap.

Tip 12: Sjabloon

Wanneer je een Excel-bestand opslaat als .xltx-bestand wordt het een sjabloon. Hierdoor zullen alle andere werkbladen van dit bestand ook in sjablonen veranderen. Het tegenovergestelde kan ook. Je kunt een sjabloon in een bestaande werkmap als nieuw werkblad invoegen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een bestaande tab en kies de opdracht Invoegen. Dit opent een venster waarin je selecteert wat je wilt invoegen. Van hieruit kun je ook de online Office-sjablonen raadplegen en selecteren. Een sjabloon dat je op deze manier invoegt, wordt automatisch voor de bladtab geplaatst die je had geselecteerd.

Tip 12 Het xltx-formaat is de standaard voor Excel-sjablonen.

Tip 13: Beveiligen

Een werkblad beveilig je om te voorkomen dat jij zelf of iemand anders er per ongeluk wijzigingen in aanbrengt. Ga daarvoor in het lint naar het tabblad Controleren en kies in de groep Beveiligen voor Blad beveiligen. In het pop-upvenster geef je aan wat de gebruiker nog wel mag doen. Als de gebruiker er niets in mag doen, haal je alle vinkjes weg. Vul vervolgens een wachtwoord in om ervoor te zorgen dat de beveiliging niet zomaar kan worden opgeheven. Ter bevestiging zal Excel vragen om het wachtwoord te herhalen.

Tip 13 Geef aan wat andere gebruikers zonder wachtwoord aan het werkblad mogen aanpassen.

0 Reactie(s) op: 13 tips voor het organiseren van je werkbladen in Excel

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.