Zo werkt de inhoudsopgave in Word
Word biedt uitgebreide mogelijkheden voor het maken van professionele documenten, compleet met inhoudsopgave en hoofdstukken. Het prettige is dat je hier zelf niet heel veel moeite voor hoeft te doen, omdat de inhoudsopgave in Word de meeste zaken voor je kan automatiseren.
Word kan veel taken voor je uit handen nemen, maar het kan niet toveren. Als je een goede inhoudsopgave wilt maken, is het daarom belangrijk dat je een aantal onderdelen in je document goed voorbereid en gestructureerd houdt. Alleen op die manier kun je een duidelijke inhoudsopgave en index maken. Het standaardsjabloon dat geopend wordt wanneer je in Word voor een nieuw, leeg document kiest, bevat de benodigde stijlen voor het maken van hoofdstukken. In deze basiscursus gaan we aan de slag met het maken van een inhoud en een index. Voor beide heb je een gestructureerd document nodig.
01 Stijlen gebruiken
Word bevat de stijlen Titel, Kop 1 en Kop 2, die allemaal gelinkt kunnen worden aan een hoofdstuk en dus ook in de inhoudsopgave opgenomen moeten worden. Belangrijk is wel dat je in je Word-document alvast een goede pagina-indeling hebt gemaakt en alle hoofdstukken die je wilt opnemen in de inhoudsopgave, klaar zijn. De inhoudsopgave is namelijk gerelateerd aan de fysieke pagina’s in je Word-document. Je moet er dus voor zorgen dat ieder hoofdstuk in je document op een afzonderlijke pagina staat. Als je een stuk tekst schrijft voor een hoofdstuk die de pagina niet helemaal vult, dan kun je een zogeheten pagina-einde invoeren door op de laatste regel aan het einde op de toetscombinatie Ctrl+Enter te drukken. Word springt vervolgens automatisch naar de volgende pagina in je document, waarna je een nieuw hoofdstuk kunt beginnen.
02 Inhoudsopgave maken
Zorg ervoor dat ieder nieuw hoofdstuk altijd een titel meekrijgt en dat deze de stijl Kop 1 meekrijgt. Op die manier kan Word namelijk veel makkelijker herkennen dat dit een nieuw hoofdstuk is, en hierdoor de inhoudsopgave beter genereren. Je voegt stijlen toe via het onderdeel Stijlen in het Lint, je kunt ook een zijpaneel openen met Alt+Ctrl+Shift+S.
Om een inhoudsopgave te maken, zorg je er eerst voor dat de cursor in je Word-document op de allereerste pagina staat. De inhoudsopgave wordt namelijk meteen geplaatst op de plek waar je in het document bent. Open nu in het Lint eerst het tabblad Verwijzingen. Aan de linkerzijde vind je een grote knop genaamd Inhoudsopgave. Zodra je op deze knop drukt, krijg je een aantal voorbeelden te zien. Maar omdat de manier waarop de inhoud wordt gemaakt afhankelijk is van persoonlijke voorkeur, kies je uit de lijst voor Aangepaste inhoudsopgave. Je hebt dan meer controle over het uiterlijk.
Bij een inhoudsopgave is het overzichtelijk wanneer de paginanummers mooi zijn uitgelijnd aan de rechterkant. Daarvoor zet je in het schermpje bij Paginanummers rechts uitlijnen een vinkje. De paginanummers verschijnen dan netjes aan de rechterkantlijn in je document. Wil je een extra lijn die loopt vanaf de titel van het hoofdstuk naar het paginanummer? Dan selecteer je het type lijn uit het veld Opvulteken. Je hebt hier de keuze uit een doorgetrokken lijn, stippellijntjes of losse streepjes.
03 Document met sub-onderwerpen
We hebben je laten zien hoe je een eenvoudige inhoudsopgave maakt, maar wat als je document uit verschillende sub-onderwerpen bestaat? Die wil je natuurlijk ook in je inhoudsopgave vermelden. Sub-onderwerpen geef je het beste aan met de stijl Kop 2 of Kop 3. Als je vanaf het begin af aan al een of meerdere sub-onderwerpen per hoofdstuk hebt gemaakt, dan worden deze in de inhoudsopgave automatisch toegevoegd.
Het gebeurt je vast weleens dat je toch nog extra onderwerpen wilt toevoegen, terwijl je de inhoud al gemaakt had. Moet je de inhoudsopgave dan weer helemaal opnieuw maken? Nee, gelukkig niet, want de inhoudsopgave in Word is een apart veld dat gekoppeld is aan de andere gegevens (in dit geval de titels en onderwerpen van je hoofdstuk) in je document. Dat het een apart veld is, zie je wanneer je met de muis ergens op een deel van je inhoudsopgave klikt, dan wordt de inhoudsopgave in zijn geheel geselecteerd en krijgt hij een grijze kleur.
04 Velden koppelen
Velden die gekoppeld zijn in Word kun je altijd bijwerken als de inhoud is veranderd, zo ook bij een inhoudsopgave. Stel dat je in het document bij het hoofdstuk ‘YouTube’ in ons voorbeeld nog een sub-onderwerp ‘Andere videokanalen’ wilt toevoegen. In dat geval typ je een nieuwe tekst die eerst begint met ‘1.1 Andere videokanalen’ in de stijl Kop 2 (of Kop 3, wat jij wilt). Is de toevoeging klaar, dan ga je naar de inhoudsopgave en klik je er eenmaal op om hem te selecteren. Klik er vervolgens met de rechtermuisknop op, en kies voor Veld bijwerken. Er komt de vraag of je alleen de paginanummers wilt bijwerken, of alles in z’n geheel. Kies altijd voor alles in zijn geheel, zo weet je zeker dat de wijzigingen goed worden doorgevoerd. Even later verschijnt je toegevoegde onderwerp ook in de inhoudsopgave.
Tip: Veld bijwerken
05 Een index gebruiken
Een index is een overzicht of lijst van onderwerpen die in een document staan. Anders dan een inhoudsopgave kun je met een index een bepaald woord of onderwerp opzoeken om te zien waar dit begrip wordt behandeld in een artikel, boek of document.
Een index staat over het algemeen aan het einde van een document of artikel. Vooral wanneer je document is afgedrukt, is het handig dat je kunt opzoeken op welke pagina een bepaald onderwerp is behandeld. Het maken van een index gaat op een andere manier dan een inhoudsopgave. Ieder woord in je document dat je in je index wilt laten opnemen, moet je handmatig selecteren.
Het is vanzelfsprekend dat je niet ieder willekeurig woord opneemt in je index, maar alleen woorden (of een groep woorden) die belangrijk zijn, bijvoorbeeld op de plek dat er ergens extra uitleg over wordt gegeven.
Een index is ook handig wanneer een belangrijke alinea in een hoofdstuk extra aandacht vereist of als daar nuttige informatie in staat. In dat geval voeg je alleen de titel van de alinea toe aan je index. Word kent handige functies voor het maken van een index. We laten je zien hoe je te werk gaat met een aantal voorbeelden.
06 Woorden selecteren
Selecteer een of meer woorden die je aan een index wilt toevoegen. Dat doe je door voor het woord te gaan staan met de cursor en vervolgens met ingedrukte linkermuisknop naar rechts te slepen, tot het hele woord is geselecteerd.
Vervolgens open je op het Lint het tabblad Verwijzingen en kies je voor Item markeren. Er verschijnt nu een nieuw pop-upvenster genaamd Indexvermelding maken. Hierin zie je bij Hoofdgegevens het geselecteerde woord, in ons geval is dat ‘videotutorials’. Bij Opties geef je aan op welke manier moet worden verwezen naar het geselecteerde woord, waarbij de optie Huidige pagina het meest voor de hand liggend is. Pas eventueel de opmaak van de verwijzing nog aan door een vinkje te zetten bij Vet en/of Cursief. Het woord wordt na het drukken op de knop Markeren aan de index toegevoegd. Maak je geen zorgen, Word slaat alle gemarkeerde woorden op de achtergrond op, later ga je de daadwerkelijke index plaatsen. Eerst is het zaak dat je alle woorden die je in de index wilt opnemen, markeert.
07 Meerdere verwijzingen
Over het algemeen komen bepaalde woorden in een document meerdere keren voor. Bijvoorbeeld een receptenboek: de woorden zout, peper en suiker worden meerdere keren gebruikt in verschillende recepten. Moet je in dat geval overal dit woord opzoeken en handmatig toevoegen aan je index? Nee, gelukkig kan Word ook dit voor je automatiseren. Selecteer in je document het eerste woord dat je wilt markeren en waarvan je weet dat het meerdere keren in het document voorkomt. Bijvoorbeeld het woord ‘video’ in ons voorbeelddocument. Klik nu weer in het tabblad Verwijzingen in het Lint op de knop Item markeren. Volg dezelfde stappen als we in stap 6 deden, maar nu kies je in plaats van de knop Markeren voor de knop Alles markeren. Word markeert nu alle woorden ‘video’ uit je document en voegt ze toe aan de index. Het programma onthoudt hierbij ook automatisch alle paginanummers waarop dat woord voorkomt, bij het plaatsen van de uiteindelijke index zul je ze dus allemaal zien terugkomen.
Bij het aanmaken van indexen zie je op de plek van het woord dat is toegevoegd aan de index dat er een code omheen is gezet, bestaande uit een accolade {, de tekst XE en dan het woord tussen dubbele aanhalingstekens, gevolgd door weer een accolade }. Hiermee geeft Word aan dat het een speciaal veld in je document is. Pas deze tekens niet aan! Als je je bestand afdrukt, worden ze niet weergegeven. Zie je deze tekens niet staan, druk dan op Ctrl+*. Om deze weergave uit te schakelen gebruik je dezelfde toetscombinatie.
08 Index invoegen
Heb je alle woorden die je wilt opnemen nu geïndexeerd? Dan is het tijd om de daadwerkelijke index in te voegen in je document. Het makkelijkst om de index in je document in te voegen is om eerst helemaal naar het einde van je document te gaan (tip: gebruik de toetscombinatie Ctrl+End) en een nieuwe pagina in te voegen via de toetscombinatie Ctrl+Enter. Plaats op je nieuwe pagina vervolgens de cursor bovenaan. Ga in het Lint weer naar het tabblad Verwijzingen en klik op de knop Index invoegen.
Net als bij het maken van een inhoudsopgave kun je ook hier de opmaak van de index aanpassen, zoals de uitlijning en in hoeveel kolommen de index moet worden aangemaakt. Druk op de OK-knop om de index te plaatsen. Je ziet dat Word de index netjes in het aantal opgegeven kolommen plaatst en daarbij tevens de alfabetische volgorde aanhoudt.
09 Toevoegen aan index
Ook voor de index geldt dat je later nog meer woorden kunt toevoegen. Je selecteert de woorden die je wilt toevoegen en kiest weer voor de knop Item markeren bij het tabblad Verwijzingen. Als je nu klaar bent, ga je niet naar Index toevoegen, maar blader je weer naar de laatste pagina van het document waar je je index hebt ingevoegd.
Dubbelklik ergens in het midden van de index. Deze wordt – net als we eerder zagen bij de inhoudsopgave – grijs geselecteerd. Ook hier kun je nu met de rechtermuisknop klikken en vervolgens te kiezen voor Veld bijwerken. De zojuist toegevoegde woorden worden nu aan je index toegevoegd.
Handig daarbij is dat Word ook bij nieuw toegevoegde woorden de alfabetische volgorde van de index aanhoudt. Je hoeft dus niets te veranderen.
10 Bronvermelding
Als je een uitgebreid verslag of een scriptie moet maken, dan maak je voor het opzoeken van gegevens gebruik van externe bronnen, bijvoorbeeld Wikipedia of resultaten uit een onderzoek. Een van de vereisten bij het gebruik van bronnen is dat je de bronnen die je aanhaalt in je document, ook daadwerkelijk benoemt. Word kent een handige functie waarmee je eenvoudig je geraadpleegde bronnen in je document kunt vermelden.
Stel dat je in een document een onderzoek aanhaalt. Je vertelt bijvoorbeeld hoeveel mensen in Nederland elke dag met de trein reizen. De lezer van je document wil natuurlijk weten waar je die informatie vandaan hebt gehaald (en voor scholen en universiteiten is dat zelfs verplicht). In je document link je dan naar de informatie die je hebt gevonden.
APA-richtlijnen
11 Bronnen invoeren
Als je werkt met een document waarin je ook bronnen vermeldt, moet je van tevoren goed voor jezelf bepalen welke bronnen je gebruikt. Je moet die zelf goed bijhouden, met als bijkomend voordeel dat je overzichtelijker werkt in je bestand.
De beste methode voor het beheren van de bronnen in je document, is om bij elke zin die verwijst naar een bron, deze bron direct te vermelden. Dat scheelt je achteraf veel uitzoekwerk (wat was de bron ook alweer van die uitspraak?). Onder het tabblad Verwijzingen vind je bij Citaten en bilbiografie speciale knoppen waarmee je de bronnen in je document eenvoudig kunt toevoegen. Om bij een stuk tekst een bron te vermelden, ga je naar het einde van die tekst, en klik je op Citaat invoegen. Er verschijnt een nieuw venster waarin je de informatie over de bron kunt opgeven.
Belangrijk zijn hier de volledige url, de organisatie die deze informatie biedt en eventueel een auteur, als die bekend is. Bij Type Bron, bovenaan, geef je aan wat voor soort bron je citeert: dat kan een tijdschrift zijn, een boek, film, andere documenten of een website. Als je een boek, tijdschrift of ander gedrukt medium citeert, dan vul je ook de pagina(’s) in. Druk je na het invullen van de gegevens op OK, dan zet Word achter de zin die verwijst naar de bron, de naam tussen haakjes.
12 Bronnen verwijzen
De bronnen staan nu achter de teksten, maar een lezer heeft daar in principe nog niet veel aan: de bronvermeldingen verwijzen immers nog nergens naar toe en ze worden verder ook niet genoemd in de voetnoten van het document.
We moeten die bronvermelding nog apart opnemen. Als je met je muis over een van de aangemaakte bronverwijzingen gaat, zie je dat het blok om de tekst grijs wordt. Hiermee wordt aangegeven dat het blok een apart veld is.
Ga naar het einde van je document en voeg weer een nieuwe pagina toe via Ctrl+Enter. Klik dan in het Lint onder Verwijzingen op de knop Bibliografie. Er verschijnt een lijst met sjablonen die je kunt gebruiken voor de opmaak van de bronvermeldingen. Wil je geen opmaak, dan kies je uit de lijst voor Bibliografie invoegen.
13 Andere stijl kiezen
Ben je niet tevreden met de huidige stijl van verwijzingen, dan kun je deze te allen tijde aanpassen. Klik gewoon op Stijl bij Verwijzingen en de verwijzingen worden direct doorgevoerd in je document. Werk je bijvoorbeeld liever met voetnoten, kies dan voor de stijl ISO 690 – Numerieke verwijzing. Iedere bronverwijzing in je document krijgt nu een cijfer (1, 2, 3 enzovoort) en de bronvermelding aan het einde van je document wordt dan ook op deze manier weergegeven.
