We werken steeds vaker vanaf huis en hoeven minder vaak naar kantoor af te reizen. Om werkzaamheden vanuit huis te doen, moet je wel over de juiste bestanden beschikken. Hoe zorg je ervoor dat je alle gegevens die je nodig hebt binnen handbereik hebt? We geven zeven tips!
#brandedcontent - Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Samsung.
1. Bestanden in kaart brengen
Als thuiswerker is het belangrijk om alle documenten, spreadsheets en overige bestanden bij de hand te hebben die nodig zijn om thuis je werkzaamheden goed te kunnen verrichten. Want anders moet je alsnog halsoverkop op en neer reizen. De eerste stap is daarom dat je in kaart brengt om welke data het gaat en waar deze bestanden zich bevinden. Dat kan door in gedachten een werkdag te doorlopen en op een rijtje te zetten welke werkzaamheden je zoal doet die je thuis of op een andere locatie gaat uitvoeren. Op die manier kom je er snel achter wat je wel en niet nodig hebt en voorkom je dat je daar pas achter komt zodra je thuis vol goede moed achter het toetsenbord kruipt.
2. Overzichtelijke mappen
Het is ideaal als de bestanden waarmee je dagelijks werkt niet kriskras verspreid staan. Gebruik daar liever een centrale mappenstructuur voor. Want dan weet je altijd waar alles staat en hoef je niet naar dat belangrijke document te zoeken waar je vorige week aan hebt gewerkt en dat je nu met spoed nodig hebt. Maak dus een goed herkenbare hoofdmap aan, met eronder submappen voor bijvoorbeeld projecten, klanten, een bepaalde kalenderperiode, of om onderscheid te maken tussen documentsoorten. Wat de beste indeling is verschilt per werksituatie. Kijk daarom wat voor jou het beste werkt en een logische indeling is. Plaats deze mappenstructuur bij voorkeur op een schijf die je volledig reserveert voor data en dus niet op de C-schijf waarop het Windows-besturingssysteem is geïnstalleerd.
3. Uitwisselen
Zodra je de data in kaart hebt gebracht en (liefst) in een overzichtelijke mappenstructuur hebt ondergebracht, weet je exact wat je nodig hebt om thuis aan de slag te gaan. Je hoeft nu alleen nog maar een back-up van deze werkbestanden te maken en deze kopie mee naar huis te nemen. Een mobiele SSD zoals de Samsung T7 Touch is ideaal voor het uitwisselen van bestanden tussen werk en thuis. Want hij is compact (formaat visitekaartje), licht en zeer robuust, waardoor je hem altijd bij je kunt hebben. Gewoon in je zak of in een tas. De schijf kan zowel via een Windows-computer als een Mac benaderd worden, zodat je zeker weet dat je overal bij je bestanden kunt komen en ze eenvoudig tussen apparaten zijn uit te wisselen. Dankzij de USB 3.2 Gen 2 aansluiting gaat het overzetten ook nog eens razendsnel, zodat je vlot naar huis toe kunt.
4. Bewaar je werk
Tijdens het thuiswerken kun je de bestanden rechtstreeks op de externe SSD gebruiken, of je kopieert ze eerst naar jouw lokale desktop of laptop als je dat liever hebt. Het is wel essentieel dat je voor één methode kiest en daarbij blijft, want alleen dan weet je zeker dat je de juiste bestandsversies gebruikt. Werken vanaf de externe schijf heeft als voordeel dat je zonder extra stappen met elke computer en op een locatie naar keuze kunt werken. Daarnaast gebruik je de mobiele SSD ook om de gewijzigde werkbestanden weer mee terug te nemen naar je officiële werkplek. Het is bij thuiswerken belangrijk dat je regelmatig back-ups maakt van alles wat je hebt gedaan. Doe dit met een vaste regelmaat, zodat het een automatisme wordt en je het niet vergeet. Maak bijvoorbeeld altijd een back-up aan het einde van de ochtend en de middag, of telkens zodra je pauze neemt. Voordat je een grote wijziging aanbrengt en nadat je een belangrijk document hebt afgerond, zijn ook perfecte momenten om snel even een reservekopie te maken. Op het werk worden de back-ups voor je geregeld en heb je er geen omkijken naar, maar bij thuiswerken moet je hier zelf voor zorgen om te voorkomen dat je na een dag werken weer terug bent bij af.
5. Versies
Naast regelmatig back-ups maken is het slim om met documentversies te werken. Stel dat je een document of spreadsheet ingrijpend wilt veranderen. Maak er dan eerst een kopie van en voeg een versienummer toe aan de bestandsnaam. Op die manier kun je op elk moment terugvallen op een eerdere versie. Nu, maar ook over een paar weken. Al is het alleen maar om even iets te controleren of te kopiëren en te plakken. Let op: dit is geen vervanging van je reguliere back-ups, maar een extra maatregel om snel terug in de tijd te kunnen. Met back-ups en bestandsversies maak je de kans dat je ooit iets kwijtraakt zo klein mogelijk. Je bent hiermee beschermd tegen bijvoorbeeld een schijfdefect of computerstoring, maar ook mocht je per ongeluk een keertje zelf een bestand weggooien of overschrijven.
6. Gescheiden bewaren
Een back-up moet je altijd naar een fysiek ander apparaat maken dan waar de originele gegevens staan. Dus werk je thuis met bestanden die lokaal op de computer staan? Dan kopieer je die data regelmatig naar een extern opslagapparaat zoals de Samsung T7 Touch mobiele SSD. Vaak lijkt het of een computer meerdere interne schijven heeft, doordat je een C- en een D-schijf ziet. In de praktijk is het dan vrijwel altijd één fysieke schijf en is de opslagruimte alleen maar verdeeld over twee schijfletters. Maak je dus een back-up van de C-schijf naar de D-schijf? Dan zijn jouw bestanden dus nog steeds kwetsbaar, omdat het om één fysieke schijf staat. Met een externe SSD zit je goed en is de back-up volledig gescheiden van de originele data op je computer. Werk je met bestanden die op een mobiele SSD staan, maak dan back-ups naar een tweede externe SSD.
7. Veilige opslag
Koppel een externe schijf die je alleen voor back-ups gebruikt meteen weer los, want dan kan niets of niemand er nog bij. Daarmee voorkom je dat virussen, malware, of cryptoware de tijd hebben om jouw back-up onbruikbaar te maken, maar ook dat je per ongeluk zelf met een reservekopie aan de slag gaat in plaats van met de originele werkbestanden. Verder moeten bestanden absoluut veilig zijn en mogen onbevoegden niet zomaar op jouw schijf rondneuzen. De Samsung T7 Touch gebruikt gegevensversleuteling, zodat niemand jouw privégegevens en werkgegevens kan inzien. Daarnaast is de mobiele SSD beveiligd met een wachtwoord en heb jij dankzij de vingerafdruksensor altijd snel en eenvoudig toegang tot je gegevens.