Samenwerken met Google Documenten
Tegelijkertijd met meerdere personen werken in één document: het kan! En het is nog gemakkelijk en handig ook. Je hebt nooit meer gedoe met verschillende versies van hetzelfde document en kunt vanaf elke computer verder werken. In deze workshop gaan we aan de slag met Googles officedienst.
We gaan hier aan de slag met Googles dienst, werk je liever met Microsofts diensten? Lees dan Samenwerken met Microsoft Office Online. Om samen te werken in Googles officedienst moet iedere deelnemer inloggen met een Google-account. Je kunt ieder mailadres gebruiken om zo'n account te creëren.
Lees ook: Al je bestanden in de cloud - Waar begin je?
01 Office benaderen
Googles online officedienst kun je op twee manieren benaderen, namelijk vanuit Drive of direct vanuit de officeprogramma's zelf. Wij raden aan om vanuit Drive te werken, omdat je op deze manier meer overzicht over je verschillende bestanden hebt.
Google Drive werkt momenteel met twee interfaces: een nieuwe en een klassieke. Wij kiezen ervoor dit uit te leggen met de nieuwe interface. Je kunt vooralsnog heen en weer switchen tussen beide weergaven. Om (eventueel tijdelijk) over te schakelen op de nieuwe interface, log je in op https://drive.google.com met je Google-account. Klik rechtsboven op het instellingen-pictogram (tandwieltje). Kies voor Ervaar de nieuwe versie van Drive. Wil je later toch weer terugschakelen, dan klik je weer op het tandwieltje en kies je nu De nieuwe versie van Drive verlaten.
02 Office-pakket
Googles online kantoorpakket bestaat uit een aantal programma's, namelijk Documenten, Spreadheets, Presentaties, Formulieren. Formulieren is gekoppeld aan Spreadsheets en is erg handig als je een online enquête wilt houden. In deze workshop behandelen we de mogelijkheden van het samenwerken voornamelijk aan de hand van de applicatie Documenten. Voor Spreadheets en Presentaties gelden grotendeels dezelfde stappen.
03 Document uploaden
Om een bestaand document met meerdere personen te gaan bewerken, moet je het bestand in Google Drive opslaan. Ga naar https://drive.google.com. Zoals gezegd werken we in de nieuwe weergave. Klik op de rode knop NIEUW / Bestanden uploaden en selecteer het bestand op je harde schijf. Als sneller alternatief kun je ook het bestand vanuit je verkenner naar de Drive-pagina slepen om het direct te uploaden.
Ons Word 2010-document is nu als docx-document geüpload. Rechtsklik op het document en kies Openen met / Google Documenten om het te bewerken. Het wordt nu omgezet naar Googles eigen formaat voor tekstdocumenten. Ditzelfde geldt voor Excel-documenten (Openen met / Google Spreadsheets) en voor presentaties (Openen met / Google Presentaties).
04 Nieuw document maken
Een nieuw document maken kan in een paar klikken. Klik op NIEUW / Google Documenten en er staat direct een wit vel 'papier' voor je neus. Geef het document nu eerst een naam door bovenin op Naamloos document te klikken, een naam in te voeren en te bevestigen met OK. Doe je dit niet, dan heet je document Naamloos document, wat niet erg herkenbaar is. Ook dit werkt voor spreadheets en presentaties hetzelfde.
05 Document delen
Het is tijd om samen te gaan werken. Klik rechtsboven op de blauwe knop Delen. Voer vervolgens het e-mailadres in van de persoon of personen met wie je het bestand wilt bewerken. Kies nu welke rechten de uitgenodigde personen krijgen, waarbij je kunt kiezen uit: mogen bewerken, mogen reageren of mogen weergeven. Wil je de personen verschillende rechten geven, dan dien je deze stap meerdere keren uit te voeren.
06 Rechten deelnemers
Als eigenaar van het document, kun je de rechten van de deelnemers nog aanpassen. Klik hiervoor weer op Delen en vervolgens rechtsonder op Geavanceerd. Je ziet nu welke personen toegang tot je document hebben, en welke rechten iedereen heeft. Pas de rechten eventueel aan en klik hierna op Wijzigingen opslaan. Selecteer niet zomaar Is eigenaar, behalve als je jezelf van deze rol wilt ontslaan en het document wilt overdragen. Je hebt hierna zelf namelijk minder rechten, en de ander is de beheerder van het document geworden.
07 Hele map delen
Wil je met een (project)groep met meerdere documenten aan de slag, dan kun je in plaats van alle losse bestanden, ook een hele map delen. Maak een map aan waarin je alle bestanden zet die je wilt delen. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de map en kies Delen. Geef de mailadressen van de personen op, en geef direct aan of de bestanden bekeken of ook bewerkt mogen worden.
08 Samenwerken
Wanneer je samen met anderen in het document werkt, zie je waar de cursor van iedere deelnemer zich bevindt, aan het kleurtje kun je zien wie welke bewerker is. Je ziet dus realtime wat iedereen wijzigt. Ga je op precies hetzelfde punt in de tekst typen, dan worden de teksten domweg achter elkaar gezet. Google heeft aan zijn online officedienst ook nog een chatfunctie toegevoegd. Wanneer je rechtsboven in beeld op het chatpictogram drukt (het spraakwolkje is alleen zichbaar wanneer je met meerdere personen in het document bent), dan opent zich rechtsonder een chatvenster. Op deze manier kun je dingen eerst even overleggen voordat je ze in het betreffende document aanpast.
09 Wijzigingen terugdraaien
Heeft een deelnemer dingen in het document gewijzigd waar jij het niet mee eens bent? Is er bijvoorbeeld ineens een hele tekstalinea verwijderd? Je kunt de status van het document terugzetten naar een eerder moment. Er wordt namelijk tussentijds telkens een soort back-up van je document bewaard.
Om terug te kijken in de geschiedenis van het document, open je de Revisiegeschiedenis. Dit gaat als volgt. Wanneer je een document bewerkt, zie je boven in beeld de tekst Bezig met opslaan.... Stop je even met typen, dan verandert de tekst in Alle wijzigingen zijn opgeslagen in Drive. Klik je op deze tekst, dan komt rechts in beeld de Revisiegeschiedenis te staan. Je kunt hier verschillende momenten aanklikken, en ziet ook wie op dat moment de laatste wijziging heeft aangebracht. Klik op de blauwe tekst Deze revisie herstellen om het document te herstellen naar deze datum en tijd. Ook dit wordt als een nieuwe bewerking opgeslagen, dus als je per ongeluk te ver teruggaat, kun je alsnog een ander moment kiezen. Klik je onderin op Meer gedetailleerde revisies weergeven, dan worden de revisies opgesplitst, en kun je dus kleinere stappen terug maken.
10 Offline
Wil je offline aan je bestanden werken? Misschien verbaast het je, maar Google heeft het mogelijk gemaakt om zijn online officediensten ook offline te gebruiken. Hiervoor zijn wel twee voorwaarden: je moet de browser Chrome gebruiken en de applicatie Drive downloaden. Deze is beschikbaar voor OS X en Windows. Wanneer vervolgens je internetverbinding wegvalt tijdens het werken in het document, kun je met een gerust hart doorwerken. Je wijzigingen worden offline opgeslagen, en zodra je weer verbonden bent met internet, worden je wijzigingen alsnog online gesynchroniseerd.
Ben je (overigens wel heel toevallig) tegelijk met iemand anders op precies hetzelfde punt in de tekst aan het werk? Dan worden jullie teksten gewoon achter elkaar geplakt. Ben je dus enige tijd offline aan het werk geweest, dan is het wel verstandig het document even na te lopen.
Wanneer je de Drive-applicatie niet op je computer hebt of in een andere browser werkt, dan verschijnt bij het offline gaan de melding: "Er wordt geprobeerd verbinding te maken...". Je kunt nu niet verder werken tot je weer een actieve internetverbinding hebt.
11 Bestand opslaan
Een bestand zit gelukkig niet 'gevangen' binnen Google Drive. Je kunt het onder andere downloaden als Word-document (.docx) of pdf-document.
Dit doe je via Bestand / Downloaden als, waar je het gewenste formaat kiest. Ben je van plan het bestand verder te delen via e-mail, dan kan dat ook direct via Bestand / Als bijlage e-mailen. Ook hier kies je het gewenste bestandsformaat, je geeft de ontvangers op en tikt een begeleidend mailtje. Het bestand gelijk afdrukken gaat via Bestand / Afdrukken eventueel pas je de pagina-instelling eerst nog aan via de gelijknamige menu-optie.