Samenwerken met Microsoft Office Online
Tegelijkertijd met meerdere personen werken in één document: het kan! En het is nog gemakkelijk en handig ook. Je hebt nooit meer gedoe met verschillende versies van hetzelfde document en kunt vanaf elke computer verder werken. In deze workshop gaan we aan de slag met Microsoft Office Online.
We gaan hier aan de slag met Microsofts dienst, werk je liever met Googles diensten? Lees dan Samenwerken met Google Documenten. Om samen te werken in Microsoft Office Online, moet iedere deelnemer inloggen met een Microsoft-account. Je kunt ieder mailadres gebruiken om een Microsoft-account te creëren. Lees ook: Bied hulp op afstand met je tablet of smartphone.
01 Office benaderen
We raden je bij Microsoft aan om vanuit OneDrive aan de slag te gaan. Hoewel je ook naar https://office.live.com/start/word.aspx kunt gaan om een nieuw tekstdocument te maken en naar https://office.live.com/start/excel.aspx voor een nieuwe spreadsheet, geven wij de voorkeur aan de manier vanuit OneDrive. Hierbij houd je namelijk meer overzicht over je verschillende documenten.
Ga dus naar https://onedrive.live.com en log in met je Microsoft-account. Is de weergave Engels, klik dan helemaal onderaan in beeld op English (United States), kies vervolgens Nederlands - Dutch uit de lijst en klik op Save.
02 Office-pakket
Het online kantoorpakket van Microsoft bestaat uit vier programma's, namelijk Word, Excel, PowerPoint en OneNote. We laten in de rest van dit verhaal OneNote buiten beschouwing, en gaan voornamelijk met Word aan de slag. Veel van de stappen werken hetzelfde voor Excel en PowerPoint.
03 Document uploaden
Je kunt een document met meerdere personen bewerken met Office Online. Hiervoor moet je het document eerst uploaden naar je online opslagruimte OneDrive. Klik boven in beeld op Uploaden / Bestanden. Selecteer het gewenste bestand en kies Openen. Het bestand is na het uploaden direct zichtbaar.
Je kunt ook het juiste bestand in je verkenner selecteren, het slepen naar het OneDrive-venster en daar loslaten. Klik op het bestand om het te openen in het geschikte Office Online-programma.
04 Nieuw document maken
Wil je aan de slag met een nieuw document, dan kies je in OneDrive boven in de zwarte balk voor Maken / Word-document. Word Online wordt gestart en je krijgt een blanco vel papier te zien. Pas in de zwarte balk bovenin de titel van het document aan.
Bij Microsofts online pakket is het ook mogelijk om vanuit een sjabloon te starten. Kies hiervoor binnen je nieuwe Word-document voor Bestand / Nieuw, waarna je negen sjablonen ziet. Via het linkje Meer op Office.com krijg je nog veel meer sjablonen te zien. Staat de tekst FREE erbij, dan kun je er gratis mee aan de slag. Klik op het sjabloon, kies voor Open in Word Online en kies Continue. Er wordt nu een nieuw document op basis van dit sjabloon in je OneDrive opgeslagen.
Voor het maken van een Excel-bestand of een presentatie kies je voor Maken / Excel-werkmap respectievelijk Maken / PowerPoint-presentatie. De rest van het proces werkt exact hetzelfde.
05 Document delen
Om met meerdere mensen in hetzelfde document aan de slag te gaan, dien je het bestand te delen. Rechtsklik op een document en kies Delen. Je kunt nu de mailadressen van de gewenste deelnemers invoeren, met eventueel een kort bericht erbij. Klik op de tekst Ontvangers kunnen bewerken om de rechten van de uit te nodigen deelnemers te beperken. Je hebt de keuze uit Ontvangers kunnen bewerken en Ontvangers kunnen alleen bekijken. In het tweede keuzemenu kies je of de ontvangers wel of geen Microsoft-account nodig hebben. Wij raden aan altijd te kiezen voor Ontvangers moeten zich aanmelden met een Microsoft-account. Dit voorkomt dat anderen die de uitnodigingsmail eventueel krijgen doorgestuurd, ook toegang tot het gedeelde item krijgen.
Wil je meerdere documenten delen met dezelfde persoon of personen? Houd dan je muisaanwijzer boven het document en klik rechtsboven op het vakje. Er komt een vinkje in te staan, en je kunt nu meer bestanden aan je selectie toevoegen. Kies hierna voor Delen in de zwarte bovenbalk.
06 Rechten deelnemers
Heb je de uitnodigingen verstuurd, dan kun je ook achteraf de rechten van de verschillende deelnemers aanpassen. Rechtsklik hiervoor weer op het document en kies Delen. Kijk nu in de lijst Gedeeld met en klik op de deelnemer waarvan je de rechten wilt aanpassen. Hier kun je de rechten helemaal intrekken, door te kiezen voor Stoppen met delen.
07 Map delen
Wil je met een (project)groep met meerdere documenten aan de slag, dan kun je in plaats van alle losse bestanden, ook een hele map delen. Maak een map aan waarin je alle bestanden zet die je wilt delen. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de map en kies Delen. Bevestig dat je echt de hele map wilt delen. Geef vervolgens de mailadressen van de personen op en geef direct aan of de bestanden bekeken of ook bewerkt mogen worden en of er een Microsoft-account nodig is (zie stap 5).
08 Samenwerken
Wanneer je samen met anderen in het document werkt, zie je aan de gekleurde cursor van iedere deelnemer zich bevindt. Ga je met je muis over deze tekstcursor, dan zie je de naam van de bewerker. Rechtsboven in beeld zie je welke bewerkers het document allemaal open hebben. Wil je weten waar de gebruiker in het document bezig is, dan klik je op zijn of haar naam. Het document scrolt gelijk naar de betreffende plek. Ga je overigens op precies hetzelfde punt in de tekst typen, dan worden de teksten domweg achter elkaar gezet.
09 Wijzigingen terugdraaien
Heeft een deelnemer dingen in het document gewijzigd waar jij het niet mee eens bent? Is er bijvoorbeeld ineens een hele tekstalinea verwijderd? Je kunt de status van het document terugzetten naar een eerder moment. Er wordt namelijk tussentijds telkens een soort back-up van je document bewaard. Erg handig! Dit noemt Microsoft de Versiegeschiedenis.
Wanneer je een document geopend hebt, kom je in deze geschiedenis via Bestand / Info / Vorige versies. Links in beeld verschijnt een lijst met data en tijden, dit zijn alle oudere opgeslagen versies. Klik op een datum/tijd om te zien hoe het document er toen uitzag. Je ziet nu ook wie op dat moment de laatste wijziging had gemaakt. Wil je deze versie terugzetten? Klik dan links op Herstellen. Overigens worden de tussenliggende versies niet verwijderd, het herstelde document wordt gewoon als nieuwe versie opgeslagen.
Wil je niet het hele document herstellen maar bijvoorbeeld alleen die ene alinea terughalen? Dan kun je die nu handmatig kopiëren en plakken in het nieuwste document, of je kunt het hele oude document downloaden via een klik op de gelijknamige link.
10 Offline
De basis van online samenwerken is natuurlijk dat je beide online bent. Maar wat gebeurt er met het document als je offline gaat? Wanneer tijdens het online werken ineens je internetverbinding wegvalt, krijg je een melding: "Uw wijzigingen zijn niet opgeslagen. Kopieer uw wijzigingen en vernieuw de pagina als u dit documentbestand verder wilt bewerken." Je kunt het document wel blijven bekijken, maar niet verder bewerken totdat je weer online bent.
Wil je bewust offline met je bestanden aan de slag, dan kan dit als je Office op je computer geïnstalleerd hebt staan. Je moet hiervoor echter wel de enige actieve bewerker van het bestand zijn, alle andere auteurs moeten het bestand dus sluiten. Open zelf het bestand in de online office-versie en klik vlak onder de zwarte titelbalk op OPENEN IN [programma]. Als het goed is wordt het document nu geopend op je computer. Sla je de wijzigingen op (Ctrl+S), dan worden deze direct naar de cloud geüpload.
Bij onze test werkte deze koppeling overigens moeizaam, maar we hebben niet kunnen achterhalen waar dat precies aan ligt.
11 Bestand opslaan
De bestanden die je online bewerkt met Microsoft Office Online, kun je gelukkig ook weer downloaden naar je eigen offline omgeving. Via Bestand / Opslaan als / Een kopie downloaden sla je het bestand op als Word-document. Kies je voor Downloaden als PDF, dan krijg je - de naam zegt het al - een pdf'je. Het bestand direct printen kan via Bestand / Afdrukken.
Heb je zelf een weblog of website en wil je de inhoud van het bestand hierop tonen? Dan kun je het bestand insluiten op je webpagina. Bestand / Delen / Insluiten en klik op Genereren. De code plak je in de editor van je website of blog, en het bestand wordt getoond.