© PXimport

Aan de slag met PowerPoint 2010

Geplaatst: 26 september 2012 - 12:18

Aangepast: 16 november 2022 - 09:23

Kees Krick

In de voorgaande delen van onze cursusreeks over Office 2010 stonden we stil bij Word, Excel en Outlook. Met dit vierde en tevens laatste deel sluiten wij de reeks af met het maken van gelikte en professioneel ogende presentaties met behulp van PowerPoint 2010.

Een standaarddia met witte achtergrondkleur ziet er al snel wat gewoontjes uit, uw dia's verdienen beter. We leren u in deze cursus hoe u eenvoudig een aantrekkelijke presentatie maakt.

© PXimport

Er is een ruime keuze aan achtergrondkleuren.

Achtergrond verfraaien

De eerste stap naar een mooie presentatie is de achtergrond. In principe kan elke dia een eigen gekleurde achtergrond hebben, maar daarmee wordt de presentatie al snel een kermis. Een kleine variatie per hoofdstuk of onderwerp kan handig zijn, als het maar de samenhang van uw verhaal verduidelijkt. De achtergrond een kleur geven, kan door in het lint op Ontwerpen te klikken, waarna u achteraan Achtergrondstijlen vindt. Wanneer u erop klikt, ziet u meteen wat voorbeelden. Klik onder de kleurstalen op Achtergrond opmaken voor extra mogelijkheden. Ga vervolgens in de linkerkolom naar Opvulling om met de optie Opvulling effen een egale achtergrondkleur uit te kiezen. Daarna kiest u onderaan de kleur uit. Transparant maken kan eventueel via Doorzichtigheid.

Kleurverloop en patonen

Een achtergrondkleur die langzaam verloopt, lijkt nog wat luxer dan een egale kleur. Kies op hetzelfde scherm als daarnet nu voor de optie Opvulling met kleurovergang en kies bij Kleuren een mooi verloop uit. Er zijn een aantal kleurovergangen aanwezig, maar daarmee houdt het niet op. Het aantal verlopen, de kleuren en veel andere eigenschappen, kunt u naar smaak aanpassen. U kunt hier heerlijk knutselen om de fraaiste achtergronden te maken. Een patroon of structuur als achtergrond is ook mogelijk via de optie Opvulling met figuur of bitmappatroon. Onder de knop Bitmappatroon vindt u diverse structuren. U kunt ook een eigen afbeelding of foto gebruiken via Bestand. Waak er wel voor dat de achtergrond niet te druk wordt, zodat uw diapresentatie goed leesbaar blijft. Standaard wijzigt u alleen de achtergrond van de huidige dia. Wilt u liever alle dia's in een keer aanpassen, klik dan rechtsonder in het venster op Overal toepassen.

© PXimport

Een verloop of patroon kan mooi staan, maar maak het niet te druk.

Dia's met geluid

Aan een dia kunt u geluid toevoegen. Dit kan een al bestaand geluidseffect van PowerPoint, een muziekje of een door uzelf opgenomen geluidsfragment zijn. Voor elke dia kunt u dit afzonderlijk instellen. Geluid toevoegen gaat via het lint Invoegen. Klik op het pijltje onder het pictogram Audio en kies tussen een bestand inladen, kant-en-klaar geluid van Office afspelen, of het ter plekke opnemen van een geluidsfragment. Een groot aantal geluidsbestanden wordt ondersteund, waaronder mp3, wav en wma. Zelf geluid opnemen werkt erg eenvoudig via een opname-, afspeel- en stopknop. Het is handig de opname meteen een herkenbare naam mee te geven.

© PXimport

In PowerPoint zit een mogelijkheid om een geluidsfragment op te nemen.

Geluid automatisch afspelen

Zelf een geluidsfragment opgenomen? Controleer dan meteen of de geluidsopname goed klinkt. Het kan namelijk zijn dat de ingebouwde microfoon van uw computer van onvoldoende kwaliteit is, waardoor u beter een losse microfoon kunt gebruiken. Vooral als de presentatie in een grote ruimte gegeven wordt, is het cruciaal dat het geluid duidelijk te horen is. Als teken dat een dia geluid bevat, ziet u een vrij groot luidsprekerpictogram. Tijdens het presenteren is dat pictogram ook te zien. Beweeg de muisaanwijzer erheen om het fragment af te spelen. Dit kan gemakkelijker. Klik bij het opmaken van de dia op het luidsprekerpictogram, waarna er twee extra linten verschijnen onder het kopje Hulpmiddelen voor audio. Ga naar het lint Afspelen en verander de optie Starten van Bij klikken naar Automatisch. Zet eronder meteen een vinkje bij Verbergen tijdens weergave. Zodra de dia gepresenteerd wordt, start de audio vanzelf en bent u van het pictogram verlost.

© PXimport

Wanneer u een geluid automatisch laat afspelen, kunt u het luidsprekerpictogram beter verbergen.

Diaovergangen

Een dia kunt u via een leuk effect laten overgaan in de volgende dia. Dit regelt u met het lint Overgangen. U ziet al enkele overgangen in het lint, klik erachter op het onderste van de twee pijltjes (Meer) om ze allemaal te zien. Zodra u uw keuze maakt, wordt de overgang een keertje afgespeeld. Wilt u de overgang nogmaals zien, klik er dan nog een keer op of klik links op het lint op Voorbeeld. Het is verstandig om niet bij elke dia voor een andere overgang te kiezen. Daarmee wordt uw presentatie erg onrustig en komt het al snel amateuristisch over. Gebruik liever een subtiel effect dat consequent gebruikt wordt, dan dia's die alle kanten opvliegen. Klik op Effectopties om aan te geven hoe de overgang moet plaatsvinden. Met Duur kan de snelheid van het effect ingesteld worden. U kunt er ook nog een Geluid aan toevoegen, met het risico dat het een poppenkast begint te worden. Tevreden? Dan kan deze overgang eventueel voor de hele presentatie gebruikt worden via Op alles toepassen. U hoeft de overgang dan maar één keer in te stellen.

© PXimport

Er zijn diverse overgangen om twee dia's mooi in elkaar te laten overlopen.

Animatieteam

Overgangen zijn effecten tussen twee dia's. Er zijn ook animaties waarmee u een speels effect toevoegt aan de individuele elementen van een dia. Tekstvakken, illustraties of foto's zijn hier voorbeelden van. Ga hiervoor naar het lint Animaties. Selecteer dan eerst één of meer elementen op de dia en kies vervolgens een leuke animatie uit de lijst. Er zijn effecten die bij het starten of afsluiten van de dia afgespeeld worden, maar ook om tijdens uw verhaal extra aandacht op een bepaald element te vestigen. De volledige collectie aan animaties bekijkt u via het pijltje Meer. Met een klik op Voorbeeld ziet u hoe de effecten die u aan de diverse elementen op de dia hebt toegevoegd er in de praktijk uitzien.

© PXimport

Animaties brengen leven in de individuele elementen op een dia.

Automatische diashow

Standaard is een muisklik of toetsaanslag nodig om naar de volgende dia te springen. Dit kan echter ook automatisch. Nu is dat misschien niet zo handig als u de presentatie live geeft. Want tenzij u uw verhaal zeer precies kunt timen, is de kans groot dat uw verhaal en de dia's al snel een eigen leven gaan leiden. Misschien zijn de dia's dan allang voorbij terwijl u pas halverwege het verhaal bent. Toch zijn er voldoende situaties denkbaar waarin het handig is een aantal dia's automatisch voorbij te laten komen. Dat scheelt een paar muisklikken en u kunt zich volledig op uw publiek concentreren. Automatisch de volgende dia tonen kan door op het lint Overgangen helemaal rechts bij Volgende dia een vinkje te zetten bij Na en erachter een tijd op te geven. Zodra de timer afloopt of u met de muis klikt, komt de volgende dia tevoorschijn. Per dia kunt u dit opgeven.

Animaties automatisch afspelen

Let op het lint Animaties vooral op de optie Start. Standaard wordt een animatie namelijk afgespeeld zodra u een seintje geeft met de muis of het toetsenbord (via Bij klikken). Er zijn ook twee mogelijkheden om ze volledig automatisch af te laten spelen. Kies Met vorige, om een animatie gelijktijdig met de animatie van een vorig element te starten. Gebruikt u Na vorige dan wacht de animatie netjes tot de vorige afgelopen is. Omdat dit per element of groepjes van elementen is op te geven, zijn er veel creatieve variaties mogelijk. Plaatst u vier plaatjes in een matrix, dan kunt u er bijvoorbeeld eerst eentje naar binnen laten vliegen en aansluitend de overige drie gelijktijdig. Ook Duur en Vertraging zijn voor animaties in te stellen.

Sprekersnotities

Onder elke dia bevindt zich een invoerveld waarin u de zogeheten sprekersnotities kunt tikken. Dat zijn aantekeningen die niet voor uw publiek bedoeld zijn, maar die u voor uzelf maakt. Tijdens het presenteren zullen ze dan ook alleen op uw eigen scherm te zien zijn en niet op het grote presentatiescherm. U kunt er van alles in kwijt wat u tijdens het presenteren denkt nodig te hebben. Zoals lastige afkortingen, cijfers of namen die u maar niet kunt onthouden, of onderwerpen die u zeker niet wilt vergeten te bespreken.

© PXimport

Sprekersnotities zijn uw eigen aantekeningen, toeschouwers krijgen ze niet te zien.

Presentatie opnemen

U kunt de presentatie ook zodanig voorbereiden dat u er niets meer aan hoeft te doen. U zorgt dan dat u de sprekerstekst al opneemt. Bij wijze van spreken zou u in de zaal kunnen plaatsnemen of thuis kunnen blijven. Ook wanneer u de presentatie online zet of rondstuurt, kan het vooraf opnemen een handige optie zijn. Ga hiervoor naar het lint Diavoorstelling en kies Diavoorstelling opnemen. Via het pijltje eronder hebt u de keuze om bij de eerste of de huidige dia te starten. Hebt u dit eerder gedaan, dan zijn de resultaten van de vorige keer hier eventueel te wissen. U kunt nu de presentatie geven zoals u dat gewend bent, alleen ditmaal zonder publiek. PowerPoint zal de tijd die u per dia nodig hebt, onthouden, maar ook uw gesproken tekst en zelfs de laserpointer, als u die gebruikt, opnemen. U moet hier wel telkens zelf naar een volgende dia gaan, dus eventuele vooraf ingestelde tijdsinstellingen worden genegeerd en zelfs overschreven door de nieuwe tijden die PowerPoint registreert.

Proefdraaien

Het is altijd verstandig om een presentatie van tevoren enkele keren proef te draaien. Dat kan door hem op de gewone manier af te spelen (handige sneltoetsen: F5 speelt hem vanaf het begin af, Shift+F5 vanaf de huidige dia), maar u kunt u er ook voor terecht op het lint Diavoorstelling bij de optie Tijdsinstellingen voor try-out. PowerPoint laat dan op het scherm zien hoeveel tijd u per dia nodig hebt. Handig om uw verhaal tot in de puntjes voor te bereiden. Ook is te zien wat de totale presentatietijd is, zodat u na afloop exact weet of u binnen de afgesproken tijd bent gebleven. Aan het einde wordt ook nog gevraagd of u de geregistreerde tijden wilt vastleggen in de dia's. Mocht u ze in het vervolg automatisch willen afspelen, dan is dat erg handig.

© PXimport

Na een try-out kunnen de gemeten tijden bij de dia's bewaard worden.

Aanwijzen met pen of laser

Om iets te verduidelijken kunt u tijdens het presenteren op uw eigen dia's schrijven of tekenen. Klik met rechts op de vertoonde dia en kies Aanwijzeropties en dan de Pen of de Markeerstift. De Inktkleur is ook instelbaar. Krabbels weghalen kan met het gummetje, opnieuw via rechtsklikken en dan Aanwijzeropties / Gum. Of kies voor Alle inkt van dia verwijderen. Ook een laserpen zit standaard in PowerPoint. U hoeft dus niet langer meer met een echte laserpen op zak te lopen om vanaf een afstandje iets aan te wijzen. Gelukkig maar, want op projectieschermen doen ze het prima, maar op beeldschermen vaak niet. Houd simpelweg de CTRL-toets ingedrukt en klik dan ergens op de dia. Prompt verschijnt de bekende rode laservlek, alleen nu digitaal. Schakel wel eerst pen, stift of gum uit.

© PXimport

U kunt ervoor kiezen om tijdens uw presentatie iets te verduidelijken met een markeerstift, pen of laserpen.

Presentatiefilm

Normaal gebruikt u het programma PowerPoint niet alleen om presentaties te maken, maar ook tijdens het presenteren zelf. Het is echter ook mogelijk om van een presentatie een film te maken. De presentatie kan dan namelijk door iedereen via een gewone mediaspeler zoals Windows Media Player afgespeeld worden. PowerPoint is dan niet langer nodig en hoeft zelfs niet geïnstalleerd te zijn op de plek waar u uw presentatie houdt. Ga naar Bestand / Opslaan en verzenden. Klik bij Bestandstypen op Een video maken. Kies bij Computer- en HD-beeldschermen voor de gewenste resolutie. Geef vervolgens op of u uw eigen tijdsinstellingen en gesproken teksten wilt gebruiken. Dat is wel zo handig, omdat het een zelfstandige film wordt en u wellicht niet zelf bij het afspelen aanwezig bent. Is er nog geen tekst ingesproken, dan kan dat eventueel ook nu nog toegevoegd worden. Tot slot kan de kijktijd per dia opgegeven worden. Klik op Video maken en PowerPoint genereert uw film.

© PXimport

Een presentatie bewaren als een zelfstandig afspeelbare film is ook mogelijk.

Pdf-bestand

Bij het maken van een presentatie besteedt u vast veel aandacht aan het perfectioneren van zowel de inhoud als de lay-out. Om er zeker van te zijn dat anderen het precies zo te zien krijgen als u het bedoeld hebt, kunt u de presentatie als een pdf-bestand bewaren. Een pdf maken doet u door naar Bestand / Opslaan en verzenden / PDF- of XPS-document maken te gaan en te klikken op de knop PDF of XPS maken. Via Opties is nog aan te geven wat u allemaal in het document wilt opnemen.

Films afspelen

Via het lint Invoegen kunt u allerlei soorten mediabestanden aan uw presentatie toevoegen. Een video toevoegen kan via Video / Video uit bestand. Er staan dan ineens twee nieuwe linten tot uw beschikking onder het kopje Hulpmiddelen voor video. Via Opmaak kan onder andere de helderheid van het beeldmateriaal veranderd worden. Met Posterkader toont u een plaatje naar keuze zolang de film niet draait. Met Videoshape, Videorand en Video-effecten kan de vorm en het uiterlijk van het afspeelkader gewijzigd worden. Klik eventueel op Bijsnijden om het begin of einde van het filmpje af te snijden, zodat u alleen het essentiële beeldmateriaal overhoudt. Via het lint Afspelen regelt u of de film vanzelf begint. Houd er rekening mee dat er honderden videoformaten bestaan en niet elke pc zomaar alles afspeelt. Presenteert u op een vreemde computer, gebruik dan een wmv- of avi-bestand en test liefst vooraf of de film goed draait.

© PXimport

Met Videoshape kiest u een (ongewoon) afspeelkader voor films.

Hand-out maken

U bent bij een presentatie aanwezig en krijgt vooraf of pas na afloop een bundeltje papier in uw handen gedrukt, zodat u de vertoonde dia's nog eens op uw gemak kunt inzien en eventueel wat snelle aantekeningen kunt maken. Zo'n hand-out kunt u ook aan uw publiek uitdelen. Ga hiervoor naar Bestand / Opslaan en verzenden / Hand-outs maken. Klik vervolgens op de knop Hand-outs maken en kies een pagina-indeling. De hand-out zal na een klik op OK als een document in Word openen.

© PXimport

Deel vooraf of achteraf een hand-out uit aan uw publiek, zodat uw luisteraars later ook nog weten waar uw presentatie over ging.

Meerdere schermen

Hebt u bij de presentatie de beschikking over twee schermen (een beamer kan natuurlijk ook), schakel op het lint Diavoorstelling dan de optie Presentatorweergave gebruiken in. Uw dia's kunt u dan beeldvullend op het externe scherm vertonen voor het publiek, terwijl u op uw eigen computer kunt kiezen wat u ziet.

© PXimport

Met een pdf bent u zeker van de lay-out en hoeft u uw originele presentatie niet uit handen te geven.

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten