Automatische e-mailhandtekeningen

Door: Robbin Ooijevaar | 02 november 2010 11:11

Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. pagina 2
  3. pagina 3

Of er nu bedrijfsgegevens onder uw mail­bericht worden geplaatst of alleen een groet en uw naam, het is altijd prettig als het vol­automatisch gebeurt. In dit artikel leggen we alles uit over de e-mailhandtekening. Daarbij komen de instellingen van de meest populaire mailprogramma's aan bod, en gaan we in op webmaildiensten als Gmail, Hotmail en Yahoo Mail.

1. Indelingen

Globaal kunnen twee type indelingen voor e-mailberichten worden onderscheiden: html/rtf of plain text. Een html/rtf-bericht heeft als voordeel dat het opmaakmogelijkheden biedt. U kunt er bijvoorbeeld een alternatief lettertype, een andere kleur en een afbeelding (of logo) in gebruiken. Bij plain text, ook wel 'platte tekst' of 'zonder opmaak' genoemd is opmaak niet mogelijk. Het prettige van een html/rtf-handtekening is dus dat u er iets moois van kunt maken. Het grootste nadeel ervan is dat u niet zeker weet hoe het bericht er op het scherm van de ontvanger uitziet, iets dat nog sterker voor afbeeldingen en logo's geldt. Veel mailprogramma's blokkeren deze onderdelen namelijk, waardoor uw handtekening een gehavende aanblik kan krijgen. In Gmail is een html-handtekening alleen mogelijk via een webbrowser-uitbreiding, waarover u meer leest in tip 9. Als u toch een html-handtekening met opmaak en een plaatje wilt gebruiken, hebt u een handtekeningbestand nodig. In de volgende vier tips leggen we uit hoe u dit maakt.

Een html/rtf-bericht kan opmaak bevatten. Plain text geeft een 'kale' tekst zonder opmaak.

2. Html-handtekening (1)

Gebruikt u Windows Live Mail of Outlook Express en wilt u een mailhandtekening met opgemaakte tekst en een afbeelding? Dan moet u een handtekeningbestand aanmaken. Zo'n bestand is ook handig (maar niet noodzakelijk) voor Outlook. Als u in uw mailprogramma naar dit handtekeningbestand verwijst, verschijnt de opgemaakte handtekening onder uw berichten. Het handtekeningbestand kunt u onder andere met Dreamweaver maken, maar het kan ook gratis op internet via Online-html-editor. De afbeelding in de handtekening kunt u bewaren op Tinypic, dat is een openbare webserver op internet. Op deze manier kunt u de afbeelding in uw html-handtekening invoegen zonder dat u de afbeelding mee hoeft te sturen.

3. Html-handtekening (2)

Surf naar Tinypic, klik op Bestand en wijs de afbeelding toe die u straks wilt invoegen in uw handtekening. Wij gebruiken hier als voorbeeld het bestand mijnlogo.jpg. Kies bij Verkleinen voor het formaat Thumbnail en bevestig met Nu uploaden. De afbeelding wordt nu op de server van Tinypic.com geplaatst. Klik op Afbeelding op volledig scherm bekijken en controleer of de omvang niet te groot (of te klein) is voor uw mailhandtekening. Herhaal deze stappen als u niet tevreden bent en kies bij Verkleinen eventueel voor een ander formaat. Onder Deze afbeelding delen staan verschillende codes. Klik met uw rechtermuisknop op de code bij Directe link voor lay-outs en kies Kopiëren.

Upload uw afbeelding naar Tinypic.com en kopieer de afbeeldinglink onder Directe link voor lay-outs.

4. Html-handtekening (3)

Surf naar Online-html-editor en tik alle tekst in die u in uw handtekening wilt zetten. Online-html-editor biedt opmaakgereedschap waarmee u onder andere het lettertype, de grootte en de kleur van de tekst kunt instellen. Zodra u de muis over de iconen van Online-html-editor beweegt, krijgt u een pop-up met uitleg over het betreffende icoontje. Kies het icoontje Image (afbeelding), klik met rechts in het veld achter Source en kies vervolgens Plakken. De link naar de afbeelding op de Tinypic.com-server verschijnt nu. Bevestig met Insert (invoegen).

Klik op Image en plak de link naar de afbeelding die op de Tinypic.com-server staat.

5. Html-handtekening (4)

Als u tevreden bent met de handtekening, moet u hem opslaan als html-bestand op uw computer. Klik op Save file now en blader naar de map op uw computer waar u het bestand wilt bewaren, bijvoorbeeld Mijn Documenten. Standaard is de optie Opslaan als Text document actief. Verander Text document in Alle bestanden en geef het bestand een duidelijke naam, inclusief het achtervoegsel .html. Wij kiezen in dit voorbeeld voor Mijn mailhandtekening.html.

Bewaar de handtekening bijvoorbeeld als Mijn mailhandtekening.html in de map Mijn Documenten.