Of er nu bedrijfsgegevens onder uw mailbericht worden geplaatst of alleen een groet en uw naam, het is altijd prettig als het volautomatisch gebeurt. In dit artikel leggen we alles uit over de e-mailhandtekening. Daarbij komen de instellingen van de meest populaire mailprogramma's aan bod, en gaan we in op webmaildiensten als Gmail, Hotmail en Yahoo Mail.
1. Indelingen
Globaal kunnen twee type indelingen voor e-mailberichten worden onderscheiden: html/rtf of plain text. Een html/rtf-bericht heeft als voordeel dat het opmaakmogelijkheden biedt. U kunt er bijvoorbeeld een alternatief lettertype, een andere kleur en een afbeelding (of logo) in gebruiken. Bij plain text, ook wel 'platte tekst' of 'zonder opmaak' genoemd is opmaak niet mogelijk. Het prettige van een html/rtf-handtekening is dus dat u er iets moois van kunt maken. Het grootste nadeel ervan is dat u niet zeker weet hoe het bericht er op het scherm van de ontvanger uitziet, iets dat nog sterker voor afbeeldingen en logo's geldt. Veel mailprogramma's blokkeren deze onderdelen namelijk, waardoor uw handtekening een gehavende aanblik kan krijgen. In Gmail is een html-handtekening alleen mogelijk via een webbrowser-uitbreiding, waarover u meer leest in tip 9. Als u toch een html-handtekening met opmaak en een plaatje wilt gebruiken, hebt u een handtekeningbestand nodig. In de volgende vier tips leggen we uit hoe u dit maakt.
Een html/rtf-bericht kan opmaak bevatten. Plain text geeft een 'kale' tekst zonder opmaak.
2. Html-handtekening (1)
Gebruikt u Windows Live Mail of Outlook Express en wilt u een mailhandtekening met opgemaakte tekst en een afbeelding? Dan moet u een handtekeningbestand aanmaken. Zo'n bestand is ook handig (maar niet noodzakelijk) voor Outlook. Als u in uw mailprogramma naar dit handtekeningbestand verwijst, verschijnt de opgemaakte handtekening onder uw berichten. Het handtekeningbestand kunt u onder andere met Dreamweaver maken, maar het kan ook gratis op internet via Online-html-editor. De afbeelding in de handtekening kunt u bewaren op Tinypic, dat is een openbare webserver op internet. Op deze manier kunt u de afbeelding in uw html-handtekening invoegen zonder dat u de afbeelding mee hoeft te sturen.
3. Html-handtekening (2)
Surf naar Tinypic, klik op Bestand en wijs de afbeelding toe die u straks wilt invoegen in uw handtekening. Wij gebruiken hier als voorbeeld het bestand mijnlogo.jpg. Kies bij Verkleinen voor het formaat Thumbnail en bevestig met Nu uploaden. De afbeelding wordt nu op de server van Tinypic.com geplaatst. Klik op Afbeelding op volledig scherm bekijken en controleer of de omvang niet te groot (of te klein) is voor uw mailhandtekening. Herhaal deze stappen als u niet tevreden bent en kies bij Verkleinen eventueel voor een ander formaat. Onder Deze afbeelding delen staan verschillende codes. Klik met uw rechtermuisknop op de code bij Directe link voor lay-outs en kies Kopiëren.
Upload uw afbeelding naar Tinypic.com en kopieer de afbeeldinglink onder Directe link voor lay-outs.
4. Html-handtekening (3)
Surf naar Online-html-editor en tik alle tekst in die u in uw handtekening wilt zetten. Online-html-editor biedt opmaakgereedschap waarmee u onder andere het lettertype, de grootte en de kleur van de tekst kunt instellen. Zodra u de muis over de iconen van Online-html-editor beweegt, krijgt u een pop-up met uitleg over het betreffende icoontje. Kies het icoontje Image (afbeelding), klik met rechts in het veld achter Source en kies vervolgens Plakken. De link naar de afbeelding op de Tinypic.com-server verschijnt nu. Bevestig met Insert (invoegen).
Klik op Image en plak de link naar de afbeelding die op de Tinypic.com-server staat.
5. Html-handtekening (4)
Als u tevreden bent met de handtekening, moet u hem opslaan als html-bestand op uw computer. Klik op Save file now en blader naar de map op uw computer waar u het bestand wilt bewaren, bijvoorbeeld Mijn Documenten. Standaard is de optie Opslaan als Text document actief. Verander Text document in Alle bestanden en geef het bestand een duidelijke naam, inclusief het achtervoegsel .html. Wij kiezen in dit voorbeeld voor Mijn mailhandtekening.html.
Bewaar de handtekening bijvoorbeeld als Mijn mailhandtekening.html in de map Mijn Documenten.
6. Windows Live Mail
Outlook Express (Windows XP) is opgevolgd door Windows Live Mail (Windows Vista/7). De procedure voor de automatische handtekening is in beide mailprogramma's hetzelfde. Druk op de linker-Alt-toets om het basismenu op te vragen, kies Extra, Opties en selecteer het tabblad Handtekening. Plaats een vinkje bij Handtekening aan alle uitgaande berichten toevoegen. U kunt er eventueel voor kiezen om geen handtekening te plaatsen onder berichten als u ze als antwoord op een eerder bericht stuurt. Activeer in dit geval het vinkje Geen handtekening toevoegen bij beantwoorden en doorsturen. Tik uw handtekening in het lege veld achter Tekst. Als u een html-handtekening hebt voorbereid, kunt u die invoegen door de optie Bestand te activeren. Klik op Bladeren en wijs uw handtekeningbestand aan.
In Windows Live Mail/Outlook Express voegt u een handtekening toe via Extra, Opties, tabblad Handtekening.
7. Thunderbird
Thunderbird is het 'e-mail zusje' van de alternatieve webbrowser Firefox. De eenvoudige opzet en geavanceerde mogelijkheden maken Thunderbird zeer geliefd bij een grote groep gebruikers. U stelt er een automatische handtekening voor in via het menu Extra, Accountinstellingen. Hier staan de technische gegevens die u nodig hebt om uw mail op te halen. Onder Tekst van de ondertekening kunt u een handtekening intypen. Als u een html-handtekening met opmaak wilt gebruiken, activeert u de optie Ondertekening uit een bestand gebruiken. Klik op Kiezen en wijs uw handtekeningbestand aan.
In Thunderbird geeft u bij Tekst van de ondertekening uw mailhandtekening op.
8. Outlook 2007/2010
In Outlook 2007 en 2010 hebt u het handtekeningbestand niet nodig. U kunt direct vanuit het mailprogramma een handtekening instellen, inclusief opmaak en een afbeelding. In Outlook 2007 opent u het menu Extra, Opties en vervolgens het tabblad E-mailindeling. In Outlook 2010 gaat u naar het tabblad (menu) Bestand en hier kiest u Opties, E-mail. Met de knop Handtekeningen komt u in een overzichtsscherm waar u uw mailhandtekeningen kunt beheren. Klik op Nieuw om een nieuwe handtekening aan te maken. Geef een naam op voor uw handtekening, bijvoorbeeld Mijn krabbeltje, en bevestig met OK. Onder in beeld wordt nu het venster Handtekening bewerken actief. Geef uw handtekening op en voeg eventueel een afbeelding (logo) toe. Het icoontje dat u hiervoor nodig hebt staat naast de knop Visitekaartje. Bewaar uw handtekening middels Opslaan. U dient aan te geven hoe u de handtekening wilt gebruiken. Selecteer in het drop-downmenu achter Nieuwe berichten uw handtekening, in ons voorbeeld dus Mijn krabbeltje. Voeg Mijn krabbeltje eventueel ook toe aan het drop-downmenu achter Antwoorden en doorsturen berichten.
In Outlook 2007/2010 kunt u in één scherm uw handtekening instellen, intypen en opmaken.
9. Outlook 2000/2003
Hoewel u in Outlook 2000/2003 een handtekening met opmaak kunt instellen, is deze functionaliteit zeer beperkt en hij werkt bovendien verwarrend. Als u opmaak wilt gebruiken is het goed om zelf een handtekeningbestand aan te maken. Open het menu Extra, Opties en vervolgens het tabblad E-mailindeling. Klik op de knop Handtekeningen en kies Nieuw. Geef de handtekening een naam, bijvoorbeeld Mijn krabbeltje. Activeer Beginnen met een leeg exemplaar als u de handtekening zelf wilt intypen. Als u een html-bestand als handtekening wilt gebruiken, activeert u Dit bestand als sjabloon gebruiken. Klik op Bladeren en wijs het bestand Mijn mailhandtekening.html aan. Bewaar de handtekening en ga terug naar Extra, Opties, tabblad E-mailindeling. Achter Handtekening voor beantwoorden en doorsturen kunt u in het drop-downmenu van Outlook 2000 Mijn krabbeltje kiezen. De handtekening wordt standaard aan nieuwe berichten toegevoegd. In Outlook 2003 dient u dit eerst te activeren, middels Handtekening voor nieuwe berichten.
Maak in Outlook 2000/2003 uw handtekening aan en selecteer hem vervolgens uit het drop-downmenu achter Handtekening voor nieuwe berichten.
10. Hotmail
De webmaildienst van Microsoft heeft weliswaar de verzamelnaam 'Hotmail', maar in de praktijk vallen alle mailadressen eronder die u via Live kunt aanmaken: @hotmail.nl, @hotmail.com en @live.nl. Ga naar Hotmail en log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Open het menu Opties, Meer opties en kies Persoonlijke e-mailafsluiting. Er verschijnt een scherm waarin u uw handtekening kunt intypen, compleet met eventuele opmaak. Voor dat laatste moet wel het drop-downmenu RTF actief zijn. Als u een afbeelding wilt invoegen, gebruikt u WiseStamp (zie tip 13). Bewaar de handtekening middels een klik op de knop Opslaan.
De handtekening in Hotmail heet Persoonlijke e-mailafsluiting.
11. Gmail
In Gmail is het standaard alleen mogelijk om een handtekening met kale tekst in te voegen. Voor de meeste mensen is dit voldoende. Als u een handtekening met opmaak wenst, is een speciale browseruitbreiding noodzakelijk (zie tip 13 over WiseStamp).
Surf naar Gmail en meld u aan met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op Instellingen en open het tabblad Algemeen (dat standaard actief is). Bij Handtekening vindt u een leeg tekstveld. De optie Geen handtekening is nu actief, verander dit door een vinkje te plaatsen bij het lege tekstveld en tik de tekst van uw handtekening. Bewaar de handtekening met de knop Wijzigingen opslaan, onderaan de pagina.
De webmaildienst van Google ondersteunt alleen handtekeningen zonder opmaak.
12. Yahoo
Yahoo Mail is Engelstalig maar wordt ook veel in Nederland gebruikt. Surf naar Yahoo en meld u aan met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Rechtsboven in beeld vindt u het menu Options, met daarachter More options. Klik op Signature (handtekening) en activeer Show a signature on all outgoing messages (toon een handtekening onder alle uitgaande berichten). Tik uw handtekening en bewaar de instellingen met Save changes (bewaar veranderingen). Standaard maakt Yahoo Mail een handtekening zonder opmaak (plain text). Als u zelf een lettertype wilt kiezen, klikt u op Rich text. Het is bij Yahoo Mail niet mogelijk om een afbeelding of logo in de handtekening op te nemen.
De Engelstalige webmaildienst Yahoo Mail ondersteunt handtekeningen met opmaak, maar u kunt geen plaatje invoegen.
13. WiseStamp
Om een mooie krabbel onder uw Gmail-berichten te zetten, hebt u de browseruitbreiding WiseStamp nodig. Deze uitbreiding installeert u op uw computer, waarna u in Gmail een fraai opgemaakte handtekening kunt invoegen. WiseStamp werkt ook in Hotmail en Yahoo Mail en de uitbreiding is beschikbaar voor Firefox en Google Chrome. De installatie wijkt iets af per browser, maar de werking is identiek. Klik in Google Chrome op de gereedschapssleutel en kies Extensies, Meer extensies ophalen. Gebruik het zoekveld om WiseStamp te vinden en installeer de extensie in de browser, via de gelijknamige knop. Firefox-gebruikers vinden WiseStamp via Addons.mozilla. Met de knop Aan Firefox toevoegen wordt de uitbreiding geïnstalleerd. Na installatie vindt u in Firefox de instellingen van uw handtekening via het menu Extra, WiseStamp. In Chrome krijgt WiseStamp een eigen icoontje naast uw adresbalk. Klik hierop en kies Edit signatures (handtekeningen aanpassen) om een handtekening in te stellen.
Met de webbrowser-uitbreiding WiseStamp kunt u onder Chrome en Firefox een mooie handtekening instellen in Gmail.
14. WiseStamp (instellingen)
De instellingen van WiseStamp hebben twee tabbladen: Main en Settings. In Main tikt u de handtekening in, compleet met opmaak. Als u een afbeelding wilt toevoegen moet die op internet staan. Gebruik hiervoor Tinypic (zie tip 2 en verder, in dit artikel) en voeg de link naar de afbeelding aan uw handtekening toe. Onderin Main kunt u verwijzen naar uw pagina op sociale netwerken zoals Facebook of LinkedIn. Eventuele links naar uw communicatieprogramma's (Skype, MSN, enz.) kunt u toevoegen via de knop IM. WiseStamp voegt bij deze speciale adressen het icoontje van de betreffende dienst toe. Dit geeft snel een professionele en strakke uitstraling aan uw berichten. Klik op Apply en vervolgens op Preview om een voorbeeldweergave te zien. De WiseStamp-handtekening wordt vanaf nu automatisch toegevoegd aan uw Gmail- en Hotmail-berichten
Stel een mooie mailhandtekening in met WiseStamp, en bekijk de voorbeeldweergave via Preview.
15. WiseStamp (reclameregel)
Als u direct met WiseStamp aan de slag gaat, zal het u opvallen dat de handtekening een ongewenste regel tekst bevat. Standaard toont Wise-Stamp een reclamemelding over zichzelf onder elk mailbericht. Dit is gelukkig eenvoudig uit te schakelen. Open de instellingen van WiseStamp en vervolgens het tabblad Settings. In Google Chrome verwijdert u het vinkje bij Keep WiseStamp credit in the signatures. In Firefox moet u de instelling Promote WiseStamp Project deactiveren. Bevestig met OK om de instellingen te bewaren. De reclameregel is nu verwijderd.
16. WiseStamp (handtekeningen)
Het prettige aan WiseStamp is dat de functies en mogelijkheden uitgebreider zijn dan die van de standaard-handtekeningopties in Gmail, Hotmail en Yahoo Mail. Het is bijvoorbeeld eenvoudig om meerdere handtekeningen in te stellen. Dit kan handig zijn als u meerdere mailaccounts beheert of als u met twee 'petten' mailt', bijvoorbeeld privé en zakelijk. Open in de instellingen van WiseStamp het tabblad General. Achter Choose signature staat uw standaardhandtekening als Personal. Klik hierop en verander deze in Business. Er wordt nu een nieuwe lege handtekening geopend. Maak de tweede handtekening aan en bewaar het eindresultaat via een klik op OK.
17. WiseStamp (icoontje)
De WiseStamp-handtekening verschijnt standaard onder nieuwe berichten in Gmail, Hotmail en Yahoo Mail. Als u een tweede handtekening hebt of uw handtekening uit een bericht wilt verwijderen, kan dit direct vanuit uw browser. Maak in Gmail een nieuw bericht aan. Het WiseStamp-icoontje vindt u bij het bericht links naast de aanduiding Platte tekst. Klik hierop om een andere handtekening te kiezen. Met None wordt de handtekening verwijderd. Ook bij Yahoo Mail staat het WiseStamp-icoontje in nieuwe berichten, maar in Hotmail weer niet. Gebruik in Chrome het WiseStamp-icoontje naast uw adresbalk. Firefox-gebruikers met Hotmail vinden het icoontje linksonder in beeld.
In Gmail vindt u het WiseStamp-icoontje bij het bericht, naast de melding Platte tekst.