Tekst snel in Excel
Hebt u al eens geprobeerd een tabel van internet over te nemen in Excel? Werkt uw vereniging nog met een in Word opgemaakte adreslijst? Hebt u, kort gezegd, behoefte aan een snelle manier om rommelige gegevens helder in te delen? Met deze vijf trucs zet u de gegevens snel en eenvoudig in Excel.
Hebt u al eens geprobeerd een tabel van internet over te nemen in Excel? Werkt uw vereniging nog met een in Word opgemaakte adreslijst? Hebt u, kort gezegd, behoefte aan een snelle manier om rommelige gegevens helder in te delen? Met deze vijf trucs zet u de gegevens snel en eenvoudig in Excel.
Waarom Excel? Omdat we met dit pakket veel makkelijker kunnen sorteren en ook minder moeite hoeven te doen om regels toe te voegen en te verwijderen. Om onze trucs te demonstreren gaan we aan de slag met een rommelige adreslijst.
Begin met Kladblok
Of wij nu tekst uit Word overnemen, kopiëren van internet of weghalen uit een pdf, onze eerste halte is altijd Kladblok. Deze uitermate eenvoudige tekstverwerker zit al in Windows ingebouwd sinds Windows 95 en bevat geen enkele optie om tekst op te maken. Dat is handig, want daardoor halen we, wanneer we een geknipte tekst eerst in Kladblok plakken, alle opmaak weg. En dat voorkomt weer dat we bij verdere bewerking in Excel ineens met ongewenste lettertypes, vetgedrukte tekst en andere rommel opgescheept zitten.
Start bij een knip- en plakactie daarom altijd eerst Kladblok en kopieer de tekst in het lege vel door op ctrl+v te drukken. Druk vervolgens op ctrl+a om alle tekst in Kladblok te selecteren en druk op ctrl+x om de tekst weer te kopiëren. We kunnen de schone tekst nu in Excel plakken.
Creatief zoeken en vervangen
Als alle opmaak uit een tabel of adressenlijst is gewist, eindigen we in Excel met een mooie, schone, maar problematische opmaak. Per regel staan alle gegevens namelijk bij elkaar in één cel. Dat lossen we op door creatief te werken met zoeken en vervangen. Excel herkent aanslagen van de tabtoets als teken dat er een nieuwe cel met gegevens gevuld moet worden. De entertoets geeft aan dat er een nieuwe rij gestart moet worden.
We gaan eerst zorgen dat alle tekst in een eigen cel belandt door automatisch tabtekens te plaatsen. Dat doen we door de tekst opnieuw naar Kladblok te kopiëren. Druk nadat u de tekst hebt gekopieerd in Kladblok één keer op de tabtoets. Druk vervolgens met de shifttoets ingedrukt op het pijltje naar links. U selecteert nu de tab die u net in het document hebt gezet. Druk op ctrl+x om deze tab te knippen.
Zet vervolgens de cursor helemaal aan het begin van de gekopieerde tekst (Kladblok vervangt alleen tekens vanaf de plek waar de cursor staat). Druk op ctrl+h om het zoeken en vervangen venster te tonen. Geef in het Zoeken-veld uw een spatie op en druk in het Vervangen-veld op ctrl+v. Klik daarna op Alles vervangen. U vervangt nu alle spaties in de tekst door tabtekens.
Druk om af te ronden op crtl+a en ctrl+x om de tekst te knippen, ga naar Excel en plak de tekst met een druk op ctrl+v. Alle gegevens hebben nu een eigen cel gekregen.
Tekst samenvoegen
We zijn een stap verder bij het indelen van een complete adreslijst of tabel, maar zitten nu met een nieuw probleem. Bepaalde waarden die bij elkaar horen, bijvoorbeeld straatnaam en huisnummer, zijn in losse cellen geplaatst. Die willen we weer samenvoegen. Dat kan met de formule Tekst Samenvoegen. Ga in een lege kolom achter de eerste rij met gegevens staan en typ =TEKST.SAMENVOEGEN( – ga vervolgens met de pijltjestoetsen naar de cel met de straatnaam en druk hier ; in. Ga vervolgens opnieuw met de pijltjestoetsen naar het veld met het huisnummer en druk dan op ) gevolgd door enter. Deze formule plakt de inhoud van de aangegeven cellen aan elkaar.
Dat is een stap verder, maar nu staat het adres vastgeplakt aan het huisnummer. Om een spatie toe te voegen gaan we in een lege cel staan en drukken daar op de spatiebalk. Ga vervolgens terug naar de formule en klik in de formulebalk op de ; achter de eerste cel. Klik vervolgens met de linkermuisknop op de cel waar u net een spatie hebt gezet en druk daar op ;. De formule bevat nu de nieuwe cel tussen de twee voorgaande cellen in. Aangezien we hier een spatie hebben gezet, staat de spatie nu ook tussen adres en huisnummer in.
Klik vervolgens nogmaals op de cel met de =tekst.samenvoegen-formule. Typ voor de letter en voor het nummer van deze cel een $ teken (is dit bijvoorbeeld cel B15 maak er dan $B$15 van). Daarna kunt u de formule voor alle overige adressen gebruiken door de cel waar deze in staat te selecteren en op ctrl+c te drukken. Selecteer vervolgens de rest van de kolom waarin de formule staat en druk op ctrl+v.
Substitueren
Na alle voorgaande knip en plakmethodes kunnen we nog met veel voorkomende stukjes tekst zitten die we willen wissen, bijvoorbeeld een komma, dubbele punt of een dubbele spatie. Met de formule Substitueren vervangen we tekst in een aangeven cel. Stel dat alle namen in onze oorspronkelijke adreslijst werden opgegeven als Achternaam, Voornaam. Dan staat in de kolom met achternamen achter iedere achternaam een ongewenste komma. Om dit op te lossen gaan we in de eerste rij in een lege cel staan en typen we =SUBSTITUEREN( om vervolgens met de pijltjestoetsen naar de cel met de achternaam te navigeren. Druk hier op ; en geef dan ","; op. De "-tekens heeft Excel nodig om te zien welke tekst precies gezocht moet worden en de ; geeft aan dat u de vervangende tekst gaat aangeven. Zet hier "") en druk op Enter.
Omdat we niets opgeven tussen de "-tekens wordt de komma vervangen door niets. De ) geeft aan dat onze formule klaar is om uitgevoerd te worden. Kopieer de formule naar de complete kolom om alle achternamen te ontdoen van de ongewenste komma.
Slim knippen en plakken
Voor sommige sorteringen biedt Excel handige opties om slim te knippen en plakken. De meest praktische optie is zonder twijfel transponeren. U vindt deze vanaf Excel 2007 door bij Start op de pijl onder de knop Plakken te klikken en voor Transponeren te kiezen. Bij versies voor Excel 2007 vindt u de optie onder Bewerken, Plakken speciaal. Transponeren plakt een rij als een kolom of een kolom als een rij. Als u gegevens die horizontaal staan verticaal wilt zetten (of andersom), is dit de snelste optie.
Een andere optie die we zeker niet moeten vergeten is eveneens te vinden onder de pijl bij Plakken (Plakken speciaal). Dat is de optie Waarden plakken. Hiermee plakt u de weergegeven inhoud van een cel en níet een eventuele formule die in de cel staat. Dat is erg handig als u met de twee bovenstaande formules de tekst hebt ingedeeld en daarna van de oorspronkelijke verkeerd ingedeelde tekst af wilt. U kopieert dan eerst het resultaat van uw formule en plakt het als waarden. Daarna kunt u de oorspronkelijke cellen wissen zonder een foutmelding te krijgen in uw formules.
Deze workshop komt uit Computer Idee nummer 5, jaargang 2012.
Tekst: Merijn Gelens