Bestanden worden doorgaans lokaal opgeslagen, maar er zijn allerlei trucjes voorhanden waarmee u uw documenten ook op een andere locatie kunt openen. In dit artikel leggen we uit hoe u uw bestanden kunt synchroniseren met behulp van internet of een usb-opslagapparaat. Behalve dat deze methoden gebruiksvriendelijk zijn, zorgen ze er ook voor dat u altijd over de meest actuele versie van uw bestanden beschikt.
1. Internet versus usb
Het synchroniseren van bestanden heeft als doel dat u op meerdere locaties bij uw gegevens kunt, zonder dat er daarbij versieconflicten optreden. Synchronisatie kan op verschillende manieren plaatsvinden. De belangrijkste zijn door gebruik te maken van schijfruimte op internet of met behulp van een lokaal opslagmedium, zoals een usb-stick of een harde-netwerkschijf. Het voordeel van synchroniseren via internet is dat u er niet naar hoeft om te kijken. Als u bijvoorbeeld Dropbox gebruikt en u bewerkt bestanden op uw eigen computer, worden de wijzigingen - zonder dat u daar iets voor hoeft te doen - direct doorgevoerd voor alle andere computers waar u Dropbox op hebt geïnstalleerd.
Bestandsruimte op internet heeft echter ook nadelen: de gratis ruimte is beperkt en de (lage) snelheid van het dataverkeer zorgt ervoor dat het systeem niet geschikt is voor gebruik bij grote bestanden zoals muziek en films. Voor dergelijke datapakketten kunt u beter een grote usb-stick of een externe schijf gebruiken, en vervolgens synchroniseren met een programma zoals bijvoorbeeld FreeFileSync. Een NAS (Network Attached Storage) biedt opslagruimte voor alle computers in uw thuisnetwerk, en zorgt voor een prima mogelijkheid om overal in huis uw films, muziek en andere documenten op te vragen. De meeste NAS'en zijn bovendien bereikbaar via internet.
Een netwerkschijf biedt een zee aan opslagruimte, maar hij is minder gebruiksvriendelijk te benaderen dan een online locatie op internet.
FreeFileSync
2. Syncen via een usb-stick
Het synchroniseren van bestanden via een usb-stick lijkt ouderwets, maar het is nog altijd zeer effectief. De grootte van de usb-stick bepaalt uw opslagruimte. Met FreeFileSync kunt u een map op uw computer aanwijzen en de inhoud ervan synchroon houden met een map op een usb-stick. Daarbij worden wijzigingen over en weer bijgehouden. U kunt dus aanpassingen aan documenten op uw eigen computer doorvoeren, of daar op een andere computer de usb-stick voor gebruiken. FreeFileSync bekijkt de verschillen, waarna de veranderingen aan 'de andere kant' worden doorgevoerd. Synchronisatie vindt plaats in twee richtingen en is niet beperkt tot het aanmaken van nieuwe documenten. Als u bestanden van de usb-stick verwijdert, worden ze ook gedelete uit de synchronisatiemap op uw computer. In de volgende tips leggen we uit hoe FreeFileSync precies werkt.
FreeFileSync synchroniseert bestanden tussen uw computer en een usb-stick.
3. Voorbereiding
Mijn Documenten, Mijn Muziek, enzovoort, zijn speciale Windows-mappen. Het is niet verstandig om deze te synchroniseren. Maak daarom altijd een nieuwe map aan, dan kan er weinig mis gaan. Voor de synchronisatie via FreeFileSync maakt u eerst een map aan op uw bureaublad. Noem deze map bijvoorbeeld FreeFileSync Bestanden. Plaats de usb-stick in uw computer, open de verkenner en maak de map FreeFileSync Bestanden USB aan. Stel FreeFileSync vervolgens zo in, dat de inhoud van deze mappen met elkaar wordt gesynchroniseerd. Dit geldt niet alleen voor losse bestanden, ook alle onderliggende mappen worden meegenomen in het synchronisatieproces. Eenmaal ingesteld, kunt u de synchronisatie met twee muisklikken uitvoeren.
Maak op uw bureaublad de map FreeFileSync Bestanden aan en op uw usb-stick de map FreeFileSync Bestanden USB.
4. Synchroniseren
Prettig aan FreeFileSync is dat de software Nederlandstalig is. Klik links in beeld op Map zoeken en wijs de map FreeFileSync Bestanden aan, die u zelf net op uw bureaublad hebt geplaatst. Klik vervolgens rechts in beeld op Map zoeken en wijs nu de map FreeFileSync Bestanden USB aan, die op uw usb-stick staat. Vanaf nu zijn Vergelijk en Synchroniseer de belangrijkste knoppen van het programma. Met Vergelijk controleert FreeFileSync of er verschillen zijn tussen de map FreeFileSync Bestanden op uw computer en de map FreeFileSync USB op de usb-stick. Met de knop Synchroniseer worden de wijzigingen over en weer doorgevoerd. Bevestig met Start om de actie uit te voeren. Tijdens het synchronisatieproces ziet u een overzicht met de aanpassingen die worden uitgevoerd. Dit 'tussenscherm' kunt u eventueel verwijderen als u regelmatig met FreeFileSync werkt. De eerste keer dat u synchroniseert kan het proces, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, enige tijd in beslag nemen. Toekomstige synchronisaties verlopen echter sneller.
Gebruik de knoppen Vergelijk en Synchroniseer om uw bestanden op twee locaties gelijk te houden.
5. FreeFileSync op een andere pc
U kunt FreeFileSync ook op een andere computer installeren en de usb-stick daarbij als synchronisatiemedium gebruiken. Deze tussenstap heeft echter een nadeel, want de bestanden staan daarbij op drie locaties, namelijk op de twee computers en op de stick. Het proces verloopt minder foutgevoelig als u op de andere computer direct vanaf de stick werkt. Let op: 'synchroniseren' betekent ook 'wissen'. Als u van de usb-stick uit de map FreeFileSync Bestanden USB een bestand of map wist, wordt deze na de volgende synchronisatie ook verwijderd uit de map FreeFileSync Bestanden op uw computer. Dit is gebruikelijk bij synchronisatie.
Werk op een andere computer bij voorkeur direct vanaf de usb-stick.
ZumoDrive
6. Overal toegang
ZumoDrive is een internetdienst waarbij u bestanden op kunt slaan. Als u ZumoDrive op meerdere computers installeert, krijgt u overal toegang tot de opgeslagen bestanden in 'uw ZumoDrive', zoals we de online opslagruimte voor het gemak noemen. De bestanden zijn ook beschikbaar via een webbrowser. ZumoDrive maakt een schijfletter aan die wordt gekoppeld aan de opslagruimte op internet. Dit maakt ZumoDrive eenvoudig bereikbaar als een soort virtuele usb-stick, via Start / (Deze) Computer. Het is handig dat ZumoDrive reeds bestaande mappen kan koppelen aan de online opslagruimte. Bij Dropbox dient u de bestanden/mappen die u overal beschikbaar wilt hebben op te slaan (of te kopiëren) in de map My Dropbox. Dat vergt een extra handeling, maar Dropbox is hierdoor wel overzichtelijker. ZumoDrive is overigens ook geschikt om informatie uit te wisselen tussen uw computer(s) en uw mobiele telefoon. Het programma werkt ook op Android-smartphones, de iPhone en de Palm Pre.
Via internet maakt ZumoDrive uw bestanden beschikbaar op al uw computers.
7. ZumoDrive installeren
De gratis online opslagruimte die ZumoDrive biedt, is beperkt tot 1 GB. Door een wizard te doorlopen leert u hoe de dienst werkt, en u wordt bovendien beloond met 1 GB extra opslagcapaciteit. De totale opslagruimte van 2 GB is wat karig voor foto's, muziek en andere grote bestanden, maar ruim voldoende om al uw andere documenten op te slaan. Mocht u het toch te weinig vinden, dan kunt u voor een vast bedrag per maand meer schijfruimte krijgen. Download ZumoDrive en installeer het programma. Tijdens dit proces moet u zich registreren. Let goed op tijdens de installatie, want ZumoDrive stelt voor om uw mediabestanden (foto's, muziek, enzovoort) beschikbaar te maken via ZumoDrive. Als u daarvoor kiest, is uw gratis opslagruimte snel vol. Het is daarom beter om achteraf mappen aan uw ZumoDrive te koppelen, waarover u meer leest in de volgende tip. Installeer ZumoDrive op alle computers waarop u toegang wilt hebben tot uw bestanden.
Door goed op te letten tijdens de installatie van de software, voorkomt u dat uw gratis ZumoDrive-opslagruimte direct volloopt.
8. Mappen koppelen
Uw ZumoDrive krijgt een eigen schijfletter in (Deze) Computer, vergelijkbaar met die van een usb-stick of externe schijf. Open de schijfletter en kopieer de bestanden er naartoe die u ook op uw andere computers wilt kunnen benaderen. Dit kopieerproces is op zich niet per se noodzakelijk, u kunt immers ook bestaande mappen aan ZumoDrive koppelen. Als u een map (bijvoorbeeld genaamd 'Project X 2011') in Mijn Documenten op uw desktop-pc hebt staan en u wilt hem ook gebruiken op andere computers, klik dan met rechts op deze map. Kies in het menu voor Link folder to ZumoDrive. De map, inclusief alle bestanden en onderliggende mappen, wordt nu beschikbaar via uw ZumoDrive. Hier vindt u een map met de naam Linked folders. De koppeling kan worden opgeheven door nogmaals met rechts op de map te klikken en vervolgens te kiezen voor ZumoDrive More / Unlink folder.
Klik met rechts op een map die u beschikbaar wilt maken op andere computers en kies Link folder to ZumoDrive.
9. ZumoDrive op internet
Het installeren van ZumoDrive op al uw computers is een gebruiksvriendelijk extraatje, maar niet per se noodzakelijk om met de bestanden in uw ZumoDrive te werken. De bestanden zijn namelijk ook toegankelijk via uw webbrowser, bijvoorbeeld als u vanaf uw werkplek of bij een kennis even iets wilt ophalen. Surf naar ZumoDrive en klik op Sign in. Na het opgeven van uw mailadres en wachtwoord verschijnt de inhoud van uw ZumoDrive in beeld. U kunt door de mappen navigeren en bestanden downloaden en zelfs uploaden. Alle aanpassingen die u via de webbrowser aan bestanden in uw ZumoDrive doorvoert, worden automatisch verwerkt op alle computers waar u ZumoDrive op hebt geïnstalleerd.
De inhoud van uw ZumoDrive is ook bereikbaar via een willekeurige webbrowser.
10. Foto's delen
Het is opvallend om te zien dat ZumoDrive vooral op media is gericht. Als u uw ZumoDrive opent via een webbrowser, ziet u boven in beeld de knop Photos. Hierachter vindt u alle foto's die u in uw ZumoDrive hebt bewaard. ZumoDrive maakt van alle mappen met foto's een fotoalbum en zo'n album kan eenvoudig worden gedeeld via de knop Share. Hierbij kunt u privileges instellen. De optie Edit geeft anderen toestemming om aan het album te sleutelen. Met de optie Download kan de persoon waar u toegang aan geeft het album bekijken en downloaden, maar niet bewerken. Klik eventueel op Enable link om een uniek webadres aan het album in uw ZumoDrive te koppelen. Dit adres kunt u naar iedereen doorsturen die de foto's in het betreffende album mag bekijken.
De mogelijkheid om foto's te delen is een leuk extraatje in ZumoDrive.
11. Bestanden delen
Als u met een kleine groep mensen samenwerkt, is het erg handig als u onderling bestanden kunt delen. Open uw ZumoDrive via (Deze) Computer en klik met rechts op een map die u wilt delen. Kies in het menu voor ZumoDrive Share en open het tabblad Shared folder. Met de knop Add user kunt u het mailadres opgeven van een vriend of collega. Geef bij Privilege (rechten) aan wat de geadresseerde mag doen: View and download (bekijken en downloaden) of View and edit (bekijken en bewerken). De geadresseerde moet zelf ook een ZumoDrive-account aanmaken om de gedeelde bestanden te kunnen bekijken en eventueel te bewerken. Het delen van mappen kunt u ook via uw webbrowser regelen, door in te loggen op ZumoDrive.
Deel de mappen in uw ZumoDrive met andere ZumoDrive-gebruikers.
12. Netwerkschijf
De Engelse benaming voor een netwerkschijf is Network Attached Storage, reden waarom deze apparaten doorgaans worden aangeduid als 'NAS'. Een netwerkschijf in huis biedt veel voordelen, zo kunt u er vanaf al uw computers gegevens op bewaren. De meeste apparatuur ondersteunt DLNA, waardoor u foto's, films en muziek kunt streamen naar bijvoorbeeld de mediaspeler van uw tv. De bestanden op uw NAS zijn echter ook bereikbaar via internet. De installatie van zo'n apparaat is zeer eenvoudig: verbind de netwerkschijf met het stopcontact en met uw thuisnetwerk (modem of router). De meegeleverde software maakt de opslagruimte op uw computer bereikbaar als een schijfletter in (Deze) Computer. Voorbeelden van bekende NAS'en zijn de LaCie Network Space en de Iomega Home Media Network Hard Drive. De prijs van een dergelijk apparaat is mede afhankelijk van de opslagcapaciteit, maar hij ligt doorgaans ergens tussen de honderd en tweehonderd euro. De voordelen van een eigen netwerkschijf ten opzichte van opslagruimte op internet zijn de eenmalige aanschafprijs (als u meer dan 1 of 2 GB opslagruimte op internet wilt, betaalt u daar periodiek een vergoeding voor), de hoge snelheid en vooral de grote opslagcapaciteit. De internettoegang laat in de praktijk helaas te wensen over, daar is door de makers van als Dropbox (zie tip 14 en verder) beter over nagedacht.
Een netwerkschijf die u thuis hebt staan is ook bereikbaar via internet, al laat de internettoegang in de praktijk nog wel eens te wensen over.
13. Bestandskoerier
Als u grote bestanden via internet naar uzelf of naar iemand anders wilt sturen, is een digitale bestandskoerier erg handig. Verpak de bestanden in een gecomprimeerde map (zip-bestand) en bezoek een website als WeTransfer, SendBigFiles of mijnbestand. De diensten werken met een server als tussenstation, waarop het te verzenden bestand tijdelijk wordt gestald. U krijgt een weblink of u kunt het mailadres opgeven van de ontvanger. Door op de weblink te klikken, haalt u (of de ontvanger) het bestand binnen vanaf het tussenstation. Registratie is niet nodig, de diensten zijn direct klaar voor gebruik. Onze favoriete bestandskoerier is WeTransfer. De dienst heeft niet alleen een prima vormgeving, u kunt er ook zeer grote bestanden (met een omvang van maximaal 2 GB per transactie) mee versturen.
Dropbox
14. Centrale map
Dropbox biedt alle voordelen van ZumoDrive (op de schijfletter in (Deze) Computer na), maar de dienst werkt eenvoudiger en is overzichtelijker. Nadat u zich gratis hebt geregistreerd op Dropbox, krijgt u 2 GB gratis opslagruimte. Als dit niet voldoende is, kunt u uw capaciteit tegen betaling uitbreiden. Tijdens de installatie wordt de map My Dropbox aangemaakt. Dit gebeurt op alle computers waar u Dropbox op installeert. Alles wat u bewaart in My Dropbox wordt automatisch gesynchroniseerd via de Dropbox-server. De computer waar u Dropbox op gebruikt hoeft niet per se online te zijn. Zodra er weer een internetverbinding is, worden de wijzigingen automatisch bijgewerkt. Dropbox constateert zelf of de computers zich in hetzelfde netwerk bevinden. Als u thuis een desktop-pc en een notebook hebt, vindt de synchronisatie dus niet via internet plaats, maar gebruikt Dropbox het thuisnetwerk. Dat gaat een stuk sneller!
15. Installatie
De installatieprocedure van Dropbox is dermate eenvoudig dat we er bijna niets over hoeven te vertellen. U vindt het programma op Dropbox. Doorloop tijdens de installatie de registratieprocedure. Desgewenst kunt u zelf de locatie kiezen waar de centrale map My Dropbox (de map waarin uw bestanden synchroon worden gehouden) wordt neergezet, maar dat is niet per se nodig. Ook de instellingen hoeft u niet aan te passen, Dropbox is dus direct klaar voor gebruik. Installeer Dropbox vervolgens ook op uw andere computers. Na het opgeven van uw gebruikersnaam en wachtwoord wordt de map My Dropbox aangemaakt en worden de bestanden die hierin aanwezig zijn bijgewerkt. Dropbox is het beste te vergelijken met een virtuele usb-stick die continu bij al uw computers tegelijk is ingeplugd.
Installeer Dropbox op al uw computers, zodat u overal toegang hebt tot de centrale map My Dropbox.
16. Bestanden delen
Dropbox maakt het eenvoudig om bestanden te delen met collega's, vrienden, studiegenoten en familie. Open de map My Dropbox in Windows Verkenner en maak een nieuwe map aan, bijvoorbeeld 'Project Hondsbos 2011'. Klik met de rechtermuisknop op de map en kies Dropbox / Share this folder (map delen). Uw webbrowser wordt nu geopend. Tik het mailadres in van de persoon met wie u de map Project Hondsbos 2011 wilt delen en voeg eventueel een kort berichtje toe bij Enter a message (type bericht). De geadresseerde krijgt een uitnodiging om het delen te accepteren (en Dropbox te downloaden als hij/zij dat nog niet heeft gedaan). Vervolgens verschijnt de map Project Hondsbos 2011 ook in de Dropbox van de geadresseerde, net alsof het zijn/haar eigen map is. Iedereen die toegang heeft tot een gedeelde map kan documenten maken, bewerken of verwijderen: eigenlijk gewoon alles wat een computergebruiker met bestanden en mappen op zijn eigen computer kan doen. Wijzigingen worden over en weer synchroon gehouden.
Dropbox kan een map delen met een of meerdere gebruikers. Dat is ideaal als u samenwerkt met collega's of vrienden.
17. Mac, Windows en Linux
Dropbox werkt zowel onder Windows als onder Linux en Mac OS. Dit betekent dat u bestanden kunt delen (en dus kunt samenwerken) met vrijwel iedereen. Ook als u zelf meerdere besturingssystemen gebruikt, maakt Dropbox het dus heel eenvoudig om bestanden uit te wisselen tussen uw eigen computers. Het delen van bestanden tussen verschillende Windows-versies en andere besturingssystemen is in de praktijk vaak een drama, maar Dropbox maakt het kinderlijk eenvoudig om bestanden uit te wisselen of overal uw werkdocumenten te openen. Ook het zoeken van het juiste installatiebestand kost geen enkele moeite: op Dropbox krijgt u automatisch de juiste versie voorgeschoteld.
Via Dropbox kunt u zonder probleem bestanden uitwisselen tussen computers met verschillende besturingssystemen.
18. Dropbox via de webbrowser
Ook zonder Dropbox te installeren, kunt u de inhoud van de map My Dropbox openen. Surf naar Dropbox en meld u aan met uw mailadres en wachtwoord. Er wordt een Verkenner-achtige omgeving getoond met daarin uw bestanden. Blader door de mappen en download de bestanden die u nodig hebt. Met de knop Upload kunt u bestanden toevoegen aan uw map My Dropbox. Zodra u uw computer waar Dropbox wel op is geïnstalleerd opstart, worden de aanpassingen die u via de webbrowser hebt doorgevoerd automatisch verwerkt. De webinterface van Dropbox biedt alle instellingen van de opslagdienst. Zo kunt u de mappen die u deelt zien (en aanpassen) via het tabblad Sharing. Achter Show deleted files vindt u de bestanden die uit de map My Dropbox zijn verwijderd, als in een soort prullenbak op afstand.
De map My Dropbox is via een webbrowser ook toegankelijk vanaf een willekeurige computer.
19. Versiebeheer
Hebt u per ongeluk iets gewist of een verkeerde versie overschreven? Geen paniek! Dropbox bewaart verwijderde bestanden (zie tip 17) en houdt zelfs verschillende documentversies bij. Stel dat u aan het belangrijke document 'scriptie-natuurwetenschap.doc' werkt, een gedeelte uit de tekst knipt en het bestand per ongeluk opslaat. Als het bestand in My Dropbox staat kunt u eenvoudig een eerdere revisie terugtoveren. Zorg ervoor dat het bestand niet is geopend in Word. Klik met rechts op het bestand scriptie-natuurwetenschap.doc en kies Dropbox / View previous versions (bekijk vorige versies). Uw webbrowser wordt nu gestart en de webbeheerder van Dropbox wordt geopend. Indien aanwezig, kunt u een eerdere versie van het bestand terugzetten. Het herstelde bestand wordt automatisch in de map My Dropbox op uw computer(s) geplaatst.
Dropbox houdt bestandsversies bij, zodat u altijd een tussentijdse kopie achter de hand hebt.
20. Dropbox op de smartphone
Met Dropbox hebt u niet alleen vanaf computers toegang tot uw map My Dropbox, er is ook een versie voor uw smartphone. Dropbox ondersteunt de iPhone, de BlackBerry, Android-telefoons en de iPad. Wij hebben de gratis iPhone-app getest. Hiermee worden uw documenten om geheugenruimte te sparen niet permanent gesynchroniseerd, maar ze zijn wel op oproep beschikbaar. Dropbox is voor de iPhone na het invoeren van uw wachtwoord direct beschikbaar. Het wachtwoord hoeft u na de installatie niet te onthouden, want de Dropbox-app voor de iPhone beveiligt uw gegevens met een pincode. U kunt verder gewoon door de mappen in uw My Dropbox-map bladeren en krijgt vervolgens toegang tot de bestanden.
De Dropbox-app maakt de map My Dropbox ook beschikbaar op uw mobiele telefoon.