Met Office 2007 maakte Microsoft het al mogelijk om mooiere documenten te maken. Of het nu in Word, Excel, PowerPoint of een simpel e-mailtje is, informatie moet fraai worden verpakt. Office 2010 gaat nog een paar stappen verder.
01: Eerste grafiek
We beginnen bij het begin en maken een grafiek aan. Open Word of Excel en daarmee een nieuw leeg document. Klik op Invoegen en kies in het onderdeel Illustraties voor Grafiek. Klik nu meteen op OK, en zie hoe de grafiek wordt ingevoegd en hoe in Excel een gegevensblad wordt geopend. Deze twee, de grafiek in Word en de tabel met gegevens in Excel, horen bij elkaar. Om de grafiek in Word te vullen met de gewenste gegevens, zet u ze in het gegevensblad in Excel. Klik in het Excel-venster met de muis in cel B1, typ Maandag en bevestig met Enter. Klik vervolgens met de muis in cel C1 en typ hier Dinsdag. Bevestig opnieuw met Enter en zet tot slot Woensdag in cel D1. Ga nu naar kolom A en typ in de cellen A2 tot en met A5 de woorden Vis, Vlees, Groente en Brood. U kunt ook nog de waarden in de cellen B2 tot en met D5 aanpassen. Wanneer u hiermee klaar bent, sluit u het Excel-venster. U hebt een eerste grafiek gemaakt in Word 2010 en u kunt hem bewaren via Bestand, Opslaan.
De eerste grafiek die is gevuld vanuit Excel is snel gemaakt.
02: Excel
Hoewel Excel wordt gebruikt om de gegevens te organiseren die in de grafiek staan, is het niet zo dat u het bestand in Excel óók moet bewaren. De gegevens in de grafiek zitten in het Word-document, en Excel wordt alleen gebruikt om ze in te voeren en om ze te wijzigen. U hoeft zich er dus niet druk over te maken dat het betreffende Excel-bestand niet wordt opgeslagen. Wilt u de gegevens zien en bewerken? Open het document met de grafiek. Selecteer met de muis de grafiek door er met de muis één keer op te klikken en kies dan Ontwerpen, Gegevens bewerken, op het lint onder de Hulpmiddelen voor Grafieken.
De gegevens 'achter' een grafiek kunnen altijd nog worden bewerkt.
03: Interactief lint
In Office 2007 introduceerde Microsoft het lint als vervanger van de traditionele menu's en werkbalken. Alle functies zijn nu als knoppen, vaak met direct herkenbare voorbeelden, te vinden op één brede werkbalk. Een belangrijk kenmerk van deze werkbalk is dat hij interactief is. Dat wil zeggen dat de functies op de werkbalk worden aangepast aan de activiteit die u uitvoert. Bent u met tekst bezig, dan zullen er vooral functies voor het opmaken van tekst op het lint staan. Staat de cursor daarentegen in een tabel, dan zullen er ook functies op het lint staan die voor het vullen en opmaken van een tabel of cel belangrijk zijn. Op dezelfde manier gebeurt dit ook wanneer u met een grafiek bezig bent. Dan komt er zelfs een apart gedeelte op het lint tevoorschijn, met drie tabbladen: Ontwerpen, Indeling en Opmaak. Selecteer een grafiek en zie hoe het onderdeel Hulpmiddelen voor grafieken op het lint beschikbaar komt. Klik op een van de drie onderdelen, om de bijbehorende functies op het lint zichtbaar te maken.
Ook voor grafieken staan er eigen hulpmiddelen op het lint.
04: Typen grafieken
Wanneer u via Invoegen een Grafie invoegt in een document, ziet u dat er een ruime keuze is uit verschillende typen grafieken. Standaard wordt gekozen voor een kolomgrafiek maar er zijn ook de lijn-, taart- en staafgrafiek, het oppervlak en meer exotische versies zoals de Spreiding, Hoog/laag/slot, Oppervlak, Ring, Bel. U kunt bij het maken van een grafiek direct voor een van deze typen kiezen, door op naam te selecteren en daarna een van de subtypen te kiezen.
Er is een ruim keuze uit verschillende typen grafieken.
05: Kleur
Een grafiek is geen plaatje. Het is en blijft een interactief geheel, waarvan u de gehele opmaak op elk gewenst moment kunt aanpassen. Selecteer de grafiek door op de rand ervan te klikken. Op het lint worden nu de Hulpmiddelen voor grafieken actief. Open daarvan de tab Ontwerpen. Op het onderdeel Grafiekstijlen kunt u snel de kleurstelling van de grafiek aanpassen. Wilt u meer kleurmogelijkheden zien, klik dan op de pijl naar beneden aan de rechterkant van dit onderdeel. In het menu dat nu uitklapt zitten behalve de standaardkleuren ook nog opties om op te maken met 3D-effect en om een achtergrondkleur toe te passen. U kunt kiezen door met de muis te selecteren.
Behalve kleuren omvat een Grafiekstijl ook randen, achtergrondkleuren en 3D-effecten.
06: Titels
Op het tabblad Ontwerpen zit het onderdeel Grafiekindeling. Hier kunt u de indeling van de grafiek als geheel mee wijzigen. Behalve dat kunt u ervoor kiezen een titel toe te voegen, de legenda links, rechts of onder de grafiek te plaatsen, een datatabel toe te voegen en nog veel meer. Ieder van deze indelingen kan direct worden gekozen door een van de typen in het menu te selecteren. De tabel wordt er direct op aangepast. Nadat u het type hebt gewijzigd, kunt u dit veranderen door via het menu een ander type te selecteren.
Via Grafiekindeling kunt u titels en legenda's toevoegen.
07: Grafiek Selecteren
Om een hele grafiek te selecteren, klikt u met de muis op de grafiek in het document. De grafiek krijgt dan een rand die u ook kunt gebruiken om de grafiek groter of kleiner te maken. Zet daarvoor de muis boven een van de hoeken of in het midden van een zijkant van een grafiek, en houd de muisknop ingedrukt. Sleep daarna de muis en laat de knop los als de grafiek de juiste grootte heeft.
Selecteer een grafiek om hem groter of kleiner te maken.
08: Deel selecteren
Wilt u niet de hele grafiek selecteren, maar slechts een deel, zet dan de muis boven de grafiek. Schuif nu de muis over de grafiek naar het gedeelte dat u wilt selecteren. Telkens wanneer de muis boven een deel van de grafiek staat, verschijnt de naam van dat onderdeel in een label. Klik met de muis om een gewenst onderdeel te selecteren.
Zet de muis boven een onderdeel van een grafiek en klik om het te selecteren.
09: Titel aanpassen
Hebt u een titel aan de lay-out van de grafiek toegevoegd, dan kunt u die bewerken door er één keer in te klikken. Word plaatst de bekende knipperende cursor in de titel en u kunt op alle van de tekstverwerker bekende manieren tekst verwijderen, verplaatsen of toevoegen. Ook knippen en plakken is mogelijk en verder kunt u de titeltekst opmaken. Selecteer de hele titel of een deel en klik op het tabblad Start, om daar bij het onderdeel Lettertype de opmaak te wijzigen. Om de aanpassing af te ronden, klikt u met de muis een keer buiten de titel of buiten de grafiek.
Gebruik de standaard-tekstfuncties om de titel van een grafiek op te maken.
10: Titel pimpen
Behalve de tekst kunt u in Word 2010 nog heel veel meer aanpassen aan het uiterlijk van de grafiektitel. Dubbelklik op de rand van de titel om het menu Grafiektitel opmaken te openen. Binnen dit venster vindt u meerdere hoofdonderdelen: Opvulling om de titel een kleur of patroonvulling als achtergrond te geven, Randkleur en Randstijlen om de rand rond de titel op te maken, Schaduw om een schaduw toe te voegen, Gloed en vloeiende randen om rondom de titel een lichteffect te tonen en tot slot 3D-Opmaak, waarmee het titelvak een 3-D effect krijgt. Ieder van deze opties bestaat uit een groot aantal instellingen die toegankelijk worden door er op te klikken. Een aantal kenmerken, zoals Schaduw en ook Gloed en vloeiende randen heeft ook Standaardinstellingen waarmee direct uit een lijst met kant en klare effecten kan worden gekozen.
Maak een tekstdeel extra mooi, via het menu met de opmaakopties.
11: Tekstrichting
Een laatste onderdeel in het menu Grafiektitel opmaken is Uitlijning. Hiermee kan de tekstrichting en de plaats van de tekst binnen het titelvak worden aangepast. Er is Horizontaal uitlijnen dat bepaalt hoe tekst binnen het titelvak staat en er is Tekstrichting, waarmee de titel bijvoorbeeld op zijn kant kan worden gezet. Via Aangepaste hoek kunt u hiermee spelen, de mogelijkheden zijn bijna onbegrensd.
De tekstrichting kan via de opties van Uitlijning worden ingesteld.
12: Andere tekstdelen
Niet alle tekstdelen in een grafiek laten zich zo opmaken als de titel. De tekst bij een van de assen heeft bijvoorbeeld geen eigen opmaakmenu. Toch kan ook het uiterlijk van deze tekst, die als bijschrift bij de items op een as hoort, worden veranderd. Klik eerst op de grafiek om deze te activeren. Klik dan op het tekstdeel van de grafiek dat u wilt opmaken. Het tekstdeel is nu geselecteerd, wat u kunt zien aan het selectievak dat rondom de tekst staat, met op de hoeken de vulgrepen waarmee u het tekstvak kunt vergroten of verkleinen. Met het tekstvak geselecteerd gebruikt u het lint, meer in het bijzonder de tab Start, om de opmaak van de tekst aan te passen.
Herkenbaar aan het zichtbare vak met de grepen op de hoeken: deze tekst is geselecteerd.
13: Snelmenu
Een andere methode om tekst op te maken is door met de linkermuisknop op de tekst te klikken waarvan u de opmaak wilt veranderen en in het snelmenu te kiezen voor Lettertype. U kunt in dit menu de opmaak aanpassen. Het nadeel van deze methode is dat u wijzigingen pas in de tekst ziet nadat u op OK hebt geklikt. Als u het lint gebruikt, ziet u wijzigingen direct.
Gebruik het snelmenu om het uiterlijk van tekst te veranderen.
14: Volledige grafiek
Om alle tekst in een grafiek anders op te maken, selecteert u de grafiek als geheel. Gebruik daarna de functies op het lint of klik met de linkermuisknop op de grafiek en kies in het snelmenu voor Lettertype. Zorg ervoor dat u niet een specifiek onderdeel van de grafiek hebt geselecteerd, maar de volledige grafiek.
15: Type wijzigen
Wilt u op een later moment het type van een grafiek alsnog wijzigen, dan kan dat. Selecteer de grafiek en klik bij de Hulpmiddelen voor grafieken in het lint op Ontwerpen. Kies dan Ander grafiektype en kies een ander type grafiek. Bevestig met OK of dubbelklik op het type.
U kunt het type van een grafiek ook later nog wijzigen.
16: Grafiekgebied
Het deel van een grafiek dat de grafische weergave van de gegevens toont, heet in Office het Grafiekgebied. Selecteer dit gebied door de muis boven de grafiek te plaatsen en vervolgens te klikken. U kunt het gebied nu groter en kleiner maken door de vulgrepen op de hoeken en zijkanten van de Plot Area met de muis te verslepen. Ook kunt u het grafiekgebied opmaken via de functies op het Lint.
17: Omdraaien
Wilt u de gegevens op de horizontale as en de verticale as omwisselen? Dat kan. Als de dagen van de week bijvoorbeeld op de verticale Y-as staan en u wilt ze op de horizontale X-as hebben, dan selecteert u eerst de grafiek. Kies vervolgens Hulpmiddelen voor grafieken, Ontwerpen. Klik op Gegevens bewerken, selecteer dan weer de grafiek en klik op Rijen/kolommen omdraaien
Het omwisselen van de X- en Y-as is in Office 2010 erg eenvoudig.
18: Schaal aanpassen
De gegevens op een as worden door de grafiekfunctie van Office automatisch ingedeeld. Het programma kijkt daarbij naar de hoogste en de laagste waarde en naar de interval van andere getallen. Wilt u de schaal zelf bepalen? Selecteer de waarden op de as, klik met de rechtermuisknop op de selectie en kies in het snelmenu voor As opmaken. Met de bovenste optie in het menu, Opties voor as, kunt u voor de verschillende waarden de standaardinstelling veranderen in Vast, en zo de schaal naar wens aanpassen.
Zelfs de schaal van de assen kunt u naar eigen wens indelen.
19: Schaal omdraaien
Het is ook mogelijk om er niet voor te kiezen de 0 op de as te zetten en de hoogste waarde verderop. Open As opmaken, Opties voor as zoals in de vorige tip aangegeven, en kies hier voor Waarden in omgekeerde volgorde.
20: Grootheden
Wilt u de waarden op de as niet door de grafiekfunctie laten bepalen, maar zelf aangeven welke grootte ze moeten krijgen, dan kunt u bij As opmaken, Opties voor As kiezen voor Weergave eenheden. Hier kunt u kiezen voor Honderden, Duizenden, Miiljoenen en nog veel meer. De omrekening vindt direct plaats, zodra u de nieuwe grootheden hebt gekozen.
De waarden kunnen via Axis Options worden omgedraaid en in een andere grootheid worden weergegeven.
21: Eenheden
Om de gegevens op de as als euro's of als procenten te presenteren, selecteert u de as en klikt u met rechts op As opmaken. Klik vervolgens in het menu Opties voor as op Notatie en kies de gewenste Categorie. Een aantal categorieën kent geen verdere opties, maar bij Valuta kunt u bijvoorbeeld ook nog andere munteenheden dan de euro selecteren.
Via de Valuta-categorie presenteert u uw gegevens als euro's.
22: Callout
Het mooie van Office is dat de verschillende functies zich prima laten combineren. Wilt u bijvoorbeeld extra aandacht vestigen op een deel van een grafiek, dan kunt u daarvoor een andere functie van Office gebruiken, zoals Vormen. Klik daarvoor op Invoegen, Vormen en selecteer een van de Toelichtingen. Teken nu binnen de grafiek de Toelichting, die vervolgens meteen is geselecteerd. U kunt deze bijvoorbeeld met de blauwe vulgrepen groter of kleiner maken en met de groene greep kunt u hem roteren.
Vestig extra aandacht op een deel van de grafiek, via een ingevoegde shape.
23: Afbeelding
De achtergrond van een grafiek kunt u gebruiken om een afbeelding in te voegen en zo nóg nadrukkelijker de aandacht op de grafiek te vestigen. Ook kan zo'n afbeelding direct duiden waar een grafiek over gaat, bijvoorbeeld door een afbeelding van groenten te gebruiken bij een grafiek over de verkoop daarvan. Om een afbeelding achter een grafiek te krijgen selecteert u de grafiek en klikt u er met de rechtermuisknop op. Kies vervolgens Grafiekgebied opmaken en daarna Opvulling met figuur of bitmappatroon. Via Bestand kunt u naar een afbeelding of foto bladeren. Bevestig via Invoegen. Als een foto teveel overheerst, kunt u de Doorzichtigheid omhoog schroeven, zodat de afbeelding doorschijnend wordt.
U kunt uw grafiek van een passende achtergrond voorzien.
24: Labels
Om de waarden van uw gegevens in een grafiek weer te geven
selecteert u de grafiek. Kies vervolgens Hulpmiddelen voor grafieken, Indeling en bij Gegevenslabels kiest u voor Centreren. De waarden worden nu op de lijnen weergegeven.
Maak uw data inzichtelijk met behulp van datalabels.
Proefversie
Ook als u Office 2010 nog niet in bezit hebt, kunt u met deze cursus aan de slag. Via de website van Microsoft zijn de verschillende versies van Office 2010 te koop maar ook als proefversie te downloaden. Kijk hiervoor op http://office.microsoft.com/nl-nl/try/. Office 2010 werkt op Windows XP, Windows Vista en Windows 7. Het pakket vereist ongeveer 1,5 GB vrije ruimte op de harde schijf, een deel daarvan komt na de installatie weer beschikbaar.