Met Google Mail kunt u meer doen dan alleen uw Gmail-account beheren. U mag er namelijk ook andere e-mailaccounts in onderbrengen. Handig, want dan is alle e-mail op één plek te vinden en kunt u er altijd bij, waar u ook bent. Andersom is het ook mogelijk uw Gmail-berichten via een lokale e-mailclient te benaderen.
1. E-mail op één plek verzamelen
U hebt vast meerdere mailaccounts in gebruik. Behalve een e-mailaccount bij Google Mail (Gmail), kunt u mailadressen hebben die u van uw provider hebt gekregen, of e-mailadressen van uw eigen domein. Misschien hebt u er daarnaast nog eentje bij Windows Live Mail aangemaakt, of bij een van de vele andere (al dan niet gratis) diensten. Op al die e-mailadressen stromen berichten binnen, al gebruikt u één e-mailadres uit die enorme berg waarschijnlijk vaker dan de overige adressen. Het is heel normaal om meerdere adressen in gebruik te hebben. Bijvoorbeeld om privé en zakelijk te scheiden, of om u op websites te registreren zonder uw 'echte' e-mailadres prijs te geven. U hebt er veel gemak van als u alle e-mailadressen vanaf een centrale plek kunt beheren. Dat kan onder andere via Google Mail. Omdat het om een online dienst gaat, is uw e-mail dan altijd en overal voor u beschikbaar. Momenteel mag u vijf extra accounts aan Gmail toevoegen en voor de meesten van ons is dat ruim voldoende. Alle post die u ontvangt, beantwoordt en verstuurt, is dan netjes op één centrale plek aanwezig, ongeacht van welk account het oorspronkelijk afkomstig is.
Via het POP3-protocol kunt u in Gmail de berichten van andere e-mailaccounts opvragen.
Hoe komt u aan een Gmail-account
In deze expertcursus gaan wij ervan uit dat u al een account bij Google hebt. Maar misschien hebt u die helemaal nog niet. In dat geval gaat u naar Gmail en klikt u rechts onderin op de knop Een account maken. Op het aanmeldscherm is met een knop eenvoudig te achterhalen of de gebruikersnaam die u op het oog hebt nog beschikbaar is.
Afmelden op afstand
Een groot voordeel van Gmail is dat u uw post overal kunt benaderen, zolang u de beschikking hebt over een internetverbinding. Dus ook als u bij iemand op bezoek bent of via een openbare computer. Nu kan het gebeuren dat u vergeet om u af te melden, en uw account dus open blijft staan. Om misbruik te voorkomen is het dan zaak snel af te melden. Dat is lastig als u inmiddels weer thuis bent. Gelukkig kan het tegenwoordig op afstand. Ga naar de Gmail-website en controleer onderaan het scherm of u inderdaad nog ergens aangemeld bent. Er staat dan zoiets als Deze account is geopend op één andere locatie op dit IP-adres (x.x.x.x). Klik achter de regel op Details, waarna u in een nieuw venster de meest recente activiteiten ziet. Om u overal behalve op de huidige computer af te melden, klikt u op Alle andere sessies afmelden. U kunt hierna voor alle zekerheid uw wachtwoord wijzigen.
2. Extra account aan Gmail toevoegen
Om berichten van een ander e-mailaccount in Gmail te laden, is het voldoende eenmalig enkele gegevens in te voeren. Meldt u aan bij Gmail en klik rechtsboven op Instellingen. Dan gaat u naar het derde tabblad Accounts en import. Halverwege de pagina ziet u het onderdeel E-mailberichten bekijken via POP3. Klik daar op de knop POP3-e-mail account toevoegen. U voert eerst het toe te voegen e-mailadres in en op het vervolgscherm achtereenvolgens uw wachtwoord en de gegevens van de mailserver (POP3). Die gegevens hebt u als het goed is ooit van uw provider gehad, maar vaak zijn ze sneller terug te vinden in de instellingen van de e-mailclient die momenteel op uw computer draait, zoals Outlook, Outlook Expres of Windows Live Mail.
Sta ook even stil bij de opties die u onderaan dit venster vindt. Zo worden de berichten standaard naar Gmail verplaatst, maar kunt u ook een kopie op de originele mailserver achterlaten. Wat dit precies inhoudt komt straks uitvoerig aan bod. Staat in de gegevens van uw e-mailaccount dat berichten via een beveiligde verbinding opgehaald kunnen worden, zet dan het vinkje bij Gebruik altijd een beveiligde verbinding (SSL) wanneer je je e-mailberichten downloadt aan. De overige opties kunt u voorlopig laten voor wat ze zijn.
Maximaal vijf extra e-mailaccounts zijn aan Gmail te koppelen.
3. Account instellen
Zodra u op de knop Account toevoegen klikt, komt u in een vervolgscherm terecht. Hier geeft u aan of u vanuit Gmail berichten wilt verzenden namens het account dat u nu toevoegt. Het is verstandig dit toe te staan. Bij een nieuw bericht kunt u dan namelijk kiezen via welk account het verstuurd moet worden. Na een klik op Volgende stap geeft u de naam en het e-mailadres op zoals het moet worden weergegeven in de berichten die u verstuurt. Op weer een volgend scherm bepaalt u met welke mailserver de berichten verstuurd moeten worden. Let op, het gaat hier puur en alleen om berichten die u namens dit extra account verstuurt en niet om e-mail die u met het Gmail-account zelf verstuurt! Kies bij voorkeur de optie Verzenden via Gmail (eenvoudig in te stellen), want dan hoeft u geen extra instellingen op te geven. Als alternatief mag u de mailservers die bij het account horen gebruiken, bijvoorbeeld die van uw eigen domein of een internetprovider. Kies in dat geval voor de optie Verzenden via [naam] SMTP-servers (aanbevolen voor professionele domeinen). Op de plaats van [naam] staat de domeinnaam uit het e-mailadres dat u opvoert. Enkele extra invulvelden verschijnen nu in beeld, zodat u de gegevens van de mailserver (SMTP), de gebruikersnaam en het wachtwoord kunt opgeven. Ook hier mag u voor een beveiligde verbinding (SSL) kiezen. Tot slot wordt dan nog een verificatiebericht naar het e-mailadres gestuurd, waarmee u de koppeling kunt bevestigen.
Verzenden kan via de mailservers van Gmail, maar het hoeft niet.
4. Kopiëren of verplaatsen
Bij het koppelen van een account aan Gmail, moet u een belangrijke beslissing nemen in het proces. U kunt de berichten namelijk kopiëren, maar ook verplaatsen. Daar zit een belangrijk verschil tussen. Bij kopiëren komen de berichten netjes in Gmail aan, maar blijven ze ook op de mailserver van het oorspronkelijke account achter, zodat u ze bijvoorbeeld met een lokale e-mailclient kunt ophalen. U hebt dan twee versies van dezelfde berichten, die volledig los van elkaar staan. Gooit u een bericht weg uit Gmail, dan zal het nog steeds in uw lokale e-mailclient staan. In de praktijk is het erg veel werk om uw post op twee of zelfs nog meer plekken bij te houden. U kunt er daarom beter voor kiezen om de berichten naar Gmail te verplaatsen. Ze worden dan onmiddellijk van de e-mailservers van het oorspronkelijke account verwijderd en de post is nog maar op één plek aanwezig: in Gmail. Eén centrale plek dus, en dat was nu juist de bedoeling. Het maakt de boel een stuk overzichtelijker. Al bij het toevoegen van het e-mailaccount in Gmail maakt u de keuze tussen kopiëren en verplaatsen via de optie Een kopie van het gedownloade bericht op de server achterlaten. Standaard staat er geen vinkje en worden de berichten naar Gmail verplaatst.
Berichten zijn naar Gmail te kopiëren of te verplaatsen.
Dichtslibben
Als u er voor kiest om berichten naar Gmail te kopiëren, dan blijven ze net zo lang op de mailserver van het originele e-mailaccount staan totdat u ze daar zelf weghaalt, door op dat account in te loggen. Mocht u besluiten om e-mail alleen nog maar via Gmail te lezen, versturen en beantwoorden, dan hoopt de e-mail zich op die mailserver van uw originele account alsmaar op. Op een gegeven moment zal uw opslaglimiet bij de provider bereikt zijn en kunt u geen nieuwe berichten meer ontvangen. Daarom is het belangrijk dat u regelmatig de berichten opschoont, of dat u ze voortaan toch maar naar Gmail verplaatst. Dat laatste bespaart u werk.
5. E-mail organiseren
Berichten van alle e-mailaccounts die u in Gmail toevoegt, komen allemaal in Postvak IN terecht, samen met de berichten die u via uw Gmail-account ontvangt. Het is mogelijk om berichten gescheiden per account te bekijken. Dat kan door de berichten per account in een aparte map op te bergen. Nu heten mappen in Google om onverklaarbare redenen labels maar het principe is hetzelfde. Tijdens het toevoegen van een account kunt u er meteen voor kiezen om berichten in een eigen label te plaatsen. Hebt u het account al toegevoegd, dan is het ook achteraf eenvoudig aan te passen. Hiervoor gaat u opnieuw naar Instellingen, tabblad Accounts en import en klikt u in het onderdeel E-mailberichten bekijken via POP3 achter het betreffende e-mailadres op de link gegevens bewerken. Via het venster Bewerk E-mailaccount mag u de accountgegevens aanpassen, zo ook het label via de optie Binnenkomende berichten voorzien van een label. Standaard krijgt het label de naam van het e-mailadres, maar u mag ook een eigen naam kiezen. In de linkerkolom van Gmail ziet u meteen een nieuw kopje (label) verschijnen.
Een eenmaal toegevoegd account kan altijd nog bewerkt worden.
6. Maximale vrijheid
De post die in Gmail zit is heus niet alleen via een browser bereikbaar. U mag daar ook een lokale e-mailclient voor gebruiken, bijvoorbeeld Outlook, Outlook Express of Windows Live Mail. Veel mensen gebruiken het zogeheten POP3-protocol om de berichten van een e-mailaccount op te halen. Alle post wordt daarna meteen van de mailserver verwijderd en staat dan alleen nog lokaal in de e-mailclient van deze ene computer. Dat heeft een groot nadeel. Want tegenwoordig gebruiken we afhankelijk van waar we zijn verschillende apparaten om e-mail af te handelen, zoals een desktop, laptop, netbook, of een mobieltje. Vandaar dat het belangrijk is om uw post online te laten staan en niet via POP3 over te hevelen naar één lokale e-mailclient. Dit is heel eenvoudig te regelen door vanaf vandaag voor een ander mailprotocol te kiezen: IMAP.
Om post via het IMAP-protocol te benaderen, moet u dit eerst eenmalig toestaan.
Bericht maken
Een nieuw e-mailbericht maken kan heel eenvoudig, door links bovenin het scherm op de knop Nieuw bericht te klikken. Standaard wordt het bericht namens uw Gmail-account verstuurd, maar bij Van is elk ander account te kiezen waarvan u hebt aangegeven dat u er vanuit Gmail berichten mee wilt versturen. Op die manier is het kinderlijk eenvoudig om vanuit Google Mail al uw accounts te beheren en namens een account e-mail te versturen of te beantwoorden. Alle berichten die u verstuurt, komen netjes onder het label Verzonden berichten te staan.
7. Gmail via IMAP
Voordat u berichten van uw Gmail-account zichtbaar kunt maken in een lokale e-mailclient, moet u deze mogelijkheid eenmalig activeren. U gaat naar Gmail en kiest Instellingen, tabblad Doorsturen en POP/IMAP en bij onderdeel IMAP-toegang kiest u voor IMAP inschakelen. Daarna klikt u bij Je e-mailclient configureren op de link Configuratie-instructies. Het instellen is een secuur klusje dat per e-mailclient verschilt. Gelukkig hebben de mensen van Google het voor een groot aantal e-mailclients netjes voor u uitgeschreven en is de boel snel te configureren, mits u zich exact aan de instructies houdt. Staat uw e-mailclient er niet tussen, kies dan Overig. Voor gevorderden is dit sowieso aan te bevelen, omdat alle instellingen dan netjes op een rijtje staan.
Voor het configureren van een aantal populaire e-mailclients is kant-en-klare uitleg te vinden.
8. Windows Live Mail
Als voorbeeld voor deze expertcursus nemen we Windows Live Mail. Die staat niet in het rijtje van Google genoemd, maar dat is niet erg, want het programma kan Gmail volledig automatisch configureren. WLM 2011 werkt alleen nog op Windows Vista en 7, maar de oude 2010-versie werkt nog wel op XP. We leggen van beide versies uit wat de stappen zijn.
Windows Live Mail 2010 op XP
Start Windows Live Mail 2010 op, kies in de menubalk voor Extra, Accounts en klik op Toevoegen. Ziet u geen menubalk? Druk dan eerst op de Alt-toets. Vervolgens geeft u het e-mailadres en wachtwoord op (van Gmail dus) en kiest u eventueel een schermnaam. Let op dat er geen vinkje staat bij Serverinstellingen voor e-mailaccount handmatig configureren. Zodra u op Volgende klikt, krijgt u de melding dat IMAP in Gmail ingeschakeld moet zijn. Geen probleem, dat hebben we daarnet al gedaan. Klik dus op Voltooien en daarna op Sluiten. Als afsluiting krijgt u een lijstje met berichtmappen te zien. Eventueel zijn individuele mappen te verbergen, maar voor nu is het beter ze allemaal zichtbaar te laten. Klik op OK en vanaf nu is uw Gmail-account gewoon lokaal vanuit Windows Live Mail te gebruiken.
Laat Windows Live Mail 2010 automatisch het Gmail-account configureren.
Windows Live Mail 2011 op Vista/7
Start Windows Live Mail 2011 op (of download hem eerst via de Microsoft-site) en kies in het Lint het tabblad Accounts / E-mail. Vervolgens geeft u het e-mailadres en wachtwoord op (van Gmail dus) en kiest u eventueel een schermnaam. Let op dat er geen vinkje staat bij Serverinstellingen voor e-mailaccount handmatig configureren. Zodra u op Volgende klikt, krijgt u de melding dat het account is toegevoegd. Klik nog op Voltooien en u bent klaar. De mappen met berichten worden nu gedownload. Eventueel zijn individuele mappen te verbergen (klik met rechts op uw Gmail-account en kies voor Mappen weergeven of verbergen, maar voor nu is het beter ze allemaal zichtbaar te laten.
Laat Windows Live Mail 2011 automatisch het Gmail-account configureren.
Heen en weer
Let op dat u het POP3- en IMAP-protocol niet door elkaar gebruikt. Dat is vooral van belang als u met meerdere computers werkt. Zorg dan dat alle e-mailclients hetzelfde geconfigureerd staan. Want zodra u berichten met POP3 ophaalt, zijn ze niet meer op de mailserver aanwezig en kunt u er met IMAP niet meer bij! Als u besluit Gmail als centrale e-mailbeheerder in te richten, is het sowieso verstandig om alleen nog via het Gmail-account alle post op te laten halen. Met andere woorden, uw overige e-mailaccounts haalt u dan weg uit alle lokale e-mailclients. Belangrijk, want alleen zo is te voorkomen dat u berichten straks twee keer of zelfs nog vaker ontvangt omdat u ze via meerdere 'wegen' binnenkrijgt.
9. Waar u ook bent
Met IMAP kijkt u rechtstreeks op de mailservers van uw Gmail-account. Belangrijk om te onthouden, is dat u er zonder internetverbinding dus niet bij kunt. Het grote voordeel van deze manier van werken is dat u, ongeacht waar u bent, altijd exact ziet welke nieuwe berichten er zijn en welke post u al gelezen hebt. Ook staan alle antwoorden netjes bij elkaar en niet lokaal verspreid over meerdere computers. Zo voorkomt u veel dubbel werk. Uiteraard mag u berichten ook naar lokale berichtmappen kopiëren, bijvoorbeeld om ze te archiveren. Verplaatst u ze, dan zijn ze uiteraard alleen nog lokaal te bekijken.
Overigens kan bijna elk e-mailaccount via dit handige protocol werken. Dus ook als u niet alle post centraal bij Gmail laat binnenkomen, kan nagenoeg elk e-mailaccount samen met het Gmail-account via IMAP in uw favoriete e-mailclient opgenomen worden en is uw post dus overal vandaan benaderbaar. Houd er wel rekening mee dat sommige e-mailclients uw verstuurde berichten alsnog lokaal opslaan, soms kunt u bij de account-instellingen kiezen tussen lokaal en online opslaan.
Als er geen internetverbinding is, is uw post (via het IMAP-protocol) onbereikbaar.
Gmail op een mobiel
Ook op uw mobieltje is Gmail prima te gebruiken. Het kan zijn dat er standaard al een e-mailclient voor Google Mail op het apparaatje aanwezig is. Zo niet, dan is het op te halen via Google Mobile. Omdat u rechtstreeks met de mailservers van Google werkt, maakt het niet uit vanaf welk apparaat u uw e-mail bekijkt en organiseert. Gmail zal overal en altijd hetzelfde resultaat geven. Uiteraard is de dienst ook altijd nog via een gewone browser te bereiken.
10. Contactpersonen
Bij het verzenden van e-mail is het natuurlijk wel zo handig als u ook de gegevens van al uw contactpersonen bij de hand hebt. Daarom is het wel zo slim om deze ook in Gmail op te slaan, zodra u besluit hier al uw e-mail binnen te laten komen. Dat kan door ze te importeren. Bepaal eerst waar op dit moment uw meest complete lijst van contactpersonen zich bevindt en exporteer deze vervolgens naar een csv-bestand. Staan uw contactpersonen echt verspreid over meerdere accounts? Geen probleem, maak dan voor elk account een csv-bestand. U importeert uw contacten vervolgens in Gmail, door links bovenin te klikken op Contactpersonen en daarna rechts bij Meer acties te kiezen voor Importeren. Wijs het csv-bestand aan en klik op Importeren.
Contactpersonen importeren kan via een csv-bestand.