Op deze website gebruiken we cookies om content en advertenties te personaliseren, om functies voor social media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. Ook delen we informatie over uw gebruik van onze site met onze partners voor social media, adverteren en analyse. Deze partners kunnen deze gegevens combineren met andere informatie die u aan ze heeft verstrekt of die ze hebben verzameld op basis van uw gebruik van hun services. Meer informatie.

Akkoord

In 5 stappen (bijna) papierloos door het leven

Door: Redactie Computer!Totaal Redactie | 27 mei 2013 11:18

How To

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. pagina 2

Ik kan me geen nuttelozer ruimteverbruik voorstellen dan een archiefkast vol oud papier. Zo staat er een in mijn thuiskantoor met een totaalgewicht van 88,3 kilo, en dat terwijl ik de meeste documenten nooit meer zal aanraken. Mijn doel was niet om me van elk stukje papier te ontdoen, maar ik wilde het in ieder geval beperken tot één enkele lade. Met deze 5 stappen kan jij het ook!

Dit is een vrij vertaald artikel van onze zustersite PCWorld.com, geschreven door Christopher Null (@christophernull). De mening van de auteur komt niet per definitie overeen met die van ComputerTotaal.nl.

1. Genadeloos sorteren

Het doornemen van bijna 100 kilogram papierwerk is een enorme taak die bijna twee volledige middagen in beslag nam. Als je een soortgelijke taak op je gaat nemen, is de eerste stap meteen het moeilijkste, maar ook het meest lonende onderdeel van het proces.

Ik zal een aantal dode-boomjuweeltjes opnoemen die tijdens mijn persoonlijke archeologische expeditie tevoorschijn kwamen:

- Ideeën voor verhalen die ik tien jaar geleden genoteerd heb.

- Schrijversovereenkomsten die ik in de jaren ’90 ondertekend heb.

- Pakket-verzendbewijzen van meer dan acht jaar geleden.

- Een geheimhoudingsverklaring om een Toshiba Libretto-laptop te reviewen (vervallen in juni 1991).

- Clips voor verhalen en uitgescheurde pagina’s voor stukken die ik in 1995 geschreven heb.

- Salarisstrookjes van banen van lang geleden.

- Eindeloze dossiers vol met afschriften van banken en beleggingsondernemingen.

- Een overvloed aan creditcardbonnetjes.

- Een roman die ik als tiener geschreven heb.

- De afwijzingsbrieven voor bovengenoemde roman.

- Kilo’s producthandleidingen, waaronder eentje voor een videorecorder die ik al jaren niet meer heb.

2. Meteen recyclen

Het verbaasde me hoeveel van dit spul volslagen rotzooi was. Bovendien waren veel van de “belangrijke” stukken – zoals bankafschriften en elektriciteitsrekeningen – tegenwoordig online beschikbaar, waardoor papieren kopieën (of zelfs scans) overbodig zijn. De meeste banken en financiële instellingen bewaren afschriften minimaal een jaar, en soms worden ze zelfs zeven jaar opgeslagen.

Ik wist dat ik alles wat ik tegenwoordig überhaupt nodig zou kunnen hebben op elk moment online zou kunnen opzoeken. En mocht ik iets nodig hebben, dan zou dat toch iets van binnen de afgelopen 12 maanden zijn, voor fiscale doeleinden. Kortom: Ik hoef dit spul niet op te slaan – en ik hoef het ook niet in te scannen voor het nageslacht.

Door verstandig te snoeien had ik na één enkele ronde nog maar 15 kilo papier over. Wat overbleef was papierwerk dat gescand kon worden, maar ik vroeg me af of het de moeite waard was. Zou ik ooit nog mijn belastingen van 2006 willen controleren? Of zou het voldoende zijn om het nog een jaar bewaren totdat de verplichte “zeven-jaren regel” verlopen is?

Ik had ook een groot aantal juridische documenten waarvan ik wist dat ik ze moest bewaren – met al hun officiële stempels, zegels, en handtekeningen – en die ik in het verleden weleens in tastbare vorm heb moeten laten zien. Maar dit alles hoeft niet een hele lade in beslag te nemen. Ik heb dergelijke documenten in een opbergdoos gedaan die veilig in de garage stof kan verzamelen, tenzij er een echte noodsituatie ontstaat.

Na een tweede ronde met de “overblijfselen” bleef ik met slechts vijf kilo papierwerk zitten. Dit waren voornamelijk medische dossiers, documenten die op een buitenmaat papier waren afgedrukt, wat financiële administratie die ik niet online kan inzien en documenten met betrekking tot onroerend goed en auto-aankopen (die vaak zwart op wit aan de volgende eigenaar worden doorgegeven).

Lees op de volgende pagina hoe je het archief digitaliseert, en dit ook echt digitaal houdt…

0 Reacties op: In 5 stappen (bijna) papierloos door het leven

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.