In 5 stappen (bijna) papierloos door het leven

© PXimport

In 5 stappen (bijna) papierloos door het leven

Geplaatst: 27 mei 2013 - 07:18

Aangepast: 16 november 2022 - 09:22

Redactie Computer!Totaal

Ik kan me geen nuttelozer ruimteverbruik voorstellen dan een archiefkast vol oud papier. Zo staat er een in mijn thuiskantoor met een totaalgewicht van 88,3 kilo, en dat terwijl ik de meeste documenten nooit meer zal aanraken. Mijn doel was niet om me van elk stukje papier te ontdoen, maar ik wilde het in ieder geval beperken tot één enkele lade. Met deze 5 stappen kan jij het ook!

Dit is een vrij vertaald artikel van onze zustersite PCWorld.com, geschreven door Christopher Null (@christophernull). De mening van de auteur komt niet per definitie overeen met die van ComputerTotaal.nl.

1. Genadeloos sorteren

Het doornemen van bijna 100 kilogram papierwerk is een enorme taak die bijna twee volledige middagen in beslag nam. Als je een soortgelijke taak op je gaat nemen, is de eerste stap meteen het moeilijkste, maar ook het meest lonende onderdeel van het proces.

Ik zal een aantal dode-boomjuweeltjes opnoemen die tijdens mijn persoonlijke archeologische expeditie tevoorschijn kwamen:

- Ideeën voor verhalen die ik tien jaar geleden genoteerd heb.

- Schrijversovereenkomsten die ik in de jaren ’90 ondertekend heb.

- Pakket-verzendbewijzen van meer dan acht jaar geleden.

- Een geheimhoudingsverklaring om een Toshiba Libretto-laptop te reviewen (vervallen in juni 1991).

- Clips voor verhalen en uitgescheurde pagina’s voor stukken die ik in 1995 geschreven heb.

- Salarisstrookjes van banen van lang geleden.

- Eindeloze dossiers vol met afschriften van banken en beleggingsondernemingen.

- Een overvloed aan creditcardbonnetjes.

- Een roman die ik als tiener geschreven heb.

- De afwijzingsbrieven voor bovengenoemde roman.

- Kilo’s producthandleidingen, waaronder eentje voor een videorecorder die ik al jaren niet meer heb.

2. Meteen recyclen

Het verbaasde me hoeveel van dit spul volslagen rotzooi was. Bovendien waren veel van de “belangrijke” stukken – zoals bankafschriften en elektriciteitsrekeningen – tegenwoordig online beschikbaar, waardoor papieren kopieën (of zelfs scans) overbodig zijn. De meeste banken en financiële instellingen bewaren afschriften minimaal een jaar, en soms worden ze zelfs zeven jaar opgeslagen.

Ik wist dat ik alles wat ik tegenwoordig überhaupt nodig zou kunnen hebben op elk moment online zou kunnen opzoeken. En mocht ik iets nodig hebben, dan zou dat toch iets van binnen de afgelopen 12 maanden zijn, voor fiscale doeleinden. Kortom: Ik hoef dit spul niet op te slaan – en ik hoef het ook niet in te scannen voor het nageslacht.

Door verstandig te snoeien had ik na één enkele ronde nog maar 15 kilo papier over. Wat overbleef was papierwerk dat gescand kon worden, maar ik vroeg me af of het de moeite waard was. Zou ik ooit nog mijn belastingen van 2006 willen controleren? Of zou het voldoende zijn om het nog een jaar bewaren totdat de verplichte “zeven-jaren regel” verlopen is?

Ik had ook een groot aantal juridische documenten waarvan ik wist dat ik ze moest bewaren – met al hun officiële stempels, zegels, en handtekeningen – en die ik in het verleden weleens in tastbare vorm heb moeten laten zien. Maar dit alles hoeft niet een hele lade in beslag te nemen. Ik heb dergelijke documenten in een opbergdoos gedaan die veilig in de garage stof kan verzamelen, tenzij er een echte noodsituatie ontstaat.

Na een tweede ronde met de “overblijfselen” bleef ik met slechts vijf kilo papierwerk zitten. Dit waren voornamelijk medische dossiers, documenten die op een buitenmaat papier waren afgedrukt, wat financiële administratie die ik niet online kan inzien en documenten met betrekking tot onroerend goed en auto-aankopen (die vaak zwart op wit aan de volgende eigenaar worden doorgegeven).

Lees op de volgende pagina hoe je het archief digitaliseert, en dit ook echt digitaal houdt…

3. Tijd om te scannen

Scannen was de volgende stap, en ik heb flink wat tijd besteed aan bedenken van een strategie. Documenten scannen naar PDF is de meest voor de hand liggende keuze (vooral in combinatie met OCR-software om te helpen met zoeken), maar wat dan? Veel mensen vinden het prettig om hun spullen in Evernote op te slaan, maar hoewel ik een grote Evernote-fan ben, dacht ik niet dat dit voor deze documenten een geweldige optie zou zijn.

Ten eerste was ik niet van plan om ze regelmatig te gebruiken – of eigenlijk helemaal nooit – en ik wilde geen rommel maken in Evernote (wat ik voor dagelijkse notities en taakbeheer gebruik). Mij leek het prima om PDF-bestanden in mappen op mijn harde schijf op te slaan, en bovendien zou ik dan niet de maandelijkse kosten hebben die online diensten met zich meebrengen.

Het scannen van documenten is niet echt een opwindende manier om je weekend door te brengen. Het is saai en onbevredigend, maar als je de stapel papierwerk langzaamaan kleiner ziet worden totdat er niks meer over is, is het toch zeker de moeite waard.

Ik besloot om documenten in stapels van aan elkaar verwante pagina’s in te scannen. Mijn Epson scant naar PDF en bundelt meerdere pagina’s in één enkel bestand, zodat ik een tiental verzekeringsfacturen tegelijk kon invoeren en één enkel bestand overhield in plaats van twaalf. Zodra er een scan was afgerond gaf ik het bestand een passende naam (‘Blue Shield-facturen 2012’), en zette ik het in een relevante map op mijn harde schijf. Zodra ik in het ritme kwam ging het best snel – binnen een paar uur was ik klaar met scannen.

Na het scannen had ik nog maar 2,5 kilogram papier over – een besparing van bijna 95 procent. Dat is niet letterlijk “papierloos”, maar het komt in de buurt.

4. Kom van je papierverslaving af

De volgende – en eenvoudigste – stap in het proces, is om papier dat via de post binnenkomt te gaan beperken. Log in op de website van je bank en nutsbedrijven, waar ze waarschijnlijk staan te springen om je aan te melden voor elektronische afschriften of facturering.

Elk bedrijf heeft een verschillend elektronisch facturerings- of betalingssysteem, wat het een beetje lastig maakt. Maar uiteindelijk geeft het je veel flexibiliteit omdat je je echt niet bij weer een andere aanbieder hoeft aan te melden om inkomende papieren afschriften en facturen te beperken. Zodra je eenmaal papierloos door het leven gaat, kun je er dus vrij eenvoudig voor zorgen dat er in de toekomst ook minder papier binnenkomt.

5. Diensten die je post scannen kunnen de hoeveelheid papier inperken

Maar hoe zit het dan met alle notitieblokken en post-its op je bureau? Je kunt die natuurlijk ook overboord gooien, maar dit is meer een kwestie van persoonlijke gedragsverandering dan een technische oplossing. Er is een overvloed aan notitie-apps voor telefoons, tablets en pc’s, en dit is waarin een super-doorzoekbare tool als Evernote uitblinkt. Microsoft’s OneNote is ook de moeite waard en Google Keep biedt eenvoud als je niet al teveel flair nodig hebt.

Er is een enorm gewicht van mijn schouders gevallen. Binnen een paar dagen was ik van bijna 100 kilo papier overgegaan naar zo’n 2 GB aan gescande documenten, plus een kleine stapel overgebleven documenten die gemakkelijk op te slaan was. Ik had ook de hoeveelheid binnenkomend papier geminimaliseerd door waar mogelijk op online accounts over te schakelen. Direct beschikbare scantools en een aantal handige web-diensten hebben het eenvoudig gemaakt om papierloos door het leven te gaan. Ga er in het weekend een paar middagen voor zitten, en al gauw zal je archiefkast net als die van mij op Marktplaats komen te staan.

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten