Zijn uw kerstkaarten klaar? Wilt u dit jaar echter geen gebruik maken van saaie handgeschreven enveloppen? U kunt adressen rechtstreeks afdrukken op uw enveloppen, u kunt zelf omslagen ontwerpen en printen, of etiketten afdrukken. We leggen u stap voor stap uit hoe u te werk gaat in Microsoft Word 2010.
Sjablonen gebruiken
Via Microsoft Word 2010 krijgt u rechtstreeks toegang tot honderden sjablonen die op Office.com staan. Tussen de sjablonen voor agenda’s, cadeaubonnen, kalenders en certificaten vindt u ook een heleboel kant-en-klare voorbeeldbestanden voor enveloppen. Ontzettend handig voor de feestdagen zijn de sjablonen voor geldenveloppen. Indien u niet tijdig het geschikte cadeau vindt, kunt u hierin een geldbriefje kwijt.
Kies Bestand / Nieuw en scrol onder Office.com-sjablonen naar beneden totdat u de categorie Enveloppen ziet staan. Dubbelklik erop. Wanneer u één keer op een sjabloon klikt, krijgt u in de rechterkolom een voorvertoning te zien. Kies één van de sjablonen en klik vervolgens in de rechterkolom op de knop Downloaden. Enkele seconden later wordt het sjabloon geopend in een nieuw bestand. U kunt eventueel de tekst of afbeelding wijzigen, het formaat aanpassen of andere achtergrondkleuren instellen. Bent u tevreden met het ontwerp? Kies dan Bestand / Afdrukken, wijzig eventueel het aantal exemplaren en klik op de Afdrukken-knop.
De sjablonen voor geldenveloppen op Office.com zijn erg mooi.
Adressen afdrukken op eigen enveloppen
Hebt u volledig zelf een kerstkaartje ontworpen en wilt u hetzelfde lettertype gebruiken op uw enveloppen? Of denkt u dat de postbode uw handschrift moeilijk kan ontcijferen? Het is in Microsoft Word 2010 een fluitje van een cent om de adressen rechtstreeks op uw eigen enveloppen af te drukken. Kies het tabblad Verzendlijsten en klik verder naar Enveloppen. In het dialoogvenster kunt u op het tabblad Enveloppen onder Geadresseerde het adres van uw ontvanger handmatig invoeren. Voer eventueel bij Afzender ook nog uw eigen adres in of vink Weglaten aan indien u geen afzender op de envelop wenst.
Klik vervolgens op de envelop onder Voorbeeld om het Envelopformaat te selecteren op het tabblad Envelopopties. Indien gewenst kunt u ook het lettertype van het adres van de geadresseerde en afzender wijzigen. Ook de letterkleur, lettergrootte enzovoorts kunt u volledig zelf kiezen. Standaard is de positie van de tekstvakken automatisch ingesteld, maar ook dit kunt u aanpassen door het aantal centimeters Vanaf links en Vanaf boven in te voeren. Op het tabblad Afdrukken kunt u de invoermethode van uw enveloppen instellen. Klik op OK wanneer u klaar bent met de instellingen. Plaats nu uw envelop in uw printer en kies Afdrukken. In een dialoogvenster krijgt u nog de vraag om de nieuwe afzender op te slaan als standaardadres. Wanneer u op de Ja-knop klikt, hoeft u de volgende keer uw eigen adres niet meer opnieuw in te voeren.
Deze manier van werken is handig indien u niet over een database met adressen beschikt en slechts enkele enveloppen nodig hebt.
Tip: Wilt u niet rechtstreeks op de enveloppen printen, maar gebruikt u liever etiketten? Ook dat is een mogelijkheid. In het artikel Etiketten maken in Word leest u hoe u etiketten kunt afdrukken.
U bepaalt volledig zelf waar de adressen moeten staan op de envelop.
Adressen printen uit Excel
Hebt u een Excel-bestand of andere database waarin uw belangrijkste adressen staan? Dan kunt u daaruit gegevens plukken om uw adressen af te drukken op enveloppen of etiketten. Kies op het tabblad Verzendlijsten voor Afdruk samenvoegen starten / Enveloppen. Selecteer uw envelopformaat, lettertype en positie op het tabblad Envelopopties en geef aan welke invoermethode u wenst te gebruiken op het tabblad Afdrukken. Bevestig uw instellingen met OK. Kies vervolgens op het tabblad Verzendlijsten voor Adressen selecteren / Bestaande lijst gebruiken. Navigeer naar de juiste bestandslocatie en selecteer het Excel-bestand dat u wilt gebruiken. Kies Openen, geef aan welk blad gebruikt moet worden en bevestig met OK. U krijgt via de knop Adreslijst bewerken een lijst te zien met al uw contactpersonen. Standaard staan alle adressen aangevinkt, maar u kunt uiteraard volledig zelf instellen welke adressen u op uw enveloppen wenst af te drukken. Vink de adressen aan en gebruik eventueel de knop Geadresseerde zoeken om een bepaalde contactpersoon in de lijst op te sporen. Klik op OK wanneer u alle contactpersonen aangevinkt hebt. Plaats uw cursor nu op de locatie van het adresblok van de geadresseerde. Klik vervolgens op de knop Samenvoegvelden invoegen en selecteer de databasevelden die u wenst te gebruiken, bijvoorbeeld Naam voor lijn 1, Straat en Huisnummer voor lijn 2 enzovoorts. Bevestig telkens met de knop Invoegen totdat u de gewenste opmaak bereikt heb. Spatiëring en interlinies kunt u eenvoudig aanbrengen met de spatiebalk en Enter-toets. Gebruik eventueel de knop Voorbeeld van het resultaat voor een voorvertoning over de uiteindelijke opmaak. Kies daarna Voltooien en samenvoegen / Afzonderlijke documenten bewerken. Enkele seconden later krijgt u de enveloppen in beeld te zien. Indien gewenst kunt u hier en daar nog wat aanpassingen maken. Leg vervolgens uw enveloppen in de printer en kies Bestand / Afdrukken / Afdrukken om te starten met printen.
U beslist welke velden uit Excel u gebruikt voor de opmaak van uw enveloppen.
Adressen printen uit Outlook
Gebruikt u het adresboek van Outlook? Dan is het een fluitje van een cent om in een handomdraai een heleboel adressen op enveloppen te printen. Kies op het tabblad Verzendlijsten voor Afdruk samenvoegen starten / Enveloppen. Stel zoals in de vorige stap de envelopopties en invoermethode in en bevestig met OK. Indien u eerder een standaardadres voor de afzender hebt ingevoerd, krijgt u dit nu in beeld te zien. Kies vervolgens op het tabblad Verzendlijsten voor Adressen selecteren / Selecteren uit Outlook-contactpersonen. Klik op OK om de profielnaam Outlook te bevestigen. Indien u meerdere mappen met contactpersonen in Outlook hebt, kunt u nu kiezen welke map u wenst te gebruiken. Bevestig uw keuze opnieuw met de OK-knop. U krijgt u een lijst te zien met al uw contactpersonen. Net zoals in de vorige stap kunt u nu aanvinken welke adressen u wenst te gebruiken. Bevestig met OK. Klik vervolgens op de knop Adresblok bovenaan in het lint en geef de notatie van de geadresseerde aan. Klik op OK en vervolgens op Voltooien en samenvoegen / Afzonderlijke documenten bewerken. Enkele seconden later krijgt u de enveloppen in beeld te zien. Indien gewenst kunt u hier en daar nog wat aanpassingen maken. Leg vervolgens uw enveloppen in de printer en kies Bestand / Afdrukken / Afdrukken om te starten met printen.
U hoeft enkel de contactpersonen uit uw Outlook-adresboek aan te vinken.