© PXimport

Office 2010 tweaken

Geplaatst: 17 april 2012 - 08:29

Aangepast: 16 november 2022 - 09:23

Dennis Gandasoebrata

Brieven typen, administratie bijhouden, presentaties maken: Microsoft Office behoort tot de populairste programma's voor uw computer. U kunt de basis ervan dus maar beter goed voor elkaar hebben. We geven een selectie van de beste basistweaks voor Word, Excel en PowerPoint.

Tweaks voor Word

1. Wie wat bewaart...

Zijn er specifieke onderdelen in Word die u vaak opnieuw gebruikt binnen andere documenten (bijvoorbeeld een titel of tabel)? U kunt zelfgemaakte onderdelen opslaan en ze eenvoudig hergebruiken. In Word maakt u eerst het item dat u wilt hergebruiken, bijvoorbeeld de titel. Kies Invoegen / Koptekst en vervolgens Leeg. Nu maakt u de titel en u past deze naar eigen smaak aan. Tevreden? Kies Invoegen / Koptekst en vervolgens Selectie opslaan in galerie Kopteksten. Voorzie de creatie van een beschrijvende naam en klik op OK. U kunt het onderdeel vervolgens gebruiken in andere documenten. Ga naar Invoegen / Koptekst. In de galerie vindt u uw item in de sectie Algemeen.

© PXimport

Hergebruik uw eigen documentonderdelen.

2. Snel leesbaar maken

Hebt u een Word-document met een lelijke opmaak, dan kunt u de functie AutoOpmaak van Word gebruiken om snel een opmaak toe te passen. Het resultaat is een leesbaar document. Zorg ervoor dat deze handige functie binnen handbereik is. Gebruik de werkbalk Snel starten (waarover u elders in dit artikel meer leest) om AutoOpmaak toegankelijk te maken. Klik op de pijl naast de werkbalk Snel starten en kies Meer opdrachten. In het geopende venster zoekt u in de lijst links naar AutoOpmaak. Selecteer de optie en klik op de knop Toevoegen. Klik daarna op OK. De opdracht is voortaan beschikbaar via de werkbalk Snel starten.

3. Waarschuwing voor verzenden

Herkent u dit? U verstuurt een document, en komt erachter dat het nog opmerkingen en revisies uit Word 2010 bevat. Voorkom dat u per ongeluk Word-bestanden met opmerkingen verstuurt. Word kan een waarschuwing tonen, maar deze moet u zelf instellen. Kies Bestand / Opties en Vertrouwenscentrum en klik op Instellingen voor het Vertrouwenscentrum. Kies nu Privacyopties. Vervolgens plaatst u een vinkje bij de optie Waarschuwen voor het afdrukken, opslaan of verzenden van een bestand dat bijgehouden wijzigingen of opmerkingen bevat. Klik op OK. De kans is een stuk kleiner dat u per ongeluk een Word-document met revisies verstuurt.

© PXimport

Voorkom dat u gevoelige informatie doorstuurt.

4. Extra lettertypen

Uitgekeken op de standaardlettertypen van programma's zoals Word en PowerPoint? Voeg nieuwe lettertypen toe. Office maakt gebruik van de standaardmap met lettertypen, die door Windows wordt onderhouden. Selecteer Start / Configuratiescherm / Vormgeving en persoonlijke instellingen. Kies voor Lettertypen. Vervolgens kunt u nieuwe lettertypen aan deze map toevoegen. Veel lettertypen vindt u bijvoorbeeld via dafont.com. Als u een lettertype hebt gedownload, versleept u het naar het venster Lettertypen. Laat het hierboven los. Het lettertype wordt geïnstalleerd. Na installatie start u het programma (zoals Word) opnieuw. Het lettertype is beschikbaar.

5. Tekstalinea's verplaatsen

Hebt u een groot Word-document en wilt u de indeling ervan op de schop nemen? Open het navigatievenster (kies Beeld en plaats een vinkje bij Navigatievenster in de sectie Weergeven). Een overzicht van de documentstructuur verschijnt. Vervolgens kunt u de sectie die u wilt verplaatsen, selecteren en naar de nieuwe locatie in de structuur verslepen. De indeling van het document wordt direct gewijzigd.

© PXimport

Handig: in één keer de documentstructuur zien.

6. Schermafbeelding gebruiken

Snel een afbeelding van het scherm (bijvoorbeeld van een website of een app) opnemen in uw Word 2010-document? Kies de tab Invoegen en klik op Schermafbeelding. Klik op Schermopname. Het programma wordt tijdelijk geminimaliseerd, zodat u de schermafbeelding kunt maken. Vervolgens wordt de afbeelding direct in het document opgenomen. De tip werkt ook binnen PowerPoint 2010.

7. Snelle toegang

Kent u de werkbalk Snelle toegang al? Deze vindt u linksboven in het browservenster, boven de tab Bestand. Standaard kunt u via de werkbalk snel bestanden opslaan en aanpassingen ongedaan maken. Interessanter is echter dat u Snelle toegang kunt aanpassen. Klik op het pijltje rechts in de werkbalk. Kies Meer opdrachten. Vervolgens kunt u de indeling en functies van de werkbalk bepalen. Ook de locatie kunt u aanpassen. Niet tevreden met de positie? Kies in hetzelfde venster voor De werkbalk Snelle toegang onder het lint weergeven.

© PXimport

Pas de werkbalk Snelle toegang snel aan.

8. Afbeelding plaatsen

Zodra u een afbeelding in een Word-document plaatst, wordt de tekst automatisch op dezelfde regel geplaatst. Wilt u dat de tekst eromheen komt te liggen of achter het vak achter de lopende tekst verschijnt, dan wordt u telkens gedwongen de positionering te corrigeren. Gelukkig hoeft dit niet. Ga naar Bestand / Opties / Kies Geavanceerd. In de sectie Knippen, kopiëren en plakken kiest u hoe afbeeldingen moeten worden ingevoegd. Kies daarbij tussen In tekstregel, Om kader, Contour, Achter tekst, Voor tekst, Transparant en Boven en onder. Klik op OK om het venster te sluiten.

© PXimport

U kunt aangeven hoe afbeeldingen standaard moeten worden geplaatst.

9. Snel gevuld

Maakt u een document op en wilt u het snel voorzien van tekst om te controleren hoe de uiteindelijke lay-out is? Met een truc kunt u Word snel een tekst laten vullen binnen een document. Typ daarvoor het volgende: =rand(N1,N2) gevolgd door een druk op Enter. Vervang hierbij N1 door de hoeveelheid alinea's en N2 door de hoeveelheid zinnen. Wilt u dus 5 alinea's bestaande uit 2 zinnen, dan typt u =rand(5,2) [Enter]. Eenvoudig!

10. Word-problemen oplossen

Tijdens de start van Word worden verschillende onderdelen geladen. Soms gaat er iets fout, bijvoorbeeld bij het laden van het Word-sjabloon of een registerinstelling. Net als Windows kent Word ook een veilige modus. Hierbij wordt het programma zo schoon mogelijk opgestart, zonder overbodige poespas. Dat stelt u in staat om eventuele fouten te achterhalen. Open het menu Start en typ Winword.exe /a. Klik op OK. Word wordt nu gestart in de veilige modus.

11. Direct openen met document

Wist u dat u Word kunt starten met een geopend document? Dat is handig als u bijvoorbeeld vaak hetzelfde documentsjabloon als uitgangspunt neemt. Maak een nieuwe snelkoppeling. Klik met de rechtermuisknop op het bureaublad en kies Nieuw /Snelkoppeling. Typ Winword pad\bestandsnaam, bijvoorbeeld Winword.exe D:\Docs\Formulier.doc. Let op waar Word is geïnstalleerd. Een geldige opdracht is bijvoorbeeld: "C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Winword.exe" C:\bestandsnaam1.doc c:\bestandsnaam2.doc.

© PXimport

U kunt Word direct starten met een geopend document.

12. Losse afbeeldingen

U herkent het wellicht: u gebruikt een afbeelding in uw document maar komt erachter dat u de achtergrond liever wilt verwijderen, zodat de afbeelding 'los' op het papier terechtkomt. Voorheen had u hier een extern programma voor nodig, maar met Word 2010 is dat veranderd. Kies de afbeelding die u wilt gebruiken en plak of sleep deze in uw Word-document. Vervolgens selecteert u de afbeelding en klikt u op de tab Opmaak. Klik daarna op de knop Achtergrond verwijderen. U kunt vervolgens aangeven of de gemarkeerde gebieden moeten worden behouden of juist verwijderd. Bevestig alles met een klik op Wijzigingen behouden.

13. Instellingen behouden

Stel, u hebt meerdere computers of u wilt Office 2010 opnieuw installeren. Uw met zorg samengestelde lint gaat dan verloren. Of niet? Met de functie Importeren en exporteren kunt u de instellingen voor het lint veiligstellen en in uw nieuwe installatie (of op een andere computer waarop u Office 2010 ook gebruikt) importeren. Dit bespaart aardig wat tijd. U vindt de functie in het venster Opties voor Word. Kies hier Lint aanpassen. Bij Aanpassingen kiest u voor Importeren en exporteren. Selecteer daarna Alle aanpassingen exporteren. Op de andere computer of na de nieuwe installatie van Office 2010 kiest u in dit venster bij Aanpassingen voor Aanpassingsbestand importeren. Uw eigen instellingen zijn weer beschikbaar

© PXimport

Bespaar tijd door gebruikersinstellingen te exporteren.

Tweaks voor PowerPoint

14. Niet te veel ruimte

Hoe meer afbeeldingen u in een PowerPoint-presentatie opneemt, hoe groter het uiteindelijke bestand wordt. U kunt zelf bepalen of afbeeldingen in de presentatie worden gecomprimeerd, zodat ze minder ruimte in beslag nemen. Kies Bestand / Opties en klik vervolgens op Geavanceerd. In de sectie Grootte van afbeelding en kwaliteit, plaatst u een vinkje bij Afbeeldingen in bestand niet comprimeren. Daarnaast kunt u de hoogte van de dpi (aantal dots per inch) bepalen, bij de optie Standaarddoeluitvoer instellen op. Kies hier tussen 220, 150 en 96 dpi.

15. Even op zwart

Geeft u een presentatie, en begint een discussie? Soms is het handig om het presentatiescherm tijdelijk leeg te maken, zodat de aandacht niet wordt afgeleid. Druk op de Z-toets (met de Z van zwart). Het scherm wordt tijdelijk zwart gemaakt. Gebruikt u de Engelse versie, dan drukt u op de B-toets (met de B van black).

16. PowerPoint uitzenden

Hebt u een presentatie gemaakt die u met de buitenwereld wilt delen? Met de functie PowerPoint uitzenden kunt u via internet uw presentatie geven aan toeschouwers. Maak uw presentatie en kies hierna in PowerPoint 2010 voor Bestand / Opslaan en verzenden / Diavoorstelling uitzenden. Er wordt nu een wizard geopend, die u kunt doorlopen. In het laatste venster verschijnt een uniek webadres. Dit kunt u aan het publiek geven. Klik tot slot op Diavoorstelling starten. U kunt de presentatie beginnen; de andere personen zien de diavoorstelling in hun browser.

© PXimport

U kunt uw presentatie ook uitzenden.

17. Videootje maken

Naast het uitzenden van een PowerPoint-presentatie, kunt u een video van uw presentatie maken. De video kunt u vervolgens met anderen delen. Voordeel van deze aanpak is dat de ontvangers van uw presentatie de video in hun mediaspeler kunnen afspelen en niet hoeven te beschikken over PowerPoint. Kies Bestand / Opslaan en verzenden en vervolgens Een video maken. PowerPoint vraagt welke kwaliteit de video moet hebben. Kies hierbij tussen Computer- en HD-beeldschermen (als u de beste kwaliteit nastreeft), Internet en dvd (voor een resolutie van 640 x 480 pixels) en Draagbare apparaten (voor een resolutie van 320 x 240 pixels). In het vak eronder kunt u tijdsinstellingen opgeven, al is dit niet noodzakelijk. Tevreden? Klik op Video maken.

18. YouTube in PowerPoint

Wist u dat u YouTube-video's kunt gebruiken in uw PowerPoint-presentatie? Open de dia van de presentatie waarin u de video wilt opnemen en kies Invoegen. Vervolgens kiest u voor Video en daarna voor Video van website. Hierna opent u YouTube en de video die u wilt opnemen. Zoek naar de 'embed'-code. Selecteer deze in zijn geheel en kopieer hem. Keer terug naar PowerPoint en plak de code in het vak. Bevestig via Invoegen. De video maakt nu deel uit van uw presentatie. Lukt het invoegen niet? Kies in YouTube voor Oude invoegcode gebruiken.

© PXimport

YouTube-video's invoegen in uw presentatie.

19. Het Lint aanpassen

Het Lint is op zich al handig, maar komt nóg beter van pas als u de indeling ervan aanpast aan uw eigen smaak. Bepaal zelf waar de gewenste knoppen komen. Kies Bestand / Opties. Vervolgens klikt u op Lint aanpassen (links in het venster). In het linkermenu vindt u de beschikbare opties, terwijl u rechts kunt schakelen tussen de beschikbare Linten. Kies in dit menu het Lint dat u wilt aanpassen. Kies in het linkermenu de optie die u wilt toevoegen en klik op Toevoegen. U kunt een bestaand item ook verwijderen uit het Lint. Kies het betreffende item en klik op Verwijderen. Interessant is ook de mogelijkheid om een nieuw tabblad of nieuwe groep te maken. Zo kunt u bijvoorbeeld uw veelgebruikte opties in een aparte groep of op een aparte tab onderbrengen.

20. Uw eigen statusbalk

De statusbalk in Office geeft waardevolle informatie weer. U hoeft echter geen genoegen te nemen met de standaard-statusbalk, maar kunt de informatie erop ook aanpassen. Klik met de rechtermuisknop op de statusbalk, zodat het menu Statusbalk aanpassen verschijnt. Kies welke onderdelen op de balk moeten verschijnen, en verwijder de vinkjes bij de items die u niet meer nodig hebt.

© PXimport

Pas de statusbalk aan.

Tweaks voor Excel

21. Alles in één keer

Werkt u in Excel met meerdere tabbladen, dan kunt u ervoor zorgen dat de opmaak van het geselecteerde sheet op alle sheets wordt toegepast. Dat bespaart u aardig wat tijd. Klik met de rechtermuisknop op een van de tabbladen. Kies voor Alle bladen selecteren. Mogelijk wilt u niet alle sheets selecteren, maar slechts een gedeelte van alle sheets. Ook dat is mogelijk. Klik op de sheets die u wilt selecteren, terwijl u de Ctrl-toets houdt ingedrukt. Vervolgens zijn de sheets geselecteerd. Wijzigingen worden op alle werkbladen toegepast.

22. Online opslaan

Werkt u vaak met een usb-stick om documenten te delen of stuurt u een e-mail naar uzelf om bijvoorbeeld thuis nog door te werken aan een document? Dat is niet nodig met SkyDrive. U kunt SkyDrive zien als uw online harde schijf. Vanaf elke computer met internettoegang kunt u bij uw documenten. U slaat eenvoudig documenten vanuit Word, Excel of PowerPoint op naar SkyDrive. Kies Bestand / Opslaan en verzenden / Opslaan op web. Vervolgens meldt u zich aan met uw Windows Live ID. De mappen van SkyDrive worden geladen. Kies in welke SkyDrive-map u het document wilt opslaan. Het document is vervolgens ook toegankelijk via SkyDrive en kan ook in uw browser worden bekeken.

© PXimport

U kunt Office-documenten online opslaan.

23. In een keer afdrukken

Wilt u meerdere Office-documenten afdrukken, dan hoeft u hiervoor Office niet te openen. Open Windows Verkenner en selecteer de documenten die u wilt afdrukken. Gebruik de Ctrl-toets als u meerdere individuele documenten wilt selecteren. Klik hierna met de rechtermuisknop op de selectie en kies Afdrukken. De documenten worden direct afgedrukt.

24. Niet opgeslagen

Per ongeluk een document niet opgeslagen in Office 2010, en u komt daar pas later achter? In principe hoeft u zich nog geen zorgen te maken. Office maakt gebruik van een krachtige herstelfunctie, waarmee de kans bestaat dat u het bestand nog kunt terughalen. Kies voor Bestand /Recent en selecteer de optie Niet-opgeslagen documenten herstellen. Er wordt nu een nieuw venster geopend. Kies hier het bestand dat u wilt terughalen. Succes is niet verzekerd, maar u maakt een aardige kans dat u uw document kunt herstellen.

© PXimport

In Office 2010 kunt u niet-opgeslagen documenten herstellen.

25. Snel verbergen

Werkt u in een Excel-document en wilt u bepaalde informatie verbergen (bijvoorbeeld omdat u het werkblad wilt afdrukken)? Selecteer de kolommen die u niet wilt afdrukken. Klik met de rechtermuisknop op het kolomhoofd en kies Verbergen. U kunt meerdere kolommen selecteren door de Ctrl-toets ingedrukt te houden. Wilt u de informatie later weer zien, dan selecteert u het volledige werkblad en klikt u met rechts op een kolomhoofd. Kies vervolgens voor Zichtbaar maken.

26. Geheime formule

Als u een formule in Excel gebruikt, is deze standaard te zien voor alle gebruikers. U kunt formules echter ook onzichtbaar maken. Druk op F5, zodat het venster Ga naar verschijnt. Klik nu op Speciaal en kies Formules. Plaats vinkjes naast Getallen, Tekst, Logische waarden, en Fouten. Bevestig met een klik op OK. Kies nu voor de tab Start en klik op Opmaak (in de sectie Cellen). Kies Cellen opmaken. Kies daarna de tab Beveiliging en plaats een vinkje bij Verborgen. Plaats ook een vinkje bij Geblokkeerd. U kunt de cellen zonder formules als volgt vrijgeven. Open het venster Ga naar en klik op Speciaal. Kies vervolgens Constanten. Alle vier de onderliggende opties moeten zijn aangevinkt. Klik op OK. Kies nu voor de tab Start, klik op Opmaak (in de sectie Cellen) en kies Cellen opmaken. Kies de tab Beveiliging en haal het vinkje weg bij de optie Geblokkeerd. Nu kunt u het werkblad beveiligen. Op de tab Start kiest u Opmaak / Blad beveiligen. De formules zijn nu onzichtbaar. Handig als u niet wilt dat anderen deze bekijken of als u simpelweg een opgeruimd Excel-document wilt.

27. Datum invoegen

U kunt in Excel eenvoudig een datum invoegen. Typ in een cel de formule =TODAY(). De datum wordt nu ingevoegd. Wilt u ook de tijd meenemen? Typ =NOW(). Handig aan de fomules is dat ze automatisch worden bijgewerkt op basis van de systeemtijd. Wilt u echter niet dat de systeemtijd, maar de aanmaaktijd wordt gebruikt? Gebruik dan de toetsencombinatie Ctrl+Shift+; (puntkomma). De huidige tijd wordt ingevuld, en deze inhoud blijft hetzelfde, ook als u het document op een later tijdstip opent.

© PXimport

U kunt in Excel eenvoudig een datum invoegen.

28. Tab-toets in Excel

Als u een Excel-sheet hebt met invoercellen, kunt u slim gebruikmaken van de Tab-toets om van cel naar cel te springen. U wilt dan uiteraard de cellen die niet hoeven worden ingevuld, overslaan tijdens het drukken op Tab. Open het werkblad waarvoor u de Tab-toets wilt gebruiken. Selecteer vervolgens alle invoercellen. Als deze zich niet naast elkaar bevinden, kunt u uiteraard de Ctrl-toets gebruiken om de individuele cellen te selecteren. Klik op een van de cellen met de rechtermuisknop en kies Celeigenschappen. Kies de tab Beveiliging en haal het vinkje weg naast Geblokkeerd. Klik op OK. Kies hierna voor de tab Controleren en klik op Werkmap beveiligen.

29. Nette Excel

Als u binnen Excel werkt met formules, en Excel kan een bepaalde formule niet berekenen, wordt een foutmelding in de cel getoond. Goed voorbeeld hiervan is als er door 0 wordt gedeeld. Uiteraard is dat niet mogelijk, maar wellicht zijn de gegevens nog niet compleet en wordt de melding getoond omdat u de cel nog niet hebt opgegeven. Laat Excel in dat geval een nettere waarde tonen dan #WAARDE. Typ de formule =IF(ISERROR(A2/B2),Controleren, A2/B2). Hiermee zorgt u ervoor dat de melding 'Controleren' wordt getoond als er door 0 wordt gedeeld. In de andere gevallen wordt de uitkomst netjes getoond. Deze formule beperkt zich overigens niet tot deelfouten, u kunt hem ook toepassen op andere formulefouten. De formule heeft dan de volgende structuur: =IF(ISERROR(bronformule),"",bronformule).

© PXimport

Excel kan ook 'nette' waarden tonen.

30. Snel selecteren

Wilt u het volledige werkblad selecteren met Ctrl+A? U zult merken dat alleen de huidige regio wordt geselecteerd. Om alsnog het volledige werkblad te selecteren, drukt u nogmaals op Ctrl+A, zodat het volledige bereik alsnog wordt geselecteerd. U bent overigens niet afhankelijk van de genoemde toetsencombinatie. Als u op het knopje met het pijltje (linksboven in het werkblad) klikt, wordt het volledige werkblad ook geselecteerd.

31. Miniwerkbalk uitschakelen

Telkens als u een tekstdeel in Excel selecteert, verschijnt er een miniwerkbalk met opties. Daarmee kunt u onder andere het lettertype aanpassen en de tekstindeling veranderen. Als u geen behoefte aan deze balk hebt, kunt u hem uitschakelen. Kies Bestand / Opties. In de sectie Algemeen haalt u het vinkje weg bij Miniwerkbalk weergeven bij selectie. Klik ten slotte op OK. De balk zal u voortaan niet meer lastigvallen.

© PXimport

De miniwerkbalk uitschakelen.

32. Van kolom naar rij

Als u een Excel-sheet hebt gemaakt die bestaat uit kolommen, komt u mogelijk tot de conclusie dat u liever rijen gebruikt. U kunt er op dat moment natuurlijk voor kiezen om de gegevens uit alle kolommen te kopiëren en ze in een weergave met rijen te plakken. Snel is echter anders en gelukkig is er een eenvoudigere manier. Selecteer een kolom en kopieer hem. Open vervolgens het blad waar u de kolom wilt opnemen als een rij. Als u nu kiest voor Transponeren, verschijnt de kolom als een rij.

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten