Office Web Apps gebruiken
Hotmail wordt steeds verder uitgebreid tot een alles-in-één online tool. Zo kunt u met SkyDrive online uw bestanden opslaan en kan ook Messenger vanuit de online omgeving worden gebruikt. Ook van Office is er een online variant. Word-, PowerPoint-, OneNote- en Excel-documenten kunnen online worden gemaakt, bewerkt, opgeslagen en gedeeld.
1. Account maken en documenten uploaden
Hebt u nog geen Hotmail-account of wilt u een nieuw account aanmaken, ga dan naar Hotmail en klik op de knop Registreren. Vul uw gegevens in en klik op Ik ga akkoord. U komt na de registratie of het inloggen direct op de homepagina van uw account terecht. Voor het online opslaan van documenten wordt Microsoft SkyDrive gebruikt. De dienst biedt een opslagruimte van 25 GB. Voor u documenten gaat uploaden, raden we aan eerst via SkyDrive de gewenste mappenstructuur aan te maken. Ga linksboven naar Windows Live en klik op SkyDrive. Klik op Nieuw / Map, geef een naam en klik op de knop Map maken. Eventueel kunt u binnen de map meer submappen maken. Voor het uploaden van documenten gaat u naar de gewenste map toe en klikt u op Bestanden toevoegen. Sleep de bestanden naar het venster. Zijn de documenten klaar met laden, dan klikt u op Doorgaan. Vervolgens ziet u de lijst met documenten die u zojuist hebt verstuurd.
Uploaden doet u door de gewenste bestanden naar het vakje in uw browser te slepen.
2. Documenten bewerken en delen
Om het document online te bewerken, gaat u met de cursor op een document staan en kiest u Bewerken in browser. Afhankelijk van het soort document opent de Web App van Word, OneNote, Excel of PowerPoint. Dit is een online versie van Office die nagenoeg hetzelfde oogt als het programma dat op uw pc geïnstalleerd is, maar dan iets beperkter. Documenten kunnen worden bewerkt en via Bestand / Opslaan worden opgeslagen. Functies op het gebied van stijlen, lettertypen en markeringen ontbreken niet, zelfs de spellingscontrole is aanwezig. Is een document klaar, dan slaat u deze op en klikt u op Bestand / Sluiten. Het delen van documenten is alleen mogelijk via mappen of als deze in de root van uw SkyDrive staan. Een aparte map voor het delen is het beste. Delen gaat als volgt: ga met de cursor op de map staan die u wilt delen en klik op Delen / Machtigingen aanpassen. Met de schuifknop kunt u de machtigingen aanpassen. Klik op de knop Opslaan om de wijziging toe te passen.
De online versie van Office is beperkter, maar oogt hetzelfde als de versie op uw computer.
3. Documenten maken, verplaatsen en lokaal opslaan
Naast documenten uploaden, kunt u online ook nieuwe documenten maken. Klik op Office / Nieuw. Selecteer het type document dat u wilt maken, geef deze een naam en klik op Opslaan. De bijbehorende Web App wordt gestart en u kunt direct aan de slag met het nieuwe document. Wilt u een document verplaatsen (bijvoorbeeld omdat u dit wilt delen), ga dan met de muiscursor op het document staan en kies Meer / Verplaatsen. Klik op de map waar het document naartoe moet en klik op Document naar verplaatsen. Het is buitengewoon praktisch om bestanden online op te slaan (u kunt er immers altijd bij), maar in de gebruikersovereenkomst van Microsoft staat wel duidelijk dat bij annulering of opschorting u geen aanspraak op uw gegevens kunt maken. Maak dus regelmatig een kopie op uw lokale computer. Een hele map opslaan, doet u door met de muiscursor op een map te gaan staan en te klikken op Meer / Downloaden als ZIP-bestand.
Online biedt diverse voordelen, maar er bestaat altijd het risico dat de dienst wordt opgeschort. Maak dus regelmatig een lokale kopie van uw documenten.