Agenda's op smartphones werken meestal naar behoren en het synchroniseren van gegevens met Outlook levert zelden problemen op. Toch is het soms handig om uw afspraken ook via een internetbrowser in te kunnen zien. We zetten de beste online agenda's met telefoonondersteuning voor u op een rij.
1. Online agenda's
Er zijn weleens momenten waarop u uw telefoon of uw papieren agenda even niet bij de hand hebt. In zulke gevallen is het handig als u uw afspraken ook via de browser van uw computer na kunt kijken. We hebben drie populaire online agenda's onder de loep genomen, waarvan de makers beloven dat ze goed samenwerken met smartphones: Google Agenda, Windows Live Calendar en 30 Boxes. Dit drietal behoort tot de meest populaire online agenda's die op internet zijn te vinden, en in dit artikel leggen we uit hoe ze precies werken.
2. Google Agenda
Google Agenda staat in Engelstalige landen bekend als Google Calendar. Vergist u zich dus niet wanneer u meer informatie zoekt over de werking ervan. Agenda is één van de vele gratis te gebruiken producten van Google. Als u al een Gmail-account hebt, is registratie niet meer nodig. De agenda is een nauw met Gmail verweven applicatie, die altijd kan worden geraadpleegd. Ga naar de link of klik in de menubalk van uw Gmail-scherm op Agenda. Er verschijnt nu een scherm met de actuele kalender. Als u op een leeg gedeelte van een dag klikt, verschijnt er een pop-up met een in te vullen menuscherm voor een afspraak of taak. Hierin vult u de titel van uw afspraak of taak in, het bijbehorende tijdstip en nog enkele andere specificaties. Een handige optie is het instellen van een herinnering. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een e-mail of pop-up, die u een paar dagen of enkele uren voor de afspraak krijgt te zien.
Log in met uw Google-account of maak eerst een account aan.
3. Synchroniseren
Veel mensen gebruiken de eenvoudige, maar complete Outlook-software van Microsoft Office voor hun dagelijks agendaheer. De gegevens in Google Agenda kunnen automatisch worden geëxporteerd naar uw Office-agenda, en andersom gaat het net zo gemakkelijk. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar dat is het allerminst. Sommige websites vereisen handmatige synchronisatie, bijvoorbeeld doordat de agenda in een aparte extensie moet worden opgeslagen. Voor Google Agenda downloadt u het programma Google Calendar Sync. Sluit Outlook eerst volledig af, sla vervolgens het uit te voeren bestand op (op uw harde schijf) en rond de eenvoudige installatieprocedure af. Als u Outlook weer opstart, verschijnt er een inlogscherm dat om uw Gmail-gegevens vraagt. Daaronder geeft u aan of u twee-wegsynchronisatie wilt hebben, waarbij automatisch de gegevens tussen Outlook en Google Agenda worden uitgewisseld, of dat u voor 'eenrichtingverkeer' kiest. Vul vervolgens in met welke tussenpozen er moet worden gesynchroniseerd. Standaard staat hier 120 minuten ingevuld. Sluit af met een klik op Save, waarna de synchronisatie direct plaatsvindt. Het resultaat in beide agenda's ziet u direct op uw scherm.
Het automatisch uitwisselen van gegevens tussen de agenda's is kinderspel!
4. Agenda's delen
Uw (zakelijke) agenda kan met een paar keer klikken worden gedeeld met vrienden, familie en collega's. Om dit voor elkaar te krijgen, klikt u onder Mijn agenda's op Instellingen en vervolgens bij Delen op Instellingen bewerken. Vul vervolgens bij de optie Delen met bepaalde personen het e-mailadres van de gewenste persoon in, en bepaal hoeveel details van uw agenda hij of zij mag zien. Het detailniveau wordt grofweg onderverdeeld in 'veel', 'gemiddeld' en 'weinig' details. Bevestig de actie middels een klik op Opslaan. De uitgenodigde persoon krijgt nu een e-mailbericht met informatie over uw uitnodiging die moet worden bevestigd. Een gedeelde agenda kan in de algemene agenda worden getoond door simpelweg op de naam van de agenda te klikken. Die krijgt dan een speciale kleur, zodat duidelijk is van wie welke agenda is. De gewenste kleur en andere in te stellen opties kunt u wijzigen via het Andere agenda's-menu.
U deelt uw agenda met vrienden en collega's door hun mailadressen in te vullen en vervolgens wat details aan te passen.
5. Details afschermen
Als u een afspraak maakt in Google Agenda kan deze, ondanks de gedeelde functie van uw agenda, worden afgeschermd voor de mensen die in uw agenda kunnen kijken. Dit doet u door in het invulscherm bij een afspraak te kiezen voor Privé, dat u naast de optie Privacy vindt. Het resultaat is dat alleen u, en niemand anders, de betreffende afspraak ziet staan. Ook in Outlook kunt u dit zo instellen. Ga daarvoor naar uw Outlook-agenda, klik met rechts op een afspraak en vervolgens op Persoonlijk. Deze optie heeft een slot als pictogram, waarmee wordt aangegeven dat uw afspraak is afgeschermd. Privacy-instellingen worden bij synchronisatie helaas niet meegenomen. Een afspraak die in Gmail als privé werd aangemerkt, wordt in Outlook dus weer openbaar. Let daar goed op als u uw agenda's synchroniseert!
Door voor Privé te kiezen, blijft een specifieke afspraak buiten het zicht van collega's.
6. Vrij of bezet?
Via Google Labs, het online testplatform van de internetgigant, kunnen verschillende aardige opties worden ingesteld die nog niet helemaal zijn uitontwikkeld en die nog in de zogenaamde bètafase verkeren. Een optie die binnenkort nog weleens standaard in de agenda zou kunnen worden opgenomen, is die waarbij u kunt zien of contacten bezet zijn of niet. Hierbij toont een schermpje wie van de mensen met wie u een gedeelde agenda hebt op dat moment vrij of bezet is. De tijd en titel van hun afspraak zijn daarbij in één oogopslag te zien. Dat is handig, want zo hoeft u nooit meer een plotseling ingelaste vergadering of borrel te missen. Om deze optie te gebruiken, gaat u naar Instellingen, Instellingen voor Agenda, waar u op Labs klikt. In het scherm dat nu verschijnt, vindt u de optie Vrij of bezet. Klik op Inschakelen om de optie in werking te krijgen en sluit af met Opslaan.
In één oogopslag ziet u wie er vrij is en tijd heeft om met u te lunchen.
7. Synchroniseren (Android)
Google Agenda kan op iedere smartphone via de browser worden gebruikt. Hiervoor surft u naar m.google.com, u kiest voor Agenda en logt in met uw gebruikersgegevens. Alle opties van de agenda zijn vervolgens te gebruiken. Het is ook mogelijk om Google Agenda te synchroniseren met de standaardagenda van uw smartphone, hoewel dit niet voor elk model even eenvoudig is. Als u een Android-telefoon hebt, is er geen vuiltje aan de lucht. Android kan altijd en overal met alle Google-programma's synchroniseren. Om dit automatisch te laten gebeuren, gaat u op uw smartphone naar Instellingen en kiest u Gegevenssynchronisatie, waarna u uw contacten, e-mail en agenda kunt laten bijwerken. In de agenda zelf kunt u via het 'Meer Opties'-menu onder het gewone menu het delen van agenda's aan- en uitschakelen.
U kunt Android automatisch al uw Google-toepassingen laten synchroniseren.
8. Synchroniseren (ieder OS)
Met een NuevaSync-account zijn behalve Google Agenda ook contactgegevens en e-mailberichten eenvoudig te importeren en te exporteren. Surf naar NuevaSync en klik op Get a free account. Na registratie ontvangt u een e-mail waarin u via een link het lidmaatschap moet bevestigen. Log in op de website en volg de te nemen stappen. Pak nu uw smartphone erbij. Ga naar uw agenda en kies de optie Add account of Nieuwe agenda. Als de telefoon vraagt welk type agenda u wilt toevoegen, kiest u CalDAV. Vul vervolgens de benodigde gegevens in (de server is google.com) en voeg daarna uw gebruikersnaam en wachtwoord van Google toe. Zodra u de agenda opslaat, begint het synchronisatieproces. Ook met het betaalde programma The Missing Sync, te koop via www.markspace.com, is iedere agenda en iedere telefoon optimaal te synchroniseren. Voor dit programma betaalt u echter wel 40 dollar.
Gratis of betaald: er is altijd software waarmee u uw smartphone kunt synchroniseren, welk type u ook gebruikt.
9. Windows Live Agenda
Bent u geen fan van Google en wilt u trouw blijven aan Hotmail en dus aan Windows Live? Voor deze online dienst is een uitgebreide agenda beschikbaar waarmee u bijna net zoveel kunt doen als met Google Agenda. We schrijven hier 'bijna', want er zitten wat haken en ogen aan deze dienst. Zo is twee-wegssynchonisatie met Outlook niet mogelijk en dat is opmerkelijk, gezien het feit dat beide producten van Microsoft afkomstig zijn. Met Outlook Connector wordt Windows Live agenda verbonden met Outlook, zodat u de online agenda ook offline beschikbaar hebt. Voordat u de software installeert, moet Outlook eerst worden afgesloten. Als de installatieprocedure is voltooid, start u Outlook Connector, vult u uw Windows Live-gebruikersgegevens in en start u Outlook weer op. Vervolgens downloadt het programma zelf de agendagegevens, waarna ze standaard zichtbaar zijn. Als extra functie kan Connector uw Hotmail- of Windows Live Mail-berichten aan Outlook toevoegen, via een extra account. Zo hebt u uw 'online mailberichten' ook bij de hand als u offline bent.
Met behulp van Outlook Connector kunt u uw Live Agenda ook offline inzien.
10. Afspraken bewerken
Door op een datum te klikken, maakt u eenvoudig een nieuwe afspraak in Live Agenda aan. Bij het invullen van afspraakdetails moet u niet het vakje Privé vergeten, als het gaat om een agendapunt dat andere mensen niet hoeven te zien. Want ook in Live Agenda kunnen de agenda's van anderen worden toegevoegd of die van uzelf worden gedeeld. Voeg een agenda van collega's of familieleden toe via Agenda importeren, dat u in de menubalk vindt. Vul er vervolgens de url in van de betreffende agenda. Deze link moet u uiteraard wel eerst van uw contact hebben gekregen. Sluit vervolgens af met Agenda volgen. Als u uw eigen agenda wilt delen met anderen, klikt u op Delen, Agenda van [uw naam]. Kies daarna Deze agenda delen en maak een keuze uit de mogelijkheden die beschikbaar zijn. Het is bijvoorbeeld een handige optie om een link naar iemand te versturen, zodat uw agenda zichtbaar wordt voor hem of haar. Die persoon heeft overigens geen Windows-account nodig, want de url is ook eenvoudig op een mobiele telefoon te gebruiken. Bevestig uw acties middels Opslaan.
Selecteer altijd Privé als dat nodig is!
11. Live Agenda en mobiel
Microsoft is nog niet zo ver dat er een speciale applicatie of methode is om Windows Live Agenda te synchroniseren met uw gewone smartphone-agenda. Er zijn weliswaar mogelijkheden voor, maar die zijn erg ingewikkeld en omslachtig. Zo kunt u uw gegevens uit Live Agenda bijvoorbeeld importeren naar Outlook (via Outlook Connector uit tip 9), vervolgens de agenda vanuit Outlook naar Google Agenda exporteren en die versie tot slot laten synchroniseren met uw smartphone-agenda. Het is dus wel degelijk mogelijk, maar handig is het allerminst. De online agenda is wel snel in te zien via Calendar Live. Als u de eerste keer hebt ingelogd, hoeft u dat verder niet meer te doen en kan de agenda razendsnel worden bekeken. Bent u de bezitter van een Windows Mobile-telefoon? Dan is het voorgaande niet van toepassing. In dat geval hebt u namelijk voldoende aan de applicatie ActiveSync, waarmee alle Windows-producten met elkaar kunnen worden gesynchroniseerd.
Middels ActiveSync kunnen Windows-producten eenvoudig met elkaar worden gesynchroniseerd.
Synchronisatie
Welke agenda kan met welke typen smartphones worden gesynchroniseerd?
[list]Google Agenda - Werkt met alle smartphones, via Google Sync (google.com/sync/)
Windows Live Agenda - Alleen te synchroniseren met Windows Mobile-telefoons.
Outlook Agenda - Werkt met de iPhone en met Android- en Windows Mobile-toestellen. De BlackBerry moet, net als toestellen met Symbian, via een desktop-softwarepakket worden gesynchroniseerd.
iCal (Apple) - iPhone (volledige ondersteuning) en BlackBerry, Android-, Windows Mobile- en Symbian-toestellen.
Yahoo Calendar - Werkt alleen via de iPhone[/list]
Alternatieven
Er zijn tientallen online agenda's te vinden, en iedere agenda heeft zijn eigen specifieke voordelen. Zo kan de ene agenda gemakkelijk worden gesynchroniseerd met verschillende typen smartphones, terwijl een andere agenda veel extra opties biedt. Een paar voorbeelden van handige online agenda's:
[list]Remember the Milk: Nederlandstalig en onder andere met de BlackBerry te gebruiken. Remember the Milk kan samenwerken met Google Agenda.
HipCal: Werkt prima samen met de iPhone en met de Mac-agenda.
Yahoo Calendar: Werkt goed samen met de iPhone en heeft uitgebreide agendaopties.
RSS Calendar: Deel uw agenda via RSS-feeds en krijg zo ook de agenda van vrienden en collega's binnen. Een handige manier om afspraken te plannen.[/list]
Remember the Milk is Nederlandstalig en biedt verschillende handige opties.
12. 30 Boxes
De Amerikaanse agenda en 'to-do'-dienst 30 Boxes is in veel landen razend populair. Dat is niet vreemd, als u ziet hoe snel en effectief de website van deze dienst werkt. Surf naar 30 Boxes, klik op Just get started en registreer uzelf (via de toegezonden mail). Vervolgens komt u in een wizard terecht waarin uw Facebookpagina, het lokale weerbericht en de url's van een blog en een Flickr-pagina kunnen worden ingevuld, zodat al deze diensten worden geïntegreerd binnen de agenda. Klik daarna op Next. In de volgende stap vult u de data van belangrijke verjaardagen in. Dit moet overigens wel op de Amerkaanse manier worden gedaan, bekijk dus eerst even het voorbeeld op de website. In de derde stap maakt u een contactpersonenlijst aan, zodat u later uw agenda naar vrienden of collega's kunt mailen. In de vierde stap van de wizard wordt uitleg gegeven over welke stappen u verder nog kunt volgen. Denk daarbij aan het indelen van de agenda, het delen van afspraken en de mogelijkheid om de agenda een persoonlijke tint mee te geven door thema's te gebruiken.
Met 30 Boxes combineert u social media met persoonlijke afspraken.
Om een agendapunt in te voeren, klikt u in het lege invulvak boven de agenda. Vul hier een titel in en klik op Add. Het agendapunt is nu ingevoegd op de huidige dag, maar het kan worden versleept naar de gewenste datum. Bij het genoemde vak vindt u ook de optie Detailed entry, waarbij de juiste datum (of meerdere data, via Multi-Date picker) kan worden ingevoerd. Ook kunt u Private aanklikken en een herinnering instellen via het menu Reminder. Door tags of labels in te voeren zijn agendapunten later gemakkelijker terug te vinden, via de knop Find die u in het menu ziet. Via datzelfde menu kan de agenda van een dag, week of maand worden geprint (via View) of worden gedeeld met bekenden (Share).
Tags helpen u om afspraken eenvoudig terug te zoeken.
U kunt 30 Boxes ook eenvoudig op uw smartphone bezoeken, via de url http://m.30boxes.com. Als u een iPhone bezit, kunt u gebruikmaken van http://i.30boxes.com, waar u een versie vindt die er exact hetzelfde uitziet als de standaardagenda op de iPhone zelf. Met het gratis programma SyncMyCal kan 30 Boxes worden gesynchroniseerd met Outlook, en dus ook met een Windows Mobile-telefoon. Surf naar SyncMycal 30 Boxes en download SyncMyCal 30 Boxes Lite (de gratis versie met handmatige synchronisatie) of Pro (dat automatische synchronisatie biedt, maar 25 dollar kost).
Van 30 Boxes is ook een speciale mobiele versie voor de iPhone beschikbaar.
13. Snelkoppeling
Zowel op een Android-telefoon als op een iPhone kunt u eenvoudig een snelkoppeling naar een url zetten, en dus ook naar een online agenda. Surf via de standaardbrowser bijvoorbeeld naar de 30 Boxes-agenda en meldt u aan. Als u een Android-telefoon hebt, kiest u Meer en tikt u Bladwijzer maken aan. Maak een bladwijzer voor Google Agenda en sla hem op. Op het bureaublad drukt u vervolgens op de menuknop en kiest u Toevoegen, Snelkoppeling, Bladwijzer. Als u nu de zojuist gemaakte bladwijzer aantikt, staat de agenda als snelkoppeling op het scherm. Op een iPhone gaat het allemaal wat sneller. Surf naar de agenda, kies +, Toevoegen aan startscherm en sluit af met Toevoegen. U zult zien dat het agendapictogram aan uw scherm is toegevoegd.
Dankzij een snelkoppeling is een online agenda eenvoudig in te zien op uw iPhone of Android-telefoon.