Grote harde schijven een zegen? Niet als u de bestanden zonder enig beleid opslaat, want dan wordt snel iets terugvinden erg lastig. Goed ordenen is heel eenvoudig en binnen no-time is een bestand weer gevonden.

Gebruik een aparte partitie

Regel één bij het ordenen van bestanden is alle eigen gegevens op een aparte partitie plaatsen. Hebt u maar één harde schijf in uw computer, richt deze dan in met minimaal twee partities, een voor Windows en de programma’s en een voor uw eigen gegevens. Is de harde schijf in uw computer al ingericht, gebruik dan een programma als het gratis GParted om de harde schijf anders in te delen; u kunt al uw gegevens rustig laten staan. Geef de tweede partitie de naam Gegevens en verplaats de map Mijn Documenten en alle andere Mijn-mappen van Windows naar de tweede partitie. Klik daarvoor met rechts op Mijn Documenten en kies Eigenschappen. Klik op Verplaatsen. Selecteer de tweede partitie en klik op Nieuwe map maken. Maak een nieuwe map aan, bijvoorbeeld met uw naam, en druk op Enter. Klik dan op OK en bevestig dat u alle gegevens van de oude locatie naar de nieuwe map wilt verplaatsen. Herhaal dit voor alle andere Mijn-mappen.

© PXimport

Verplaats de map Mijn Documenten naar een eigen partitie.

Gebruik goede namen

De Dos-jaren dat een bestandsnaam niet langer dan 8 letters mocht zijn, zijn voorbij. Windows kan heel lange bestandsnamen aan, zelfs met spaties, hoofdletters en sommige speciale tekens. Gebruik dit gegeven om bestanden een duidelijke naam te geven. Werkt u met documenten die een bepaalde volgorde hebben of versienummers, gebruik dan in de naam de datum dat het document is gemaakt of het versienummer. Een datum zoals 20090910 kunt u het beste aan het begin van een bestandsnaam gebruiken, versienummers beter achteraan.

© PXimport

Geef documenten bestandsnamen die u direct vertellen wat voor document het is.

Wees consequent

Nog belangrijker dan wat u precies opneemt in de naam, is dat het consequent gebeurt. Gebruikt u een datum of volgnummer, zet dat dan altijd aan het begin of aan het einde van de naam. Plaats tussen de datum of het volgnummer en de rest van de bestandsnaam een streepje of under­score en wees ook daarin consequent, dus altijd een streepje of altijd een underscore. Als u een naam telkens op dezelfde manier opbouwt, zal het later makkelijker zijn om een bestand terug te zoeken.

© PXimport

Wees consequent bij het gebruik van vaste delen in bestandsnamen.

Windows-zoekfunctie

Zoekt u een bestand, gebruik dan de Windows-zoekfunctie. Tenminste wanneer u Windows Vista of Windows 7 op de computer hebt staan. De zoekfunctie in deze versies van Windows werkt net zoals de zoekfunctie van speciale desktop-zoekmachine als Windows Search en Google Desktop Search. De Windows-zoekfunctie maakt van tevoren van alle informatie op de harde schijf een index en kan zo heel snel uw zoekvraag beantwoorden. Om te zoeken klikt u op de Start-knop en typt u uw zoekopdracht meteen in het venster Programma’s en bestanden zoeken.

© PXimport

In Windows Vista is de zoekfunctie direct beschikbaar.

Installeer een zoekmachine

Gebruikt u Windows XP en hebt u daarop nog geen zoekmachine zoals Google Desktop Search of Windows Search geïnstalleerd, dan is het aan te bevelen om dat te doen. Deze zoektools zijn zoveel beter dan de standaard zoekfunctie van XP dat u al snel niet meer zonder kunt. Zoek een van beide zoekmachines in Google op en installeer deze. Na de installatie zal de zoekmachine uw computer doorzoeken en indexeren. Daarna kunt u de zoekfunctie gebruiken.

© PXimport

Met een desktop-zoekmachine vindt u in Windows XP snel wat u zoekt.

Een zoekopdracht bewaren

Voert u een bepaalde zoekopdracht vaker uit, dan kunt u deze in Windows Vista en Windows 7 ook bewaren. Klik op Start en daarna op uw gebruikersnaam om een venster met uw gebruikersmap te openen. Klik in het Zoeken-venster en tik een zoekterm in, bijvoorbeeld .jpg om foto’s te zoeken. Denkt u nog vaker deze zoekopdracht te zullen uitvoeren, klik dan in het venster op Zoekactie opslaan. Bewaar daarna via Opslaan de zoekopdracht.

© PXimport

Veelgebruikte zoekopdrachten kunt u bewaren om ze later opnieuw te gebruiken.

Zoekopdrachten hergebruiken

Wilt u een volgende keer een bewaarde zoekopdracht uitvoeren, open dan de map Zoekopdrachten in uw gebruikersmap en activeer de zoekopdracht via een dubbele klik. In ieder Verkenner-venster staat een lijstje met zoekopdrachten in de linkerkolom. U vindt er ook een aantal standaard zoekopdrachten zoals Recente afbeeldingen en video’s en Recente e-mailberichten, waarmee u al direct naar de laatst toegevoegde foto’s en e-mailberichten kunt zoeken.

© PXimport

Vista bewaart de zoekopdrachten in de gelijknamige map.

Geavanceerd zoeken

Wilt u meer controle over wat er precies wordt gezocht en waar, gebruik dan de geavanceerde zoekfunctie. Klik op Start en daarna op Zoeken. Dit is nog het standaard zoekscherm, maar rechtsboven onder het zoekvenster zit nu de mogelijkheid om door te schakelen naar Geavanceerd zoeken. Doe dit door op de pijl naar beneden te klikken. Wat u zoekt, typt u in het venster Zoeken, maar u kunt nu ook in het uitgeklapte deel extra opties opgeven zoals de Locatie, de Datum en de Grootte van een bestand. De waarde die u bij Grootte ingeeft, is de grootte in kB. Een zoekterm is trouwens niet nodig als u geavanceerd zoekt. Zoekt u bijvoorbeeld alleen met de opdracht ‘Grootte is kleiner dan’ met de waarde 200, dan krijgt u alle bestanden die kleiner zijn dan 200 kB.

© PXimport

Geavanceerd zoeken in Windows Vista biedt heel veel mogelijkheden om bestanden weer terug te vinden.

Gebruik tags

In Windows Vista en Windows 7 is het mogelijk om aan een document tags te hangen. Met een tag, of in het Nederlands een label, kunt u extra informatie over een bestand aan dat bestand koppelen. Zoekmachines zoals de Windows-zoekfunctie lezen deze informatie en gebruiken die om later het document te vinden. Klik bijvoorbeeld in Word op Bestand, Opslaan. Klik dan onderin het venster onder de regel waar u het bestandsformaat kunt opgeven op Een label invoegen. Typ dan de labels die u aan het bestand wilt geven. U kunt er meerdere toevoegen, gescheiden door een puntkomma.

Zoeken op tag

Open de zoekfunctie via Start, Zoeken. Typ in het venster Zoeken het label waarop u wilt zoeken en wacht tot de zoekfunctie de bestanden heeft gevonden die voldoen aan de opgegeven tag.

© PXimport

Documenten met een label kunt u ook vinden via dat label.

Tag ook foto’s en video’s

Ook foto’s en video’s laten zich taggen om ze later op label weer terug te kunnen vinden. Dit kan het gemakkelijkste in de Windows Fotogalerie. Windows Fotogalerie is een standaard onderdeel van Windows Vista, maar via Windows Live ook verkrijgbaar voor Windows XP en 7. U kunt de Windows Fotogalerie starten via Start, Alle programma’s, Windows Fotogalerie. Controleer of rechts het Infovenster is geopend, klik anders op Info. Selecteer in de Fotogalerie de foto of foto’s die u wilt labelen. Klik dan in het rechter vensterdeel op Labels toevoegen en typ het label dat u wilt toevoegen. Druk dan op Enter om het aan de foto’s te koppelen. Labels die u al eerder hebt gebruikt, staan in de Windows Fotogalerie aan de linkerkant. Een andere manier om labels aan een foto toe te voegen, is door de foto te selecteren en die dan met de muis naar het label te slepen en daar los te laten.

© PXimport

Foto’s en video’s laten zich prima in de Fotogalerie labelen.

Labelen tijdens importeren

Een andere gelegenheid om foto’s te labelen is bij het importeren in Windows. Zodra u de camera met de computer verbindt, opent de importwizard. Klik op Foto’s importeren met Windows. Windows vraagt dan of u een label aan de foto’s wilt toevoegen. Typ het label in de lege regel onder Label aan deze foto’s toevoegen of selecteer een label dat u al eerder gebruikte uit de lijst. Klik op Importeren om Windows de foto’s naar de computer te laten overzetten. U kunt op deze manier aan alle foto’s dezelfde label koppelen.

Sorteren in de Verkenner

De Windows Verkenner kent een paar handigheidjes om bestanden te ordenen en vinden. Bestanden kunnen op meerdere manieren worden getoond. Dat is in te stellen via de knop Meer opties in de werkbalk van de Verkenner. De meeste gegevens van de bestanden is te zien wanneer u kiest voor Details. Van ieder bestand is dan de naam, de grootte, de datum van laatste wijziging en het type te zien. Sorteren kan op ieder van deze kenmerken en per kenmerk op twee manieren. Sorteren op naam of grootte kan door op de kolomaanduiding Naam of Grootte te klikken. Klik nog een keer om de sortering om te keren.

© PXimport

Binnen de Verkenner laten bestanden zich eenvoudig sorteren.

Kenmerken toevoegen

Wilt u zoeken op een ander kenmerk dan de Windows Verkenner standaard laat zien, dan kan dat. Klik met de rechtermuisknop op een van de kolomaanduidingen. Selecteer dan in de lijst een van de andere kenmerken door er met de linkermuisknop op te klikken. Op dezelfde wijze kunt u kenmerken uitschakelen. Met de muis laten de kenmerken zich op de balk verslepen. Ook op de kenmerken die u zelf op de balk plaatst, kunt u klikken om de bestanden daarop te sorteren.

© PXimport

Voeg kenmerken toe aan de Verkenner om bestanden daarmee te sorteren.

Bibliotheken in Windows 7

Nieuw in Windows 7 zijn de bibliotheken. Een bibliotheek is een virtuele map. Dat klinkt moeilijk, maar betekent niets anders dan dat Windows 7 de computer bijvoorbeeld afzoekt naar alle muziekbestanden en deze vervolgens in een bibliotheek laat zien, zelfs al staan ze dus op de computer op heel verschillende plekken. Er zijn bibliotheken voor afbeeldingen, muziek, video’s en documenten. Welke bestanden mee worden genomen in een bibliotheek kunt u zelf bepalen door de map waarin de bestanden staan, toe te voegen aan een bibliotheek. Open daarvoor de Windows Verkenner. Klik in de linker kantlijn op Bibliotheken en daarna op bijvoorbeeld Muziek. Bovenin het venster van de bibliotheek staat welke locaties worden meegenomen. Klik daarop, kies Toevoegen, selecteer een map en klik op Map opnemen.

© PXimport

De bibliotheken in Windows 7 helpen bestanden van dezelfde soort te ordenen.

Zoekfunctie configureren

De basis van de zoekfunctie in Windows Vista en 7 is de indexeringsfunctie. Deze functie draait op de achtergrond en indexeert de bestanden op de computer. Wanneer u een zoekopdracht geeft, zoekt de computer niet echt op de computer maar wordt de index geraadpleegd. Dat levert veel sneller resultaten op. Gebruikt u de standaard locaties om bestanden op te slaan, dan is de indexeringsfunctie automatisch goed geconfigureerd. Maar hebt u de eigen mappen naar een andere partitie verplaatst of gebruikt u zelfaangemaakte mappen, dan past de indexeringsfunctie zich daar niet automatisch op aan. U moet dan de indexeringsfunctie vertellen welke mappen het wel en welke het niet meer hoeft te doorzoeken. Open het Configuratiescherm en ga naar Opties voor Indexeren. Klik op Wijzigen. Selecteer in de lijst met harde schijven, partities en mappen de mappen waar u de eigen bestanden bewaart. En haal het vinkje juist weg bij mappen en partities die u niet gebruikt om de eigen bestanden te bewaren, maar die Windows standaard heeft geselecteerd. Bevestig dan met OK. Klik daarna op Geavanceerd en klik op Opnieuw samenstellen. Windows gooit nu de oude index weg en maakt een nieuwe op basis van de nieuwe locaties. Dit indexeren kan even duren, maar u kunt ondertussen de computer gewoon gebruiken.

© PXimport

Laat de indexeringsfunctie alleen de mappen en partities indexeren waar u ook echt uw eigen bestanden bewaart.

Echt intelligent zoeken

Hoewel de zoekfuncties van Windows en Google volstaan om de belangrijkste zoekopdrachten tot een goed einde te brengen, kan het nog veel beter. Wilt u echt intelligent kunnen zoeken, probeer dan eens de 15 dagen-proefversie van [url=http://www.isys-search.com/ Isys Personal Edition[/url]. Dit zoekprogramma kent meer dan 200 bestandsformaten en werkt eveneens met een index, maar de mogelijkheden van Isys gaan nog veel verder. Met Isys Personal Edition, dat er helaas alleen in het Engels is, kunt u zoekopdrachten formuleren als ‘Geef alle documenten met het woord LABEL maar niet het woord EXCEL wanneer dat binnen 10 woorden van het woord OFFICE staat’. De Menu-Assisted Query helpt u heel precieze zoekopdrachten te formuleren.

© PXimport

Wanneer u echt veel te doorzoeken hebt, probeer dan eens Isys Personal Edition.

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten