Op deze website gebruiken we cookies om content en advertenties te personaliseren, om functies voor social media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. Ook delen we informatie over uw gebruik van onze site met onze partners voor social media, adverteren en analyse. Deze partners kunnen deze gegevens combineren met andere informatie die u aan ze heeft verstrekt of die ze hebben verzameld op basis van uw gebruik van hun services. Meer informatie.

Akkoord

Outlook 2010

Door: Kees Krick | 06 augustus 2012 16:23

None
Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. pagina 2
  3. pagina 3

In de eerste twee delen van onze cursusreeks over Office 2010 stonden we stil bij Word en Excel. In dit derde deel helpen wij u op weg met Outlook. Een programma met uitgebreide mogelijkheden voor onder meer het ontvangen en versturen van e-mail en het bijhouden van afspraken.

1. Postmappen maken

Zodra u een e-mail in Postvak IN hebt gelezen of afgehandeld, is het een goed idee om deze in een andere map op te bergen. De post blijft dan paraat voor later gebruik, terwijl de inbak toch lekker leeg en opgeruimd is. Vaak volstaat het een simpele mappenstructuur aan te maken. Daarmee kunt u bijvoorbeeld een scheiding maken tussen privé en zakelijke post, nieuwsbrieven en digitale facturen, enzovoort. U maakt een nieuwe map aan door naar het lint Map te gaan, te klikken op Nieuwe map en een naam op te geven. De map plaatst u onder het hoofdniveau Outlook. Eventueel kunt u in een map ook weer submappen aanmaken. Maar nogmaals, houd de structuur liefst zo eenvoudig mogelijk. Als voorbeeld maken wij de map Nieuwsbrieven aan. Allerlei leesvoer dat u nog moet lezen of bewaren wilt, kunt u er nu simpelweg vanuit Postvak IN of andere mappen naartoe slepen. Een nieuwe map aanmaken kan ook rechtstreeks in het navigatievenster. Klik met rechts op Outlook of een van uw eigen mappen en kies Nieuwe map.

Een map aanmaken kan via het lint Map of in het navigatievenster.

Postmappen

Standaard komt post die u ontvangt, binnen in de map Postvak IN van uw e-mailaccount. Met de dag groeit de hoeveelheid e-mail in deze map. Om te voorkomen dat er op termijn een onoverzichtelijke e-mailberg ontstaat waarin het lastig is om belangrijke post nog terug te vinden, is het beter om alle post die u wilt bewaren te verplaatsen naar een setje eigen postmappen. Hierbij kunnen de berichten bijvoorbeeld uitgesplitst worden op onderwerp. De inbak blijft zo mooi schoon, zodat u snel ziet welke post er nieuw is of waar u nog iets mee wilt doen. Nutteloze post gooit u natuurlijk zo snel mogelijk weg. Die neemt alleen maar onnodig plek in. Een map in Outlook is goed vergelijkbaar met een gewone map in Windows Verkenner. Alleen gaat het nu om een map waarin post zit binnen het programma Outlook, in plaats van een 'fysieke' map met bestanden op een schijf.

Verschillende suites

Microsoft Office 2010 is in drie verschillende suites verkrijgbaar. Belangrijk om te weten is dat Outlook alleen in Office voor Thuisgebruik en Zelfstandigen en Office Professional zit. In het goedkopere Office voor Thuisgebruik en Studenten zult u het programma helaas niet tegenkomen.

2. Automatisch ordenen

Post kan ook vanzelf in de juiste mappen terechtkomen. Voorwaarde is wel dat de berichten ergens aan te herkennen moeten zijn. Zo hebben nieuwsbrieven van een webwinkel of vereniging meestal wel een vast woord ergens in het onderwerpsveld. Facturen zijn hopelijk van een bij u bekende afzender afkomstig. Post automatisch van Postvak IN naar een eigen map verplaatsen doet u door een regel op te stellen. Het makkelijkst werkt dit door op een al eerder ontvangen bericht in de lijst met e-mails te gaan staan. Klik vervolgens in het lint Start op Regels en daarna op Regel maken. Geef aan waar ontvangen berichten aan moeten voldoen om door de regel te worden opgepakt en wat er vervolgens mee moet gebeuren. Bijvoorbeeld: zodra het woord nieuwsbrief in het onderwerp staat > verplaatsen naar de map Nieuwsbrieven. Klik op Geavanceerde opties voor nog veel meer mogelijkheden. Zo kunt u berichten ook automatisch de status Gelezen geven of zelfs rechtstreeks naar de prullenbak verbannen. Benieuwd welke regels er allemaal zijn? Ga opnieuw naar Regels en kies dit keer Regels en waarschuwingen beheren. Regels kunt u hier aanpassen, verwijderen en aanmaken.

Via regels laat u automatisch acties op binnenkomende e-mail los.

3. Berichten exporteren

De post die in Outlook zit, kunt u exporteren. Handig om een reservekopie te hebben, mocht er een keer iets misgaan. Of misschien wilt u grote schoonmaak houden, dan is dit een prima manier om eerst alles te archiveren. Behalve post kunnen bijvoorbeeld ook contactpersonen, taken en afspraken meegenomen worden. U gaat naar het lint Bestand, kiest Openen en vervolgens Importeren. In de wizard die opstart, klikt u op Naar een bestand exporteren en op het volgende scherm op Outlook-gegevensbestand (.pst). Selecteer vervolgens hetgeen u wilt bewaren. Wilt u alles exporteren, kies dan voor het hoofdniveau Outlook. Controleer dan wel of het vinkje Inclusief submappen aanstaat. Dat vinkje kan ook nodig zijn als u een specifieke map uitkiest waaronder submappen zitten. Op het volgende scherm geeft u de locatie en de naam van het exportbestand aan. Optioneel kan nog een wachtwoord worden opgegeven.

Mappen kunt u naar een bestand exporteren en ook weer importeren.

4. Post importeren

Geëxporteerde e-mail kunt u eenvoudig weer importeren. Dat kan op de pc waar deze oorspronkelijk vandaan komt, bijvoorbeeld omdat belangrijke e-mails, contactpersonen of afspraken (per ongeluk) verdwenen zijn en hersteld moeten worden. Een andere mogelijkheid is importeren op een nieuwe computer die u net gekocht hebt of nadat een bestaande pc vanaf scratch is ingericht. Om gegevens te importeren, gaat u wederom naar het lint Bestand. Hier kiest u Openen en vervolgens Importeren. De wizard opent en hierin kiest u ditmaal Gegevens uit een ander programma of bestand importeren en op het volgende scherm Outlook-gegevensbestand (.pst). Wijs het exportbestand aan en kies op het volgende scherm wat u wilt terugzetten. Dat kunnen alle gegevens zijn, maar mag ook een specifieke map zijn, of bijvoorbeeld alleen de contactpersonen of uw afspraken. Denk goed na wat het programma met dubbele exemplaren moet doen. Eventueel kunt u voordat u importeert de betreffende map(pen) eerst leegmaken.

Importeren en exporteren bevinden zich in hetzelfde keuzevenster.

Kies bij exporteren of importeren voor de optie Outlook-gegevensbestand (.pst).

Standaardmailaccount

In Outlook kunt u meerdere e-mailaccounts instellen. Erg handig, want dan kunt u alle post centraal via één programma beheren. Extra accounts opgeven of kijken welke er al zijn, doet u door in het lint Bestand te klikken op Info, het pictogram Accountinstellingen en daarna de gelijknamige optie te kiezen. In een nieuw venster ziet u op het tabblad E-mail alle accounts netjes op een rijtje. Eén exemplaar wordt het standaardaccount genoemd. In de kolom Type staat dit tussen haakjes vermeld. Start u een nieuw bericht, dan zal dat via het standaardaccount verzonden worden. Verstuurt u veel post via een bepaald account, dan kunt u dat dus het beste als standaardaccount instellen. Is dat nu niet het geval? Om een ander account te promoveren tot standaardaccount, selecteert u het in de lijst en klikt u op de optie Als standaard instellen.

Via de accountinstellingen bepaalt u welk account het standaard e-mailaccount is.

0 Reacties op: Outlook 2010

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.