Tip: Slim zoeken en vervangen in Word
Dat je kunt zoeken en vervangen in Word om snel wijzigingen aan te brengen aan een document, hoeven wij je vast niet te vertellen. Maar wat veel mensen niet weten is dat de functie Zoek en Vervang veel uitgebreider is dan op het eerste moment wordt gedacht. We zouden er een boek mee kunnen vullen, maar in plaats daarvan geven we je twee voorbeelden van handige Zoek en Vervang-trucjes.
Zoeken op opmaak
Stel je hebt een document vol met tekst, waarin een aantal termen vervangen moeten worden. Echter, de termen moeten alleen vervangen worden in de tekst die rood is gemarkeerd, omdat, bijvoorbeeld, de andere tekst nog nagekeken moet worden. Dan heb je aan Zoek en Vervang niets, toch?
Juist wel. Je kunt Word namelijk vertellen dat je alleen wilt zoeken in de tekst die rood gemarkeerd is. Klik op het pijltje naar beneden naast het vergrootglas in het veld Zoeken (boven in Word) en kies Geavanceerd zoeken / tabblad Vervangen. Vul nu bij Zoeken naar het woord of de woorden in die je zoekt en klik helemaal onderin bij Zoeken op Opmaak.
Door op opmaak te zoeken kun je heel eenvoudig binnen een tekst filteren.
Hier kun je allerlei opmaakelementen selecteren. Wij gaan voor kleur en dat bevindt zich onder Lettertype. Kies de kleur waarop je wilt fileren en klik op OK. Word zal nu alleen maar zoeken op de aangegeven woorden met de opmaakstijl (kleur in dit geval) die je hebt aangegeven. Andersom werkt dit overigens ook heel handig, door een kleur aan te geven bij het veld Vervangen door, kun je in één klap een bepaald woord in het hele document een kleur geven. Dat scheelt je veel tijd en werk.
Jokertekens
Je kunt met Zoek en Vervang heel eenvoudig zoeken op woorden en zelfs op zinnen, maar wat als je in één klap wilt zoeken naar een aantal zinnen met verschillende inhoud? Stel je hebt een tekst waarin vaak het zinnetje: ‘We zijn van maandag tot woensdag gesloten’ én het zinnetje ‘We zijn van vrijdag tot zondag gesloten’ voorkomt. Stel nou dat die voorwaarde niet meer van toepassing is en het bedrijf / winkel of wat dan ook waar je het over hebt is voortaan altijd open, dus je wilt deze zinnetjes verwijderen. Je kunt ze stuk voor stuk opzoeken of eerst de ene zoeken en vervangen en daarna de andere, maar het kan ook veel sneller.
Ga naar het venster Geavanceerd zoeken (zoals eerder beschreven) / tabblad Vervangen. Klik op de knop Meer linksonder om extra opties uit te klappen (tenzij deze al uitgeklapt zijn). Plaats een vinkje bij Jokertekens gebruiken. In het veld Zoeken naar typ je We zijn van*gesloten. Wat je nu doet is tegen Word zeggen dat alle zinnetjes die beginnen met We zijn van en eindigen met gesloten binnen de zoekopdracht vallen. Vul je nu niets in bij Vervangen door en klik je op Alles vervangen, dan worden alle geselecteerde zinnetjes vervangen door niets en heb je dus al die zinnen effectief verwijderd.
Jokertekens helpen je een heel specifiek stuk tekst te zoeken.