In de vorige artikel lieten we zien hoe u het onderste uit de kan haalt bij de 2010-versies van PowerPoint, Word en Outlook. Nu is het de beurt aan Excel 2010. We leggen uit hoe u deze programma's volledig naar uw hand zet en we geven een overzicht van de beste tweaks.

1. Printvoorbeeld

Bent u benieuwd naar hoe het Excel-werkblad eruitziet zodra het uit de printer komt rollen? U kunt gebruikmaken van de weergave 'pagina-eindevoorbeeld'. Hiermee ziet u hoe de pagina in verschillende delen wordt afgedrukt. Kies voor de tab Beeld en klik in de groep Werkmapweergaven op Pagina-eindevoorbeeld. Excel toont nu hoe het document wordt gesplitst. Bent u niet tevreden met de splitsing? U kunt de splitsingslijn verplaatsen. Excel past de grootte van het werkblad automatisch aan, zodat de afdruk altijd op het papier past.

© PXimport

Bekijk via Pagina-eindevoorbeeld hoe uw afdruk er uiteindelijk uit zal zien.

2. Visualisatie

Wilt u snel een grafiek of visualisatie maken op basis van de data uit uw werkblad? Open het werkblad met de waarden op basis waarvan u een grafiek wilt maken. Hierna kiest u voor Voorwaardelijke opmaak. U vindt deze optie op de tab Start. Excel vraagt welke grafiek u wilt gebruiken. U kunt kiezen tussen Gegevensbalken, Kleurenschalen en Pictogramseries. Als u voor de laatstgenoemde optie kiest, kunt u elke waarde een specifiek pictogram geven waarmee u snel ziet of hij positief of negatief is.

© PXimport

U kunt in Excel 2010 snel een visualisatie tevoorschijn toveren.

3. Sparklines

Sparklines vormen een van de belangrijke verbeteringen in Excel 2010. U kunt sparklines beschouwen als minigrafiekjes binnen een cel die het verloop van de waarden tonen. Selecteer de waarden waarvan u een sparkline wilt maken en selecteer de tab Invoegen. In de sectie Sparklines kiest u voor Lijn. Geef de cel op waar u de sparkline wilt plaatsen, waarna u zult zien dat hij wordt ingevoegd. Behalve een lijn kunt u ook andere sparklines maken. Kies voor Kolom of Winst/verlies.

4. Werkbladen groeperen

Stel, u werkt met meerdere werkbladen en wilt de indeling voor alle bladen gelijktrekken. Door werkbladen te groeperen, kunt u de lay-out in één keer op alle bladen toepassen. Hetzelfde geldt voor het in één keer toevoegen van inhoud aan meerdere tabbladen. Klik met de rechtermuisknop op een van de tabbladen (onderin het venster) en kies voor Alle bladen selecteren. U kunt ook losse bladen aan elkaar koppelen. Klik op de tab terwijl u de Ctrl-toets houdt ingedrukt en klik vervolgens op elke tab die u wilt koppelen. U herkent gegroepeerde tabs aan het bijschrift Groep, bovenin de titelbalk van Excel.

© PXimport

Door meerdere tabbladen te groeperen, kunt u de lay-out ervan in één keer aanpassen.

5. Alles selecteren

Wilt u het volledige werkblad selecteren met Ctrl+A? U zult merken dat alleen de huidige regio wordt geselecteerd. Om alsnog het volledige werkblad te selecteren, drukt u nogmaals op Ctrl+A, zodat het volledige bereik alsnog wordt geselecteerd. U bent overigens niet afhankelijk van de genoemde toetsencombinatie. Als u op het knopje met het pijltje (linksboven in het werkblad) klikt, wordt het volledige werkblad ook geselecteerd.

Snel gemiddelde en som

U kunt snel het gemiddelde of de som van een reeks waarden opvragen. Als u de betreffende reeks selecteert, ziet u onderin de statusbalk van Excel direct zowel het gemiddelde als de som. Bovendien geeft Excel aan hoeveel cellen er zijn geselecteerd.

6. Persoonlijke informatie

Wilt u een Excel-bestand delen, dan kunt u gebruikmaken van de optie om het bestand te controleren op persoonlijke gegevens. Zo weet u zeker dat er geen persoonlijke informatie achterblijft in het bestand. Kies Bestand / Info en klik op Controleren op problemen. Kies vervolgens Document controleren en klik in het nieuw geopende venster op Controleren. Excel voert nu de controle uit en toont daarna welke gegevens het document nog bevat. U kunt er nu voor kiezen om de gegevens uit het bestand te verwijderen en het opnieuw, maar nu 'anoniem', op te slaan.

7. Zekerheid voor alles!

Als u uw werkblad bewaart, wordt de vorige versie automatisch overschreven. Tot zover niets nieuws. Excel kent echter een extra veiligheidsoptie die ervoor zorgt dat er altijd een reservekopie beschikbaar is. In geval van problemen (bijvoorbeeld wanneer er een fout optreedt tijdens het opslaan van de nieuwe versie van het werkblad), kunt u altijd terug naar de eerder gemaakte back-up. Kies Bestand, klik op Opslaan als en vervolgens op Extra. U vindt deze knop onderin het venster. Kies Algemene opties en plaats daarna een vinkje naast de optie Altijd back-up maken. Klik op OK. Excel maakt nu telkens een back-up van het huidige werkblad voordat de nieuwe versie wordt opgeslagen. U ziet dit aan de aanwezigheid van een tweede bestand in de map waarin u de Excel-bestanden opslaat. Zekerheid voor alles!

© PXimport

Laat automatisch een back-up maken van uw werkbladen.

8. Van kolom naar rij

Als u een Excel-sheet hebt gemaakt dat bestaat uit kolommen, komt u mogelijk tot de conclusie dat u liever rijen gebruikt. U kunt er op dat moment natuurlijk voor kiezen om de gegevens uit alle kolommen te kopiëren en ze in een weergave met rijen te plakken. Snel is echter anders en gelukkig is er een eenvoudigere manier. Selecteer een kolom en kopieer hem. Open vervolgens het blad waar u de kolom wilt opnemen als een rij. Als u nu voor Transponeren kiest, verschijnt de kolom als een rij. Handig!

9. Snel herstel

Bent u lang bezig geweest met een Excel-sheet en komt u er (te laat) achter dat u het bestand niet hebt opgeslagen? Geen nood: Excel 2010 beschikt over een optie om het bestand alsnog te achterhalen. In Excel kiest u voor Bestand en voor Info. Vervolgens klikt u op de knop Versies beheren. Kies nu voor de optie Niet-opgeslagen werkmappen herstellen. Excel opent een locatie waarin automatische back-ups van eerdere werkbladen zijn opgeslagen. Grote kans dat uw bestand hier ook is opgeslagen!

© PXimport

Bestand niet opgeslagen? Geen nood: Excel maakt zelf ook kopieën van werkbladen.

10. Snel een ander thema

Excel 2010 heeft aardig wat sjablonen in huis waarmee u de werkbladen in één keer van een ander uiterlijk kunt voorzien. Eerst opent u het werkblad waarop u het sjabloon wilt toepassen. Kies vervolgens voor de tab Pagina-indeling en klik op de knop Thema's. U vindt deze knop uiterst links op het lint. Kies nu het gewenste thema. U hoeft geen genoegen te nemen met de standaardsjablonen, maar kunt ook een eigen uitstraling aan het werkblad geven. Ga hiervoor naar Kleuren / Fonts of Effecten. Vervolgens kunt u de losse elementen van het thema aanpassen.

Excel in browser

Als u snel een Excel-bestand wilt aanpassen, hebt u niet per se een lokaal geïnstalleerde versie van het programma nodig. Met de Excel Web-app kunt u Excel-bestanden via uw browser maken en bewerken. Via de website van Microsoft hebt u toegang tot Office Web Apps. Kies vervolgens voor Excel (in de sectie Een nieuw online document maken) waarna Excel Web App wordt geopend en u het bestand kunt aanpassen. Prettig is ook dat u via Excel Web App met meerdere personen tegelijk aan hetzelfde bestand kunt werken.

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten