In de vorige artikel lieten we zien hoe u het onderste uit de kan haalt bij de 2010-versies van PowerPoint, Word en Excel. Nu is het de beurt aan Outlook 2010. We leggen uit hoe u deze programma's volledig naar uw hand zet en we geven een overzicht van de beste tweaks.

1. Weeknummer weergeven

Helaas weigert Outlook 2010 net als zijn voorgangers om standaard de weeknummers in de agenda te tonen. Gelukkig kunt u deze mogelijkheid alsnog inschakelen. Kies voor Bestand / Opties, zodat een nieuw venster wordt geopend. Kies nu voor Agenda. Activeer de optie Weeknummers weergeven in de maandweergave en in de datumnavigator. Klik op OK en open de Agenda. Links van de agenda worden voortaan de weeknummers getoond.

© PXimport

U moet er zelf voor zorgen dat Outlook de weeknummers toont.

2. Planningsweergave

Outlook is een prima programma om al uw afspraken mee bij te houden. Prettig daarbij is de planningsweergave. In dit onderdeel worden alle afspraken op dezelfde dag in een horizontale volgorde geplaatst. Open de Outlook-agenda en klik op de tab Beeld. Kies nu voor Planningsweergave, dat u in de sectie Rangschikking vindt. U krijgt nu per uur al uw afspraken te zien. Met de optie Tijdschaal bepaalt u bovendien hoe gedetailleerd de weergave moet zijn. Via de knop Kleur kunt u de kleurcodering van de afspraken bepalen.

3. Social Connector

Sociale netwerken zoals Facebook en LinkedIn worden steeds populairder. Grote kans dus dat u er zelf ook al ooit een profiel bij hebt aangemaakt. Outlook 2010 speelt hier handig op in en biedt de mogelijkheid om de updates binnen uw sociale netwerken te integreren in uw e-mail. Ontvangt u een e-mail van een specifieke contactpersoon, dan kan Outlook de updates van die persoon tonen en koppelingen opnemen die verwijzen naar het profiel van de afzender. De functie is standaard niet ingeschakeld, u moet er Social Connector voor toevoegen. Selecteer een e-mail en klik op Toevoegen. Hierna kunt u de verschillende sociale netwerken aan Outlook toevoegen.

De werking van Social Connector is eenvoudig. Als u een e-mail hebt ontvangen, ziet u rechtsonder in het venster dat Social Connector in actie komt. De eerste tab laat alle gemeenschappelijke acties zien (zoals e-mail en afspraken). De tweede tab toont eventuele rss-feeds. Op de andere tabs vindt u een overzicht van attachments, afspraken en updates in het sociale netwerk van de persoon in kwestie.

4. Specifieke map

Wist u dat u niet gebonden bent aan het Postvak IN, zodra Outlook wordt gestart? U kunt Outlook ook standaard laten starten in een andere map. Klik met rechts op een leeg gedeelte van het bureaublad en kies Nieuw / Snelkoppeling. Geef de volgende opdracht op: outlook.exe /select "Outlook:\[NAAM VAN HET PST-BESTAND]\Zoekmappen\Ongelezen e-mail". Sommige mappen kunt u ook via de gebruikersomgeving selecteren. In Outlook kiest u voor Bestand / Opties en vervolgens voor de sectie Geavanceerd. In de sectie Outlook starten en afsluiten kiest u bij de optie Outlook in deze map starten voor de gewenste map. Klik daartoe op Bladeren en wijs de gewenste map aan. Klik tot slot op OK om de gegevens op te slaan.

Weergegeven items

Standaard toont Outlook achter elke e-mailmap het aantal ongelezen items. U kunt er echter ook voor kiezen om het totaal aantal items te laten zien, ongeacht hoeveel items er zijn gelezen. Klik met de rechtermuisknop op de map waarvan u de weergave wilt aanpassen en kies Eigenschappen. Op het tabblad Algemeen kiest u voor de optie Totaal aantal items weergeven. Sluit het venster met een klik op OK. De telling wordt aangepast.

 

© PXimport

De hoeveelheid ongelezen items versus de hoeveelheid items.

5. Snelle stappen

Een prettige optie van Outlook 2010 betreft de functie Snelle stappen. Hiermee kunt u veelvoorkomende taken automatiseren. Zoals de naam al aangeeft, voert u met Snelle stappen meerdere acties in één keer uit. Zo kunt u bijvoorbeeld een bericht markeren als gelezen en het vervolgens automatisch doorzetten naar een specifieke map. Zonder een 'snelle stap' zou dit meerdere muisklikken kosten. Bovenin het venster van Outlook kiest u voor de tab Start. In de sectie Snelle stappen kunt u de gewenste Snelle stap kiezen. Er zijn meerdere Snelle stappen beschikbaar, onder meer om e-mail aan vooraf opgegeven personen door te sturen en om berichten te markeren als gelezen.

6. Eigen Snelle stappen

U kunt zelf ook Snelle stappen maken. Kies in de sectie Snelle stappen voor Nieuwe maken. Hierna kiest u voor Aangepast. Voorzie uw stap van een eigen naam, bij Naam. Vervolgens geeft u bij Acties aan wat er moet gebeuren als u de Snelle stap selecteert. U kunt meerdere acties toevoegen, zodat er verschillende stappen worden doorlopen. Klik op Actie toevoegen en geef de volgende stap aan. U kunt ook een snelkoppeling toevoegen aan de Snelle stap. Deze geeft u op bij Sneltoets. Geef hierna een beschrijving op, in het vak Tekst van knopinfo. Tevreden? Klik op Voltooien. Uw eigen Snelle stap is aangemaakt.

© PXimport

U kunt ook een eigen Snelle stap aanmaken.

7. Snelle stappen beheren

U kunt een groot aantal Snelle stappen maken en ze zelf vervolgensbinnen Outlook beheren. U kunt daarbij onder meer bepalen welke Snelle stappen moeten worden weergegeven en in welke volgorde de Snelle stappen worden gepresenteerd. Veelgebruikte Snelle stappen kunt u hiermee op een hogere positie plaatsen. Kies voor Snelle stappen beheren. U vindt deze optie in de sectie Snelle stappen. Klik op de Snelle stap die u wilt beheren. U kunt de stap bewerken via een klik op Bewerken (u vindt deze optie in het rechtergedeelte van het venster). Wilt u de volgorde van de stappen wijzigen? Klik op de Snelle stap waarvan u de positie wilt aanpassen en gebruik op uw toetsenbord de knoppen met de pijl omhoog of pijl omlaag om de positie aan te passen.

© PXimport

Beheer zelf uw Snelle stappen en kies in welke volgorde ze worden gepresenteerd.

8. Snelle stap dubbelen

Wilt u een nieuwe Snelle stap maken en deze baseren op een bestaande Snelle stap? In het venster Snelle stappen beheren selecteert u de bestaande stap die u als basis wilt gebruiken. Klik vervolgens op Dupliceren zodat een nieuw venster wordt geopend. Stel hierin de gewenste stap in. Nadat u hebt bevestigd met een klik op Voltooien is de nieuwe Snelle stap aangemaakt.

9. Postvakken opschonen

Als u uw postvak opgeruimd wilt houden, vindt u daar in Outlook 2010 verschillende opruimopties voor. Kies Bestand en klik op de knop Opschoonprogramma's. Via de eerste optie, Postvak opruimen, kunt u de mailbox opschonen. U kunt via dit onderdeel onder meer de map Verwijderde items leegmaken, op zoek gaan naar oude items en deze vervolgens opschonen, en eventuele dubbele e-mailberichten uit uw inbox verwijderen. Via de tweede optie, Map Verwijderde items leegmaken, kunt u alle items uit de map Verwijderde items wissen en zo schijfruimte winnen. Tot slot is er nog de optie Archiveren. Hiermee kunt u oudere items verplaatsen naar de archiefmap.

Lint met het toetsenbord

Werkt u bij voorkeur met het toetsenbord? Ondanks dat het lint in versie 2010 van Outlook prominent aanwezig is, kunt u Outlook ook grotendeels bedienen met het toetsenbord. Druk op de Alt-toets. Bij elk onderdeel op het lint verschijnt de toetsencombinatie die u kunt gebruiken om de optie te bedienen.

 

© PXimport

Desgewenst kan Outlook grotendeels met het toetsenbord worden bediend.

10. Tonen als discussie

Outlook kan e-mail op verschillende manieren presenteren. Naast het tonen van losse berichten kunt u de berichten ook als discussie laten verschijnen. U gebruik hiervoor de conversatieweergave. Om deze weergave in te schakelen, klikt u met de rechtermuisknop op Gerangschikt op. Kies voor Weergeven als discussies en geef hierna aan of de weergave geldt voor de huidige map, of dat u de weergave op alle mappen wilt toepassen. Om de losse discussies te zien, klikt u op het pijltje naast een conversatie. De conversatie wordt uitgeklapt en de berichten zijn zichtbaar.

11. Uit de discussie

U kent het ongetwijfeld: verschillende personen mailen met elkaar en u staat in CC. Bij de eerste paar berichten is dat prima, maar na verloop van tijd begint de berichtenstroom te irriteren. Uw postvak raakt vol en de berichten zijn niet relevant voor u. In Outlook kunt u de discussie negeren, zodat u er niet meer door wordt lastiggevallen. Outlook verplaatst de berichten daarbij simpelweg naar de map Verwijderde items. Hebt u een discussie die u niet meer wilt volgen? Klik met de rechtermuisknop op het bericht (of op de conversatie) en kies voor Negeren. De berichtenstroom wordt automatisch naar de map Verwijderde items verplaatst. Opgeruimd staat netjes!

© PXimport

Verlos uzelf van een berichtenstroom die niet relevant is voor u.

12. Discussies opschonen

Wilt u een discussie niet negeren, maar uw werkomgeving wel opgeruimd houden? U kunt de discussie opschonen. De overbodig geworden berichten (die u al hebt gelezen en waarvan de inhoud ook in de daarop volgende berichten wordt 'herhaald') worden daarbij naar de map Verwijderde items verplaatst. Klik met rechts op de conversatie en kies Opschonen. Daarnaast kunt u het lint gebruiken om de optie te activeren. In de sectie Opschonen klikt u op Opschonen.

Een eigen werkbalk

Bent u niet tevreden met de standaardwerkbalk van Outlook? U kunt de werkbalk Snelle toegang volledig naar uw hand zetten. De werkbalk Snelle toegang vindt u direct rechts van het Outlook-pictogram (linksboven in het venster). De balk is voorzien van opties om e-mail te verzenden en te ontvangen en om acties ongedaan te maken. Om extra opties aan de balk toe te voegen, doet u het volgende. Klik op de tab Bestand en kies Opties. In het menu links kiest u voor Werkbalk snelle toegang. Selecteer de gewenste collectie met opties (kies voor Kies opdrachten uit). Kies hierna de gewenste optie (via de lijst eronder) en klik op Toevoegen. Bent u niet tevreden met de plaats van de werkbalk? U kunt de werkbalk ook onder het lint plaatsen. Kies voor de optie De werkbalk Snelle toegang onder het lint weergeven. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

 

© PXimport

U kunt de werkbalk Snelle toegang aan uw eigen wensen aanpassen.

13. Extra accounts

Hebt u meerdere e-mailaccounts? Leest u dan even verder. Met Outlook 2010 kunt u meerdere e-mailaccounts onderhouden. Tot zover niets nieuws, maar nieuw is wel dat u meerdere Exchange-accounts in Outlook kunt gebruiken. Exchange wordt vaak gebruikt in het bedrijfsleven. U kunt Outlook zó instellen dat twee of meerdere Exchange-accounts worden gekoppeld. Kik daartoe op de tab Bestand en vervolgens op de knop Account toevoegen. Deze vindt u in de sectie Accountgegevens. Geef in de wizard die nu wordt geopend de noodzakelijke Exchange-gegevens op. Hierna herhaalt u dezelfde stappen om een tweede Exchange-account toe te voegen. U vindt de accounts vervolgens links in de mappenlijst terug. Voor elk Exchange-account heeft Outlook een eigen vermelding opgenomen.

14. Altijd account kiezen

Stel, u hebt meerdere e-mailaccounts in Outlook. U wilt per e-mail aangeven via welk account de mail wordt verstuurd. Vergeet u wel eens het juiste account op te geven? U kunt dit door Outlook laten afdwingen. Standaard is dit niet mogelijk, maar een aanpassing in het Windows-register doet wonderen. Uiteraard zorgt u voor een goede back-up voordat u het register aanpast. Open het register (kies Start en typ Regedit) en ga naar de sleutel HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Options. Kies Bewerken / Nieuw / DWORD-waarde. Noem deze ForceAccountSelection. Dubbelklik erop en typ 1 in het vak Waardegegevens. Klik op OK en kies Bestand / Afsluiten. Voortaan moet u eerst een account kiezen voordat u een e-mail verstuurt.

© PXimport

Stel in dat Outlook u standaard vraagt welk account u wilt gebruiken.

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten